Modèles et enregistrements · ISO 37301 · Chapitre 9.1.4
Rapport de conformité à l’organe de gouvernance ISO 37301
Ce que la fonction compliance présente au conseil d’administration à chaque période : comment fonctionne le système, ce qui s’est passé et quelles décisions sont nécessaires.
En une phrase
Le rapport de compliance à l’organe de gouvernance rassemble les indicateurs du système, l’évolution des risques, les signalements reçus, les manquements et les enquêtes, l’état des actions et les propositions d’amélioration ; l’ISO 37301 exige que la fonction compliance rende compte régulièrement à l’organe de gouvernance et à la direction (9.1.4), et ce rapport est conservé comme enregistrement d’activité (9.1.5).
- Où la norme l’exige
- ISO 37301 · Chapitre 9.1.4 Les chapitres suivent l’ISO 37301:2021, l’édition en vigueur, qui a remplacé le guide ISO 19600.
- Type d’information
- Enregistrement obligatoire Rapport exigé au 9.1.4 ; conservé comme enregistrement d’activité (9.1.5)
- Qui le renseigne
- Fonction compliance Elle le présente au conseil ou à son comité d’audit ; le procès-verbal consigne la délibération
- Quand
- Au moins une fois par an Et immédiatement en cas de manquement grave
- Durée de conservation
- Fixée par l’organisme L’ISO 37301 ne fixe aucune durée. En Espagne, il est utile de tenir compte des délais de prescription des infractions pénales que le système veut prévenir, car l’enregistrement constitue la preuve de diligence.
Ce que demande la norme
Ce qu’exige ISO 37301 et ce qui est laissé à votre appréciation
La norme demande que l’organe de gouvernance et la direction reçoivent des informations exactes et en temps utile sur la performance du système, et que la fonction compliance dispose d’un accès direct pour rendre compte.
Il se distingue de la revue de direction du 9.3 : celle-ci est l’analyse du système faite par la direction ; ce rapport est la voix de la fonction compliance auprès de l’organe qui la supervise, et constitue généralement l’un de ses éléments d’entrée.
Devant un juge, le procès-verbal du conseil qui reçoit et discute le rapport est la meilleure preuve de l’existence de la supervision.
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Période couverte
- Indicateurs du système : formation, contrôles exécutés, signalements reçus et traités
- Évolution de la matrice des risques
- Manquements et enquêtes, avec leur état
- Évolutions des obligations
- Résultats d’audits et état des actions
- Ressources de la fonction compliance
- Propositions et décisions soumises à l’organe
Exemple
Exemple : rapport annuel au conseil
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Période | Exercice 2026 · présenté le 22 janvier 2027 |
| Indicateurs | Formation réalisée 96 % · 9 signalements reçus, 8 clôturés dans les délais |
| Risques | Hausse du risque de corruption dans les ventes au secteur public ; baisse du risque lié à la protection des données après l’audit |
| Enquêtes | INV-2026-003 clôturée avec mesures · 1 en cours |
| Nouvelles obligations | Adhésion à un nouveau code de déontologie sectoriel (fictif) |
| Ressources | Demande d’une personne supplémentaire à mi-temps pour la due diligence |
| Décision du conseil | Renfort des ressources et registre des marques d’hospitalité approuvés · consigné au procès-verbal |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- Le rapport ne parvient qu’à la direction générale et jamais au conseil.
- Le procès-verbal n’indique pas que le conseil l’a reçu ni ce qu’il a décidé.
- Uniquement des chiffres d’activité, sans appréciation de l’efficacité du système.
- Des manquements graves signalés des mois plus tard dans le rapport annuel.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1Les indicateurs de compliance sont calculés à partir des enregistrements du système.
- 2Le rapport de compliance arrive prêt pour la revue périodique, avec les données déjà agrégées.
- 3Les communications du responsable compliance à l’organe de gouvernance sont enregistrées.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Est-ce la même chose que la revue de direction ?
Non. La revue de direction (9.3) est menée par la direction sur le système ; le rapport à l’organe de gouvernance est établi par la fonction compliance à l’intention de l’organe qui la supervise. L’un alimente l’autre.
Et dans l’UNE 19602 ?
L’organe de compliance fiscale a une obligation similaire de rendre compte du système fiscal. Si les deux systèmes coexistent, un rapport en deux chapitres évite de doubler la réunion.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
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