Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 37301 · Abschnitt 5.2
Vorlage für die Compliance-Richtlinie nach ISO 37301
Das Bekenntnis des Leitungsorgans zur Compliance, so formuliert, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, was bei Verstößen geschieht und wie er ohne Angst Bedenken äußern kann.
In einem Satz
Die Compliance-Richtlinie ist das vom Leitungsorgan genehmigte Dokument, das die Organisation verpflichtet, ihre Pflichten zu erfüllen und das System zu verbessern, die Unabhängigkeit der Compliance-Funktion stützt, die Folgen von Verstößen erläutert und dazu ermutigt, Verdachtsfälle ohne Repressalien zu melden; ISO 37301 verlangt, dass sie dokumentiert, kommuniziert und verfügbar ist (5.2).
- Wo die Norm es verlangt
- ISO 37301 · Abschnitt 5.2 Die Abschnitte folgen ISO 37301:2021, der gültigen Ausgabe, die den Leitfaden ISO 19600 abgelöst hat.
- Art der Information
- Pflichtdokument Aufrechtzuerhaltende dokumentierte Information (5.2)
- Wer sie ausfüllt
- Leitungsorgan Es genehmigt sie; die Compliance-Funktion verfasst sie und schlägt ihre Überprüfung vor
- Wann
- Bei Einführung des Systems Und bei jeder Managementbewertung oder relevanten Änderung von Struktur oder Tätigkeit
- Wie lange sie aufbewahrt wird
- Gültige und frühere Versionen Die abgelösten Versionen belegen, seit wann die Verpflichtung bestand
Was die Norm verlangt
Was ISO 37301 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt
Die Norm verlangt eine dem Zweck der Organisation angemessene Richtlinie, die einen Rahmen für die Ziele bietet, die Verpflichtung zur Erfüllung der Pflichten und zur Verbesserung des Systems enthält und sich auf die Grundsätze der Compliance-Governance stützt: direkter Zugang der Compliance-Funktion zum Leitungsorgan, Unabhängigkeit und ausreichende Befugnisse.
Sie muss zudem die Folgen von Verstößen erläutern und dazu ermutigen, Bedenken zu äußern, mit der ausdrücklichen Zusage, keine Repressalien zu ergreifen. Sie wird dokumentiert, innerhalb der Organisation kommuniziert und den interessierten Parteien zugänglich gemacht.
Sie ersetzt weder den Ethikkodex noch die Richtlinie zum internen Hinweisgebersystem nach der Ley 2/2023, sondern bildet ihren Rahmen. Sie können in getrennten Dokumenten stehen, sofern sie zueinander passen.
Aufbau
Felder, die die Vorlage enthalten sollte
- Geltungsbereich und für wen sie gilt
- Verpflichtung zur Erfüllung der Pflichten und zur fortlaufenden Verbesserung
- Compliance-Funktion: Unabhängigkeit, Befugnisse und Zugang zum Leitungsorgan
- Folgen von Verstößen
- Wie Bedenken geäußert werden und Zusage des Schutzes vor Repressalien
- Verhältnis zum Ethikkodex und zu anderen Richtlinien
- Genehmigung: Organ, Datum und Version
- Wie sie kommuniziert wird und wo sie verfügbar ist
Beispiel
Beispiel: Auszug aus der Richtlinie eines Großhändlers
Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Geltungsbereich | Auwald Medizinhandel GmbH (fiktiv) und ihre zwei Tochtergesellschaften, Belegschaft, Führungskräfte und Handelsvertreter |
| Verpflichtung | Gesetze, Verträge und den Branchen-Ethikkodex, dem wir beigetreten sind, einhalten und das System jedes Jahr verbessern |
| Compliance-Funktion | Die Compliance-Verantwortliche berichtet direkt an den Aufsichtsrat und ist von der Vertriebsleitung unabhängig |
| Folgen | Disziplinarmaßnahmen nach dem geltenden Tarifvertrag und Kündigung von Verträgen mit Handelsvertretern |
| Verdachtsfälle melden | Meldekanal im Mitarbeiterportal, auch anonym · Repressalien sind untersagt |
| Genehmigung | Aufsichtsrat, 20. Januar 2026 · v2 |
| Verbreitung | Mitarbeiterportal mit Lesebestätigung · auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht |
Im Audit
Fehler, die Auditoren häufig feststellen
- Die Richtlinie ist unterzeichnet, aber ihre Kommunikation an die Belegschaft ist nicht belegt.
- Die Unabhängigkeit der Compliance-Funktion wird nicht erwähnt.
- Die Zusage des Schutzes vor Repressalien fehlt, oder es wird auf keinen Kanal verwiesen.
- Die Geschäftsführung genehmigt sie, obwohl das System diese Rolle dem Aufsichtsorgan zuweist.
In Kimobox
So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt
- 1Die Compliance-Richtlinie wird als gelenktes Dokument veröffentlicht.
- 2Sie wird über das Mitarbeiterportal mit Lesebestätigung kommuniziert.
- 3Der Compliance-Verantwortliche ist mit seiner Befugnisstufe zugewiesen, und seine Berichte an das Leitungsorgan werden dokumentiert.
Häufige Fragen
Was man uns vor dem Start fragt
Sind Compliance-Richtlinie und Ethikkodex dasselbe?
Nein. Der Ethikkodex legt das erwartete Verhalten fest; die Compliance-Richtlinie begründet die Verpflichtung zu dem System, das über dessen Einhaltung wacht. Viele Unternehmen haben beides, aufeinander abgestimmt.
Muss sie außerhalb des Unternehmens veröffentlicht werden?
Die Norm verlangt, dass sie den relevanten interessierten Parteien zugänglich ist. Die Veröffentlichung auf der Website ist der einfachste Weg und zugleich ein Signal an Kunden und Lieferanten.
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Quellen
Woher jede Angabe stammt
Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.