Modelli e registrazioni · ISO 37301 · Punto 4.5
Modello di registro degli obblighi di compliance ISO 37301
L’elenco vivo di tutto ciò che l’azienda è obbligata o si è impegnata a rispettare, con la fonte, chi riguarda e chi sorveglia le modifiche.
In una frase
Il registro degli obblighi di compliance raccoglie i requisiti che l’organizzazione deve rispettare —leggi, regolamenti, licenze, provvedimenti— e gli impegni che assume volontariamente —contratti, codici di settore—, con la fonte, l’area interessata e il responsabile; la ISO 37301 richiede di individuarli in modo sistematico e di mantenerli documentati (4.5).
- Dove lo richiede la norma
- ISO 37301 · Punto 4.5 I punti seguono la ISO 37301:2021, l’edizione in vigore, che ha sostituito la linea guida ISO 19600.
- Tipo di informazione
- Documento obbligatorio Informazioni documentate da mantenere (4.5)
- Chi lo compila
- Funzione di compliance Con l’ufficio legale e i responsabili di ogni area, che conoscono i propri obblighi di settore
- Quando
- In modo continuo Con una revisione completa almeno una volta l’anno e in caso di modifiche normative o di attività
- Per quanto tempo si conserva
- Sempre in vigore Si mantiene aggiornato; le versioni precedenti mostrano da quando era noto ciascun obbligo
Che cosa richiede la norma
Che cosa impone la norma ISO 37301 e che cosa lascia alla sua discrezione
La norma chiede di individuare in modo sistematico gli obblighi che derivano da attività, prodotti e servizi, e di valutarne l’impatto sull’operatività. Distingue i requisiti che si devono rispettare dagli impegni che si sceglie di rispettare, ed entrambi entrano nel registro.
Richiede inoltre un processo per rilevare obblighi nuovi o modificati e valutare l’impatto del cambiamento. Un registro senza nessuno che sorvegli le novità legislative invecchia nel giro di pochi mesi.
È il punto di partenza della valutazione dei rischi del 4.6: ogni rischio di compliance si individua incrociando un obbligo con l’attività che potrebbe violarlo.
Struttura
Campi che il modello deve contenere
- Obbligo e tipo: requisito o impegno volontario
- Fonte: norma, articolo, contratto, codice o licenza
- Attività, processi o aree interessate
- Responsabile del rispetto
- Come si rispetta: controllo o procedura
- Conseguenza della violazione
- Data di individuazione e di ultima revisione
- Modifiche rilevate e relativo impatto
Esempio
Esempio: quattro obblighi di un distributore di materiale sanitario
Azienda, persone e cifre inventate: l’esempio mostra soltanto come si presenta una registrazione compilata correttamente.
| Campo | Contenuto |
|---|---|
| Organizzazione | Distribuzioni Arno (fittizia) · 220 persone |
| Ley 2/2023 (Spagna) | Requisito · sistema interno di segnalazione · Responsabile del Sistema · canale nel portale del dipendente |
| Regolamento (UE) 2016/679 | Requisito · protezione dei dati di clienti e pazienti · responsabile della protezione dei dati |
| Codice etico di un’associazione di categoria sanitaria (fittizia) | Impegno volontario · limiti all’ospitalità verso i professionisti sanitari · direzione commerciale |
| Contratto quadro con un ospedale pubblico | Requisito contrattuale · divieto di regali al personale degli acquisti · direzione commerciale |
| Ultima revisione | 30 giugno 2026 |
In audit
Errori che gli auditor rilevano più spesso
- Elenco di leggi senza dire quale obbligo concreto impone ciascuna né a chi.
- Mancano gli impegni volontari: codici etici di settore e clausole dei contratti.
- Nessuno ha l’incarico di sorvegliare le modifiche normative.
- Obblighi che non si riflettono in alcun rischio della matrice.
In Kimobox
Come si gestisce questa registrazione in Kimobox
- 1Gli obblighi di compliance si gestiscono come registrazione con versioni.
- 2Le parti interessate e le loro aspettative di conformità si registrano nello stesso sistema.
- 3La mappa dei processi indica il rischio di non compliance di ogni processo, collegato ai suoi obblighi.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
È la stessa cosa del registro dei requisiti legali della ISO 14001 o della ISO 27001?
È più ampio. Quelli si limitano all’ambiente o alla sicurezza delle informazioni; questo raccoglie tutti gli obblighi di conformità. Se si hanno più sistemi, conviene un unico registro con filtri per ambito.
Vanno inclusi gli obblighi fiscali?
Se rientrano nel campo di applicazione del sistema, sì. Chi segue anche la UNE 19602 (la norma spagnola sulla compliance tributaria) di solito tiene quelli fiscali in un registro proprio, più dettagliato, con il relativo calendario.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.