Modelli e registrazioni · ISO 37301 · Punto 5.2
Modello di politica di compliance ISO 37301
L’impegno dell’organo di governo per la conformità, scritto in modo che chiunque sappia che cosa ci si aspetta da lui, che cosa succede se sbaglia e come sollevare un dubbio senza timore.
In una frase
La politica di compliance è il documento approvato dall’organo di governo che impegna l’organizzazione a rispettare i propri obblighi e a migliorare il sistema, sostiene l’indipendenza della funzione di compliance, spiega le conseguenze delle violazioni e incoraggia a segnalare i sospetti senza ritorsioni; la ISO 37301 richiede che sia documentata, comunicata e disponibile (5.2).
- Dove lo richiede la norma
- ISO 37301 · Punto 5.2 I punti seguono la ISO 37301:2021, l’edizione in vigore, che ha sostituito la linea guida ISO 19600.
- Tipo di informazione
- Documento obbligatorio Informazioni documentate da mantenere (5.2)
- Chi lo compila
- Organo di governo La approva; la funzione di compliance la redige e ne propone la revisione
- Quando
- All’avvio del sistema E a ogni riesame della direzione o cambiamento rilevante di struttura o attività
- Per quanto tempo si conserva
- Versione in vigore e precedenti Le versioni superate attestano da quando esisteva l’impegno
Che cosa richiede la norma
Che cosa impone la norma ISO 37301 e che cosa lascia alla sua discrezione
La norma chiede una politica appropriata alle finalità dell’organizzazione, che faccia da quadro agli obiettivi, includa l’impegno a rispettare gli obblighi e a migliorare il sistema e si fondi sui principi di governance della compliance: accesso diretto della funzione di compliance all’organo di governo, indipendenza e autorità adeguata.
Deve inoltre spiegare le conseguenze del mancato rispetto e incoraggiare a sollevare preoccupazioni, con l’impegno esplicito a non attuare ritorsioni. Si documenta, si comunica all’interno dell’organizzazione e si mette a disposizione delle parti interessate.
Non sostituisce il codice etico né la politica del sistema interno di segnalazione della Ley 2/2023 spagnola: li inquadra. Possono stare in documenti diversi purché siano coerenti.
Struttura
Campi che il modello deve contenere
- Campo di applicazione e destinatari
- Impegno a rispettare gli obblighi e al miglioramento continuo
- Funzione di compliance: indipendenza, autorità e accesso all’organo di governo
- Conseguenze delle violazioni
- Come sollevare preoccupazioni e impegno a non attuare ritorsioni
- Rapporto con il codice etico e con le altre politiche
- Approvazione: organo, data e versione
- Come si comunica e dove è disponibile
Esempio
Esempio: estratto della politica di un distributore
Azienda, persone e cifre inventate: l’esempio mostra soltanto come si presenta una registrazione compilata correttamente.
| Campo | Contenuto |
|---|---|
| Campo di applicazione | Distribuzioni Arno (fittizia) e le sue due controllate, personale, dirigenti e agenti commerciali |
| Impegno | Rispettare la legge, i contratti e il codice etico di settore a cui aderiamo, e migliorare il sistema ogni anno |
| Funzione di compliance | La responsabile della compliance riferisce direttamente al consiglio e non dipende dalla direzione commerciale |
| Conseguenze | Provvedimenti disciplinari secondo il contratto collettivo e risoluzione dei contratti con gli agenti |
| Segnalare sospetti | Canale nel portale del dipendente, anche anonimo · ritorsioni vietate |
| Approvazione | Consiglio di amministrazione, 20 gennaio 2026 · v2 |
| Diffusione | Portale del dipendente con conferma di lettura · pubblicata sul sito aziendale |
In audit
Errori che gli auditor rilevano più spesso
- Politica firmata ma senza evidenza della comunicazione al personale.
- Non si menziona l’indipendenza della funzione di compliance.
- Manca l’impegno a non attuare ritorsioni oppure non rimanda ad alcun canale.
- La approva la direzione generale quando il sistema attribuisce questo ruolo al consiglio.
In Kimobox
Come si gestisce questa registrazione in Kimobox
- 1La politica di compliance si pubblica come documento controllato.
- 2Si comunica dal portale del dipendente con conferma di lettura.
- 3Il responsabile della compliance resta assegnato con il suo livello di autorità, e le sue comunicazioni all’organo di governo vengono registrate.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Politica di compliance e codice etico sono la stessa cosa?
No. Il codice etico fissa i comportamenti attesi; la politica di compliance stabilisce l’impegno verso il sistema che vigila sul loro rispetto. Molte aziende hanno entrambi, coerenti tra loro.
Va pubblicata fuori dall’azienda?
La norma chiede che sia disponibile per le parti interessate pertinenti. Pubblicarla sul sito è il modo più semplice, ed è anche un segnale per clienti e fornitori.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.