Modelos e registos · ISO 37301 · Cláusula 5.2
Modelo de política de compliance ISO 37301
O compromisso do órgão de governo com o cumprimento, escrito de modo a que qualquer pessoa saiba o que se espera dela, o que acontece se incumprir e como colocar uma dúvida sem receio.
Numa frase
A política de compliance é o documento aprovado pelo órgão de governo que compromete a organização a cumprir as suas obrigações e a melhorar o sistema, sustenta a independência da função de compliance, explica as consequências do incumprimento e incentiva a comunicação de suspeitas sem represálias; a ISO 37301 exige que esteja documentada, comunicada e disponível (5.2).
- Onde a norma o exige
- ISO 37301 · Cláusula 5.2 As secções seguem a ISO 37301:2021, a edição em vigor, que substituiu o guia ISO 19600.
- Tipo de informação
- Documento obrigatório Informação documentada a manter (5.2)
- Quem o preenche
- Órgão de governo Aprova-a; a função de compliance redige-a e propõe a sua revisão
- Quando
- Na implementação do sistema E em cada revisão pela gestão ou alteração relevante da estrutura ou da atividade
- Durante quanto tempo se conserva
- Versão em vigor e anteriores As versões substituídas comprovam desde quando existia o compromisso
O que a norma exige
O que o referencial ISO 37301 exige e o que fica ao seu critério
A norma pede uma política adequada ao propósito da organização, que enquadre os objetivos, inclua o compromisso de cumprir as obrigações e de melhorar o sistema, e assente nos princípios de governo do compliance: acesso direto da função de compliance ao órgão de governo, independência e autoridade suficiente.
Deve ainda explicar as consequências do incumprimento e incentivar a expressão de preocupações, com o compromisso expresso de não haver represálias. Documenta-se, comunica-se dentro da organização e disponibiliza-se às partes interessadas.
Não substitui o código de ética nem a política do sistema interno de informação da Ley 2/2023: enquadra-os. Podem estar em documentos distintos, desde que sejam coerentes.
Estrutura
Campos que o modelo deve ter
- Âmbito e a quem se aplica
- Compromisso de cumprir as obrigações e de melhoria contínua
- Função de compliance: independência, autoridade e acesso ao órgão de governo
- Consequências do incumprimento
- Como expressar preocupações e compromisso de não represálias
- Relação com o código de ética e outras políticas
- Aprovação: órgão, data e versão
- Como se comunica e onde está disponível
Exemplo
Exemplo: excerto da política de uma distribuidora
Empresa, pessoas e números fictícios: o exemplo serve apenas para mostrar como fica um registo bem preenchido.
| Campo | Conteúdo |
|---|---|
| Âmbito | Distribuições Alva (fictícia) e as suas duas filiais, colaboradores, dirigentes e agentes comerciais |
| Compromisso | Cumprir a lei, os contratos e o código de ética setorial a que aderimos, e melhorar o sistema todos os anos |
| Função de compliance | A responsável de compliance reporta diretamente ao conselho e não depende da direção comercial |
| Consequências | Medidas disciplinares nos termos da convenção coletiva e resolução dos contratos com agentes |
| Comunicar suspeitas | Canal do portal do colaborador, também anónimo · proibidas as represálias |
| Aprovação | Conselho de administração, 20 de janeiro de 2026 · v2 |
| Divulgação | Portal do colaborador com confirmação de leitura · publicada no site institucional |
Na auditoria
Erros que os auditores costumam apontar
- Política assinada, mas sem prova de que foi comunicada aos colaboradores.
- Não se menciona a independência da função de compliance.
- Falta o compromisso de não represálias ou não remete para nenhum canal.
- Aprova-a a direção-geral quando o sistema atribui esse papel ao conselho.
No Kimobox
Como se gere este registo no Kimobox
- 1A política de compliance é publicada como documento controlado.
- 2É comunicada a partir do portal do colaborador com confirmação de leitura.
- 3O responsável de compliance fica atribuído com o seu nível de autoridade, e as suas comunicações ao órgão de governo ficam registadas.
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de começar
Política de compliance e código de ética são a mesma coisa?
Não. O código de ética fixa as condutas esperadas; a política de compliance estabelece o compromisso com o sistema que vigia o seu cumprimento. Muitas empresas têm ambos, coerentes entre si.
É preciso publicá-la fora da empresa?
A norma pede que esteja disponível para as partes interessadas pertinentes. Publicá-la no site é a forma mais simples e, além disso, um sinal para clientes e fornecedores.
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Fontes
De onde vem cada dado
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.