Modelo de registo de consentimentos ISO 27701

O que a norma exige

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O que o referencial ISO 27701 exige e o que fica ao seu critério

A norma pede ao responsável pelo tratamento que determine quando precisa do consentimento, que o obtenha e que o possa demonstrar. Só se aplica aos tratamentos cujo fundamento jurídico é o consentimento: muitos assentam no contrato, numa obrigação jurídica ou no interesse legítimo, e pedir um consentimento desnecessário só confunde.

O RGPD exige que o consentimento seja livre, específico, informado e inequívoco, que retirá-lo seja tão fácil como dá-lo (art. 7.º, n.º 3) e que, se for pedido num documento que trate também de outros assuntos, se distinga claramente (art. 7.º, n.º 2).

O registo deve permitir saber que texto a pessoa viu: se a cláusula mudar, é preciso conservar a versão anterior.

Estrutura

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Campos que o modelo deve ter

• Identificação do titular
• Finalidade ou finalidades aceites, em separado
• Data, hora e canal
• Versão do texto informativo apresentado
• Forma da declaração: caixa de seleção, assinatura, ato positivo
• Retirada: data e canal
• Tratamentos e sistemas afetados pela retirada

Na auditoria

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Erros que os auditores costumam apontar

• Caixas pré-assinaladas ou consentimento agrupado com a aceitação das condições.
• Não se conserva a versão da cláusula que cada pessoa aceitou.
• A retirada é anotada, mas o fornecedor de envios continua a mandar e-mails.
• Pede-se consentimento para tratamentos que já têm outro fundamento jurídico.

No Kimobox

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Como se gere este registo no Kimobox

1. 1Os formulários guardam o consentimento com a data, o canal e a versão do texto como documento controlado.
2. 2A retirada lança um fluxo com as tarefas para cada sistema afetado e a respetiva data de fecho.
3. 3O registo de auditoria deixa rasto de quem alterou o quê e quando.

Perguntas frequentes

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O que nos perguntam antes de começar