Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 37301 · Abschnitt 9.1.4
Compliance-Bericht an das Leitungsorgan nach ISO 37301
Was die Compliance-Funktion dem Aufsichtsorgan in jedem Berichtszeitraum mitteilt: wie das System funktioniert, was geschehen ist und welche Entscheidungen nötig sind.
In einem Satz
Der Compliance-Bericht an das Leitungsorgan enthält die Kennzahlen des Systems, die Entwicklung der Risiken, die Meldungen im Kanal, die Verstöße und Untersuchungen, den Stand der Maßnahmen und die Verbesserungsvorschläge; ISO 37301 verlangt, dass die Compliance-Funktion das Leitungsorgan und die oberste Leitung regelmäßig informiert (9.1.4), und dieser Bericht wird als Tätigkeitsaufzeichnung aufbewahrt (9.1.5).
- Wo die Norm es verlangt
- ISO 37301 · Abschnitt 9.1.4 Die Abschnitte folgen ISO 37301:2021, der gültigen Ausgabe, die den Leitfaden ISO 19600 abgelöst hat.
- Art der Information
- Pflichtaufzeichnung Nach 9.1.4 verlangter Bericht; wird als Tätigkeitsaufzeichnung aufbewahrt (9.1.5)
- Wer sie ausfüllt
- Compliance-Funktion Sie legt ihn dem Aufsichtsorgan oder seinem Prüfungsausschuss vor; das Protokoll hält die Beratung fest
- Wann
- Mindestens einmal jährlich Und sofort bei schweren Verstößen
- Wie lange sie aufbewahrt wird
- Legt die Organisation fest ISO 37301 nennt keine Fristen. In Spanien empfiehlt es sich, die Verjährungsfristen der Straftaten zu berücksichtigen, die das System verhindern soll, denn die Aufzeichnung ist der Nachweis der gebotenen Sorgfalt.
Was die Norm verlangt
Was ISO 37301 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt
Die Norm verlangt, dass Leitungsorgan und oberste Leitung genaue und rechtzeitige Informationen über die Leistung des Systems erhalten und dass die Compliance-Funktion direkten Zugang hat, um zu berichten.
Er unterscheidet sich von der Managementbewertung nach 9.3: Jene ist die Analyse des Systems durch die oberste Leitung; dieser Bericht ist die Stimme der Compliance-Funktion gegenüber dem Organ, das sie beaufsichtigt, und meist eine ihrer Eingaben.
Vor Gericht ist das Protokoll der Sitzung, in der das Aufsichtsorgan den Bericht entgegennimmt und erörtert, der beste Beweis dafür, dass die Aufsicht bestand.
Aufbau
Felder, die die Vorlage enthalten sollte
- Berichtszeitraum
- Kennzahlen des Systems: Schulungen, durchgeführte Kontrollen, eingegangene und erledigte Meldungen
- Entwicklung der Risikomatrix
- Verstöße und Untersuchungen mit ihrem Stand
- Änderungen der Pflichten
- Auditergebnisse und Stand der Maßnahmen
- Ressourcen der Compliance-Funktion
- Vorschläge und vom Organ erbetene Entscheidungen
Beispiel
Beispiel: Jahresbericht an das Aufsichtsorgan
Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Zeitraum | Geschäftsjahr 2026 · vorgelegt am 22. Januar 2027 |
| Kennzahlen | Abgeschlossene Schulungen 96 % · 9 eingegangene Meldungen, 8 fristgerecht abgeschlossen |
| Risiken | Das Bestechungsrisiko im Verkauf an den öffentlichen Sektor steigt; das Datenschutzrisiko sinkt nach dem Audit |
| Untersuchungen | INV-2026-003 mit Maßnahmen abgeschlossen · 1 laufend |
| Neue Pflichten | Beitritt zu einem neuen Branchen-Ethikkodex (fiktiv) |
| Ressourcen | Beantragt wird eine zusätzliche Teilzeitkraft für die Due Diligence |
| Entscheidung des Aufsichtsorgans | Aufstockung der Ressourcen und Bewirtungsregister genehmigt · im Protokoll festgehalten |
Im Audit
Fehler, die Auditoren häufig feststellen
- Der Bericht geht nur an die Geschäftsführung und nie an das Aufsichtsorgan.
- Im Protokoll ist nicht festgehalten, dass das Organ ihn erhalten hat und was es beschlossen hat.
- Nur Tätigkeitszahlen, ohne Bewertung der Wirksamkeit des Systems.
- Schwere Verstöße werden erst Monate später im Jahresbericht gemeldet.
In Kimobox
So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt
- 1Die Compliance-Kennzahlen werden aus den Aufzeichnungen des Systems berechnet.
- 2Der Compliance-Bericht liegt für die regelmäßige Überprüfung bereit, mit bereits zusammengeführten Daten.
- 3Die Berichte des Compliance-Verantwortlichen an das Leitungsorgan werden dokumentiert.
Häufige Fragen
Was man uns vor dem Start fragt
Ist das dasselbe wie die Managementbewertung?
Nein. Die Managementbewertung (9.3) nimmt die oberste Leitung am System vor; den Bericht an das Leitungsorgan erstellt die Compliance-Funktion für das Organ, das sie beaufsichtigt. Das eine speist das andere.
Und bei UNE 19602?
Das Organ für Tax Compliance hat eine ähnliche Pflicht, über das steuerliche System zu berichten. Bestehen beide Systeme, vermeidet ein Bericht mit zwei Kapiteln eine doppelte Sitzung.
Führen Sie die Aufzeichnungen zu ISO 37301 ohne verstreute Vorlagen
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Quellen
Woher jede Angabe stammt
Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.
- ISO 37301:2021 — Compliance-Managementsysteme. Anforderungen mit Leitlinien zur Anwendung ISO · April 2021
- Ley Orgánica 10/1995, Código Penal (spanisches Strafgesetzbuch), Art. 31 bis BOE-A-1995-25444 · Konsolidierte Fassung