Modèles et enregistrements · ISO 37301 · Chapitre 4.5
Modèle de registre des obligations de conformité ISO 37301
La liste vivante de tout ce que l’entreprise est tenue ou s’est engagée à respecter, avec sa source, les personnes concernées et la personne chargée de suivre les évolutions.
En une phrase
Le registre des obligations de conformité recense les exigences que l’organisme doit respecter — lois, règlements, autorisations, décisions — et les engagements qu’il prend volontairement — contrats, codes sectoriels —, avec leur source, le domaine concerné et leur responsable ; l’ISO 37301 exige de les identifier de façon systématique et de les tenir à jour sous forme documentée (4.5).
- Où la norme l’exige
- ISO 37301 · Chapitre 4.5 Les chapitres suivent l’ISO 37301:2021, l’édition en vigueur, qui a remplacé le guide ISO 19600.
- Type d’information
- Document obligatoire Information documentée à tenir à jour (4.5)
- Qui le renseigne
- Fonction compliance Avec le service juridique et les responsables de chaque domaine, qui connaissent leurs obligations sectorielles
- Quand
- En continu Avec une revue complète au moins une fois par an et lors de changements réglementaires ou d’activité
- Durée de conservation
- Toujours en vigueur Il est tenu à jour ; les versions antérieures montrent depuis quand chaque obligation était connue
Ce que demande la norme
Ce qu’exige ISO 37301 et ce qui est laissé à votre appréciation
La norme demande d’identifier de façon systématique les obligations découlant des activités, produits et services, et d’évaluer leur impact sur le fonctionnement. Elle distingue les exigences qu’il faut respecter des engagements que l’on choisit de respecter, et les unes comme les autres entrent dans le registre.
Elle exige en outre un processus pour repérer les obligations nouvelles ou modifiées et évaluer l’impact du changement. Un registre sans personne chargée de la veille réglementaire est dépassé en quelques mois.
C’est le point de départ de l’évaluation des risques du 4.6 : chaque risque de conformité s’identifie en croisant une obligation avec l’activité qui pourrait y manquer.
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Obligation et type : exigence ou engagement volontaire
- Source : texte, article, contrat, code ou autorisation
- Activités, processus ou domaines concernés
- Responsable de son respect
- Moyen de conformité : contrôle ou procédure
- Conséquence d’un manquement
- Date d’identification et de dernière revue
- Changements détectés et leur impact
Exemple
Exemple : quatre obligations d’un distributeur de matériel médical
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Organisme | Distributions Arlanza (fictif) · 220 personnes |
| Ley 2/2023 | Exigence · système interne d’information · Responsable du système · canal dans le portail salarié |
| Règlement (UE) 2016/679 | Exigence · protection des données des clients et des patients · déléguée à la protection des données |
| Code de déontologie d’une organisation professionnelle du secteur de la santé (fictive) | Engagement volontaire · limites à l’hospitalité envers les professionnels de santé · direction commerciale |
| Contrat-cadre avec un hôpital public | Exigence contractuelle · interdiction des cadeaux au personnel des achats · direction commerciale |
| Dernière revue | 30 juin 2026 |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- Une liste de lois sans indiquer quelle obligation précise chacune impose ni à qui.
- Les engagements volontaires manquent : codes de déontologie sectoriels et clauses contractuelles.
- Personne n’est chargé de la veille sur les évolutions réglementaires.
- Des obligations qui ne se retrouvent dans aucun risque de la matrice.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1Les obligations de conformité sont tenues dans un registre versionné.
- 2Les parties intéressées et leurs attentes en matière de conformité sont enregistrées dans le même système.
- 3La cartographie des processus signale le risque de non-conformité de chaque processus, relié à ses obligations.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Est-ce la même chose que le registre des exigences légales de l’ISO 14001 ou de l’ISO 27001 ?
Il est plus large. Ces registres se limitent à l’environnement ou à la sécurité de l’information ; celui-ci recense toutes les obligations de conformité. Si plusieurs systèmes coexistent, mieux vaut un registre unique avec des filtres par domaine.
Faut-il inclure les obligations fiscales ?
Si elles entrent dans le périmètre du système, oui. Les organismes qui suivent aussi l’UNE 19602 tiennent généralement les obligations fiscales dans un registre propre, plus détaillé, avec son calendrier.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.