Modelli e registrazioni · ISO 27701 · Punto 4.3 y 6.1.2
Modello di inventario dei dati personali ISO 27701
La mappa di dove vivono i dati personali: sistemi, archivi, copie e fornitori. Senza di essa, la valutazione dei rischi e la risposta a una richiesta di cancellazione si fanno alla cieca.
In una frase
L’inventario dei dati personali collega ogni categoria di dati ai sistemi, alle ubicazioni, alle copie e ai fornitori in cui è conservata e a chi può accedervi; non è una registrazione che la ISO/IEC 27701 nomini come tale, ma è la base pratica per delimitare il campo di applicazione (4.3), valutare i rischi privacy (6.1.2) e ritrovare i dati di un interessato quando esercita un diritto.
- Dove lo richiede la norma
- ISO 27701 · Punto 4.3 y 6.1.2 Si cita l’edizione 2025: i numeri da 4 a 10 sono capitoli; A.1, A.2 e A.3 sono le tabelle dell’Appendice A con i controlli del titolare, del responsabile e comuni a entrambi.
- Tipo di informazione
- Buona pratica Buona pratica a supporto dei punti 4.3 e 6.1.2
- Chi lo compila
- I sistemi informativi, con i responsabili di ogni trattamento L’IT sa dove sono i dati; il business sa a che cosa servono
- Quando
- Quando si delimita il campo di applicazione e a ogni modifica dei sistemi Si rivede insieme alla valutazione dei rischi
- Per quanto tempo si conserva
- Finché esiste il trattamento È un documento vivo: si aggiorna e si conserva la versione precedente per poter mostrare com’era in ogni momento.
Che cosa richiede la norma
Che cosa impone la norma ISO 27701 e che cosa lascia alla sua discrezione
La norma chiede di conoscere i trattamenti e di valutarne i rischi, ma non esige un inventario dei dati con questo nome. Ciò che l’auditor si aspetta è che l’organizzazione sappia dove si trovano i dati personali che tratta: senza saperlo è impossibile giustificare un controllo degli accessi o un termine di cancellazione.
Molte organizzazioni lo integrano nell’inventario degli asset della ISO/IEC 27001, aggiungendo una colonna sui dati personali. È una soluzione valida se distingue le categorie di dati e non solo i sistemi.
Conviene includere ciò che si dimentica: backup, esportazioni su fogli di calcolo, caselle di posta condivise e ambienti di test con dati reali.
Struttura
Campi che il modello deve contenere
- Categoria di dati personali
- Trattamenti del registro delle attività che la utilizzano
- Sistema, applicazione o supporto in cui è conservata
- Ubicazione fisica o regione del fornitore
- Backup e repliche
- Profili con accesso
- Fornitore o responsabile coinvolto
- Termine di cancellazione e metodo di eliminazione
- Proprietario dell’asset
Esempio
Esempio: dati dei candidati in una società di consulenza fittizia
Azienda, persone e cifre inventate: l’esempio mostra soltanto come si presenta una registrazione compilata correttamente.
| Campo | Contenuto |
|---|---|
| Categoria | Curriculum e dati di contatto dei candidati |
| Trattamento | RAT-07 · Selezione del personale |
| Dove si trova | Portale di recruiting in abbonamento, casella selezione@ e cartella condivisa delle risorse umane |
| Copie | Backup giornaliero della cartella condivisa, conservato 30 giorni |
| Accesso | Tre selezionatrici e la direzione risorse umane |
| Responsabile | Fornitore del portale di recruiting, server nell’UE |
| Cancellazione | Un anno dalla chiusura della selezione, salvo consenso per future offerte · Eliminazione su portale e cartella; la casella si svuota ogni trimestre |
| Proprietario | Direzione risorse umane · Nubaria Consulenti (fittizia) |
In audit
Errori che gli auditor rilevano più spesso
- L’inventario elenca i server, ma non quali dati personali contiene ciascuno.
- Si dimenticano i backup e le esportazioni su fogli di calcolo.
- L’ambiente di test usa dati reali e non compare da nessuna parte.
- Non c’è collegamento tra inventario e registro delle attività: due elenchi che non tornano.
In Kimobox
Come si gestisce questa registrazione in Kimobox
- 1Le categorie di dati sono collegate all’inventario degli asset e al registro delle attività.
- 2Ogni asset ha un proprietario e una classificazione, e la sua revisione resta programmata.
- 3La localizzazione del dato per interessato permette di rispondere a una richiesta senza cercare a mano.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
È obbligatorio?
Non come documento con questo nome. È il modo pratico di rispettare ciò che è obbligatorio: delimitare il campo di applicazione, valutare i rischi e ritrovare i dati per gestire i diritti e cancellarli nei tempi.
Può coincidere con l’inventario degli asset della ISO 27001?
Sì, purché aggiunga la dimensione della privacy: quali categorie di dati personali contiene ogni asset e per quali trattamenti.
Gestisca le registrazioni ISO 27701 senza modelli sparsi
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- ISO/IEC 27701:2025 — Sistemi di gestione delle informazioni sulla privacy. Requisiti e linee guida ISO/IEC · Seconda edizione, ottobre 2025
- ISO/IEC 27001:2022 — Sistemi di gestione per la sicurezza delle informazioni ISO/IEC · 25 ottobre 2022
- Regolamento (UE) 2016/679, Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) EUR-Lex · 27 aprile 2016; applicabile dal 25 maggio 2018