Quattro anni
L’articolo 34.9 obbliga a conservare le registrazioni per quattro anni e a tenerle a disposizione dei lavoratori, dei loro rappresentanti legali e dell’Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Quattro anni coincidono con il termine di prescrizione delle infrazioni in materia di lavoro, da cui deriva la cifra.
Chi può accedere
Il lavoratore al proprio registro, i rappresentanti legali a quello dell’insieme e l’Ispettorato quando lo richiede. Un responsabile intermedio dovrebbe vedere solo quello del suo team, e per una finalità precisa.
È bene che ogni consultazione resti registrata: è il modo per rispondere se qualcuno chiede chi abbia guardato cosa.
Inalterabilità
Il registro deve essere affidabile. Ciò non significa che non si possa correggere un errore, ma che la correzione deve lasciare traccia: valore precedente, valore nuovo, autore e motivo.
Un sistema che consente di riscrivere il passato senza lasciarne traccia vale meno, come prova, di un foglio firmato.
Cosa chiede di solito l’auditor
- Conservazione garantita per quattro anni
- Accesso del lavoratore al proprio registro senza doverlo chiedere
- Registro di audit delle consultazioni e delle correzioni
- Base giuridica e tempi documentati nel registro delle attività di trattamento
Come si protegge il registro in Kimobox
- 1Verifica che il periodo di conservazione configurato copra i quattro anni.
- 2Dai al lavoratore accesso permanente al proprio storico dal portale.
- 3Rivedi periodicamente chi ha il permesso di consultare i registri di altri.
Il fatto che il lavoratore possa consultare il proprio registro quando vuole evita metà delle discrepanze prima che diventino tali.
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (misure urgenti sull’orario di lavoro) BOE-A-2019-3481 · 12/03/2019
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), artt. 34, 35 e 37 BOE-A-2015-11430 · —
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), artt. 7.5 e 40.1.b) BOE-A-2000-15060 · —
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (lavoro a distanza) BOE-A-2021-11472 · 10/07/2021