Modèles et enregistrements · ISO 37301 · Chapitre 8.1 y 8.2
Modèle de due diligence des tiers pour la compliance
La vérification, avant et pendant la relation, qu’un agent, un distributeur ou un fournisseur n’introduit pas dans l’entreprise un risque de non-conformité inacceptable.
En une phrase
La due diligence des tiers évalue le risque de conformité des partenaires commerciaux, agents et fournisseurs — bénéficiaires effectifs, réputation, sanctions, secteur et pays —, applique des vérifications proportionnées à ce risque et garde trace de la décision et des clauses exigées ; l’ISO 37301 ne la désigne pas comme enregistrement obligatoire, mais c’est ainsi que l’on maîtrise les processus externalisés et les risques liés aux tiers (8.1 et 8.2).
- Où la norme l’exige
- ISO 37301 · Chapitre 8.1 y 8.2 Les chapitres suivent l’ISO 37301:2021, l’édition en vigueur, qui a remplacé le guide ISO 19600.
- Type d’information
- Bonne pratique Bonne pratique qui concrétise les contrôles des chapitres 8.1 et 8.2
- Qui le renseigne
- Service contractant, avec la compliance La compliance valide les cas à risque élevé et peut opposer son veto à la relation
- Quand
- Avant la contractualisation Et périodiquement selon le risque, ou en présence de signaux d’alerte
- Durée de conservation
- Fixée par l’organisme L’ISO 37301 ne fixe aucune durée. En Espagne, il est utile de tenir compte des délais de prescription des infractions pénales que le système veut prévenir, car l’enregistrement constitue la preuve de diligence.
Ce que demande la norme
Ce qu’exige ISO 37301 et ce qui est laissé à votre appréciation
L’ISO 37301 demande de maîtriser les processus externalisés et d’établir des contrôles pour gérer les obligations et les risques de conformité. Lorsque le risque vient d’un tiers — un agent qui vend au nom de l’entreprise, un distributeur dans un autre pays —, la due diligence est le contrôle naturel.
La norme n’en fixe pas le contenu. L’ISO 37001, pour la corruption, le développe : évaluer la nature et l’étendue du risque de chaque partenaire commercial et appliquer des vérifications proportionnées. C’est la référence la plus utilisée, même sans viser cette certification.
Ce n’est ni l’évaluation des fournisseurs de l’ISO 9001 ni celle de la sécurité de l’ISO 27001 : il s’agit ici de savoir qui est réellement le tiers et si son comportement peut engager la responsabilité de l’entreprise.
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Tiers, type de relation et service
- Niveau de risque : pays, secteur, interaction avec des agents publics, mode de paiement
- Bénéficiaires effectifs et dirigeants
- Vérifications : listes de sanctions, presse, références, certificats
- Signaux d’alerte détectés et leur résolution
- Clauses exigées : conformité, audit, résiliation
- Décision, décideur et conditions
- Prochaine revue
Exemple
Exemple : référencement d’un agent commercial à l’étranger
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Tiers | Agent commercial (fictif) pour les ventes aux hôpitaux publics dans un autre pays · commission de 8 % |
| Risque | Élevé : il traite avec des acheteurs publics et est rémunéré au succès |
| Bénéficiaire effectif | Personne physique identifiée ; aucun lien avec l’acheteur public selon déclaration signée |
| Vérifications | Listes de sanctions sans correspondance · aucune information défavorable dans la presse · deux références vérifiées |
| Signal d’alerte | Il a demandé un paiement sur un compte dans un pays tiers · refusé : paiement uniquement sur un compte à son nom dans le pays du service |
| Clauses | Respect des règles anticorruption, droit d’audit et résiliation immédiate |
| Décision | Approuvé sous conditions par la responsable compliance, 12 mai 2026 |
| Revue | Annuelle |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- La même vérification pour tous les tiers, sans graduation selon le risque.
- Des signaux d’alerte notés sans qu’aucune décision n’ait été prise.
- Une due diligence menée uniquement au référencement et jamais revue.
- Des contrats d’agents sans clause de conformité ni de résiliation.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1La due diligence de chaque tiers significatif est enregistrée depuis le portail fournisseurs.
- 2La documentation du tiers est tenue à jour avec surveillance de ses échéances.
- 3La matrice de délégation de pouvoirs fixe qui peut approuver chaque relation à risque.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Faut-il une due diligence pour tous les fournisseurs ?
Pas avec la même intensité. Le plus raisonnable est un classement préalable par niveau de risque : les fournisseurs à faible risque passent une vérification de base, ceux à risque élevé la vérification complète avec revue périodique.
Quel lien avec la diligence fiscale de l’UNE 19602 ?
C’est le même contrôle vu sous un autre angle : l’UNE 19602 se concentre sur les risques fiscaux des opérations avec des tiers. Un organisme qui applique les deux systèmes peut utiliser une fiche unique comportant les deux volets.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.