Modèles et enregistrements · ISO 37301 · Chapitre 5.2
Modèle de politique de conformité ISO 37301
L’engagement de l’organe de gouvernance en faveur de la conformité, rédigé de sorte que chacun sache ce que l’on attend de lui, ce qui se passe en cas de manquement et comment soulever une préoccupation sans crainte.
En une phrase
La politique de compliance est le document approuvé par l’organe de gouvernance qui engage l’organisme à respecter ses obligations et à améliorer le système, garantit l’indépendance de la fonction compliance, explique les conséquences des manquements et encourage à signaler les soupçons sans représailles ; l’ISO 37301 exige qu’elle soit documentée, communiquée et disponible (5.2).
- Où la norme l’exige
- ISO 37301 · Chapitre 5.2 Les chapitres suivent l’ISO 37301:2021, l’édition en vigueur, qui a remplacé le guide ISO 19600.
- Type d’information
- Document obligatoire Information documentée à tenir à jour (5.2)
- Qui le renseigne
- Organe de gouvernance Il l’approuve ; la fonction compliance la rédige et en propose la révision
- Quand
- Lors de la mise en place du système Et à chaque revue de direction ou changement significatif de structure ou d’activité
- Durée de conservation
- Version en vigueur et versions antérieures Les versions remplacées attestent depuis quand l’engagement existait
Ce que demande la norme
Ce qu’exige ISO 37301 et ce qui est laissé à votre appréciation
La norme demande une politique adaptée à la finalité de l’organisme, qui fournisse un cadre aux objectifs, comprenne l’engagement de respecter les obligations et d’améliorer le système, et s’appuie sur les principes de gouvernance de la compliance : accès direct de la fonction compliance à l’organe de gouvernance, indépendance et autorité suffisante.
Elle doit en outre expliquer les conséquences d’un manquement et encourager l’expression des préoccupations, avec l’engagement exprès de ne pas exercer de représailles. Elle est documentée, communiquée au sein de l’organisme et mise à la disposition des parties intéressées.
Elle ne remplace ni le code de déontologie ni la politique du système interne d’information de la Ley 2/2023 : elle les encadre. Ils peuvent figurer dans des documents distincts à condition d’être cohérents.
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Périmètre et personnes concernées
- Engagement de respecter les obligations et d’amélioration continue
- Fonction compliance : indépendance, autorité et accès à l’organe de gouvernance
- Conséquences des manquements
- Moyens de soulever une préoccupation et engagement de non-représailles
- Lien avec le code de déontologie et les autres politiques
- Approbation : organe, date et version
- Modalités de communication et lieu de mise à disposition
Exemple
Exemple : extrait de la politique d’un distributeur
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Périmètre | Distributions Arlanza (fictif) et ses deux filiales, personnel, dirigeants et agents commerciaux |
| Engagement | Respecter la loi, les contrats et le code de déontologie sectoriel auquel nous adhérons, et améliorer le système chaque année |
| Fonction compliance | La responsable compliance rend compte directement au conseil d’administration et ne dépend pas de la direction commerciale |
| Conséquences | Sanctions disciplinaires conformément à la convention collective et résiliation des contrats d’agents |
| Signaler un soupçon | Canal du portail salarié, y compris anonyme · représailles interdites |
| Approbation | Conseil d’administration, 20 janvier 2026 · v2 |
| Diffusion | Portail salarié avec accusé de lecture · publiée sur le site de l’entreprise |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- Une politique signée mais sans preuve de sa communication au personnel.
- L’indépendance de la fonction compliance n’est pas mentionnée.
- L’engagement de non-représailles manque ou ne renvoie à aucun canal.
- Elle est approuvée par la direction générale alors que le système attribue ce rôle au conseil d’administration.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1La politique de compliance est publiée comme document maîtrisé.
- 2Elle est communiquée depuis le portail salarié avec accusé de lecture.
- 3Le responsable compliance est désigné avec son niveau d’autorité, et ses communications à l’organe de gouvernance sont enregistrées.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Politique de compliance et code de déontologie sont-ils la même chose ?
Non. Le code de déontologie fixe les comportements attendus ; la politique de compliance établit l’engagement envers le système qui veille à leur respect. Beaucoup d’entreprises ont les deux, cohérents entre eux.
Faut-il la publier à l’extérieur de l’entreprise ?
La norme demande qu’elle soit disponible pour les parties intéressées pertinentes. La publier sur le site web est le moyen le plus simple, et c’est aussi un signal envoyé aux clients et aux fournisseurs.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.