Modelos e registos · ISO 37301 · Cláusula 4.5
Modelo de registo de obrigações de compliance ISO 37301
A lista viva de tudo o que a empresa é obrigada ou se comprometeu a cumprir, com a sua fonte, a quem afeta e quem acompanha as alterações.
Numa frase
O registo de obrigações de compliance reúne os requisitos que a organização tem de cumprir —leis, regulamentos, licenças, decisões administrativas— e os compromissos que assume voluntariamente —contratos, códigos setoriais—, com a sua fonte, a área afetada e o respetivo responsável; a ISO 37301 exige identificá-los de forma sistemática e mantê-los documentados (4.5).
- Onde a norma o exige
- ISO 37301 · Cláusula 4.5 As secções seguem a ISO 37301:2021, a edição em vigor, que substituiu o guia ISO 19600.
- Tipo de informação
- Documento obrigatório Informação documentada a manter (4.5)
- Quem o preenche
- Função de compliance Com a assessoria jurídica e os responsáveis de cada área, que conhecem as respetivas obrigações setoriais
- Quando
- De forma contínua Com revisão completa pelo menos uma vez por ano e sempre que mudem as normas ou a atividade
- Durante quanto tempo se conserva
- Sempre em vigor Mantém-se atualizado; as versões anteriores mostram desde quando se conhecia cada obrigação
O que a norma exige
O que o referencial ISO 37301 exige e o que fica ao seu critério
A norma pede que se identifiquem de forma sistemática as obrigações decorrentes das atividades, produtos e serviços, e que se avalie o seu impacto na operação. Distingue os requisitos que se têm de cumprir dos compromissos que se escolhe cumprir, e ambos entram no registo.
Exige também um processo para detetar obrigações novas ou alteradas e avaliar o impacto da mudança. Um registo sem ninguém atento às novidades legislativas fica desatualizado em poucos meses.
É o ponto de partida da avaliação de riscos da secção 4.6: cada risco de compliance identifica-se cruzando uma obrigação com a atividade que a poderia incumprir.
Estrutura
Campos que o modelo deve ter
- Obrigação e tipo: requisito ou compromisso voluntário
- Fonte: norma, artigo, contrato, código ou licença
- Atividades, processos ou áreas afetadas
- Responsável pelo seu cumprimento
- Como se cumpre: controlo ou procedimento
- Consequência do incumprimento
- Data de identificação e da última revisão
- Alterações detetadas e o seu impacto
Exemplo
Exemplo: quatro obrigações de uma distribuidora de material hospitalar
Empresa, pessoas e números fictícios: o exemplo serve apenas para mostrar como fica um registo bem preenchido.
| Campo | Conteúdo |
|---|---|
| Organização | Distribuições Alva (fictícia) · 220 pessoas |
| Ley 2/2023 | Requisito · sistema interno de informação · Responsável do Sistema · canal no portal do colaborador |
| Regulamento (UE) 2016/679 | Requisito · proteção dos dados de clientes e doentes · encarregada da proteção de dados |
| Código de ética de uma associação empresarial da saúde (fictícia) | Compromisso voluntário · limites à hospitalidade com profissionais de saúde · direção comercial |
| Contrato-quadro com um hospital público | Requisito contratual · proibição de ofertas ao pessoal de compras · direção comercial |
| Última revisão | 30 de junho de 2026 |
Na auditoria
Erros que os auditores costumam apontar
- Lista de leis sem indicar que obrigação concreta impõe cada uma nem a quem.
- Faltam os compromissos voluntários: códigos de ética setoriais e cláusulas contratuais.
- Ninguém tem atribuído o acompanhamento das alterações normativas.
- Obrigações que não se refletem em nenhum risco da matriz.
No Kimobox
Como se gere este registo no Kimobox
- 1As obrigações de compliance registam-se como registo com controlo de versões.
- 2As partes interessadas e as suas expectativas de cumprimento ficam registadas no mesmo sistema.
- 3O mapa de processos assinala o risco de incumprimento de cada processo, ligado às respetivas obrigações.
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de começar
É o mesmo que o registo de requisitos legais da ISO 14001 ou da ISO 27001?
É mais amplo. Esses limitam-se ao ambiente ou à segurança da informação; este reúne todas as obrigações de cumprimento. Quem tenha vários sistemas ganha em manter um registo único com filtros por âmbito.
É preciso incluir as obrigações fiscais?
Se estiverem no âmbito do sistema, sim. Quem aplique também a UNE 19602 costuma manter as obrigações tributárias num registo próprio, mais detalhado, com o respetivo calendário.
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Fontes
De onde vem cada dado
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.