Cuatro años
El artículo 34.9 obliga a conservar los registros durante cuatro años y a mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Cuatro años coincide con el plazo de prescripción de las infracciones en el orden social, que es de donde sale la cifra.
Quién puede acceder
El trabajador a su propio registro, la representación legal al del conjunto y la Inspección cuando lo requiera. Un mando intermedio solo debería ver el de su equipo, y por una finalidad concreta.
Cada consulta conviene que quede registrada: es la forma de responder si alguien pregunta quién ha estado mirando qué.
Inalterabilidad
El registro debe ser fiable. Eso no significa que no se pueda corregir un error, sino que la corrección tiene que dejar rastro: valor anterior, valor nuevo, autor y motivo.
Un sistema que permita reescribir el pasado sin dejar constancia vale menos como prueba que una hoja firmada.
Lo que suele pedir el auditor
- Conservación garantizada durante cuatro años
- Acceso del trabajador a su propio registro sin tener que pedirlo
- Registro de auditoría de las consultas y de las correcciones
- Base jurídica y plazos documentados en el registro de actividades de tratamiento
Cómo se protege el registro en Kimobox
- 1Comprueba que el plazo de conservación configurado cubre los cuatro años.
- 2Da al trabajador acceso permanente a su propio historial desde el portal.
- 3Revisa periódicamente quién tiene permiso de consulta sobre registros de terceros.
Que el trabajador pueda consultar su registro cuando quiera evita la mitad de las discrepancias antes de que lleguen a serlo.
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo BOE-A-2019-3481 · 12/03/2019
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), arts. 34, 35 y 37 BOE-A-2015-11430 · —
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), arts. 7.5 y 40.1.b) BOE-A-2000-15060 · —
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia BOE-A-2021-11472 · 10/07/2021