Quatro anos
O artigo 34.9 obriga a conservar os registos durante quatro anos e a mantê-los à disposição dos trabalhadores, dos seus representantes legais e da Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Quatro anos coincide com o prazo de prescrição das infrações na ordem social, que é de onde vem o número.
Quem pode aceder
O trabalhador ao seu próprio registo, a representação legal ao do conjunto e a Inspeção quando o solicitar. Uma chefia intermédia só deveria ver o da sua equipa, e para uma finalidade concreta.
Convém que cada consulta fique registada: é a forma de responder se alguém perguntar quem andou a consultar o quê.
Inalterabilidade
O registo deve ser fiável. Isso não significa que não se possa corrigir um erro, mas sim que a correção tem de deixar rasto: valor anterior, valor novo, autor e motivo.
Um sistema que permita reescrever o passado sem deixar registo vale menos como prova do que uma folha assinada.
O que o auditor costuma pedir
- Conservação garantida durante quatro anos
- Acesso do trabalhador ao seu próprio registo sem ter de o pedir
- Registo de auditoria das consultas e das correções
- Fundamento jurídico e prazos documentados no registo das atividades de tratamento
Como se protege o registo no Kimobox
- 1Verifique que o prazo de conservação configurado cobre os quatro anos.
- 2Dê ao trabalhador acesso permanente ao seu próprio histórico a partir do portal.
- 3Reveja periodicamente quem tem permissão de consulta sobre registos de terceiros.
Que o trabalhador possa consultar o seu registo quando quiser evita metade das discrepâncias antes de chegarem a sê-lo.
De onde vem cada dado
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.
- Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo BOE-A-2019-3481 · 12/03/2019
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), arts. 34, 35 e 37 BOE-A-2015-11430 · —
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), arts. 7.5 e 40.1.b) BOE-A-2000-15060 · —
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia BOE-A-2021-11472 · 10/07/2021