Modelos e registos · ISO 37301 · Cláusula 9.1.4
Relatório de compliance ao órgão de governo ISO 37301
Aquilo que a função de compliance relata ao conselho em cada período: como funciona o sistema, o que aconteceu e que decisões são necessárias.
Numa frase
O relatório de compliance ao órgão de governo reúne os indicadores do sistema, a evolução dos riscos, as comunicações do canal, os incumprimentos e as investigações, o estado das ações e as propostas de melhoria; a ISO 37301 exige que a função de compliance reporte regularmente ao órgão de governo e à gestão de topo (9.1.4), e esse relatório conserva-se como registo de atividade (9.1.5).
- Onde a norma o exige
- ISO 37301 · Cláusula 9.1.4 As secções seguem a ISO 37301:2021, a edição em vigor, que substituiu o guia ISO 19600.
- Tipo de informação
- Registo obrigatório Relatório exigido em 9.1.4; conserva-se como registo de atividade (9.1.5)
- Quem o preenche
- Função de compliance Apresenta-o ao conselho ou à sua comissão de auditoria; a ata regista a deliberação
- Quando
- Pelo menos uma vez por ano E de imediato perante incumprimentos graves
- Durante quanto tempo se conserva
- Definido pela organização A ISO 37301 não fixa prazos. Em Espanha, convém ter em conta os prazos de prescrição dos crimes que o sistema pretende prevenir, porque o registo é a prova da diligência.
O que a norma exige
O que o referencial ISO 37301 exige e o que fica ao seu critério
A norma pede que o órgão de governo e a gestão de topo recebam informação rigorosa e atempada sobre o desempenho do sistema, e que a função de compliance tenha acesso direto para reportar.
É distinto da revisão pela gestão da secção 9.3: essa é a análise que a gestão de topo faz do sistema; este relatório é a voz da função de compliance perante o órgão que a supervisiona, e costuma ser uma das suas entradas.
Perante um juiz, a ata do conselho que recebe e discute o relatório é a melhor prova de que a supervisão existia.
Estrutura
Campos que o modelo deve ter
- Período abrangido
- Indicadores do sistema: formação, controlos executados, comunicações recebidas e resolvidas
- Evolução da matriz de riscos
- Incumprimentos e investigações, com o respetivo estado
- Alterações nas obrigações
- Resultados das auditorias e estado das ações
- Recursos da função de compliance
- Propostas e decisões pedidas ao órgão
Exemplo
Exemplo: relatório anual ao conselho
Empresa, pessoas e números fictícios: o exemplo serve apenas para mostrar como fica um registo bem preenchido.
| Campo | Conteúdo |
|---|---|
| Período | Exercício de 2026 · apresentado a 22 de janeiro de 2027 |
| Indicadores | Formação concluída 96 % · 9 comunicações recebidas, 8 encerradas dentro do prazo |
| Riscos | Sobe o risco de suborno nas vendas ao setor público; desce o de proteção de dados após a auditoria |
| Investigações | INV-2026-003 encerrada com medidas · 1 em curso |
| Novas obrigações | Adesão a um novo código de ética setorial (fictício) |
| Recursos | Pede-se mais uma pessoa a meio tempo para a due diligence |
| Decisão do conselho | Aprovado o reforço de recursos e o registo de hospitalidades · consta em ata |
Na auditoria
Erros que os auditores costumam apontar
- O relatório chega apenas à direção-geral e nunca ao conselho.
- Não consta em ata que o conselho o recebeu nem o que decidiu.
- Apenas números de atividade, sem apreciação da eficácia do sistema.
- Incumprimentos graves comunicados meses depois, no relatório anual.
No Kimobox
Como se gere este registo no Kimobox
- 1Os indicadores de compliance são calculados a partir dos registos do sistema.
- 2O relatório de compliance chega pronto para a revisão periódica, com os dados já agregados.
- 3As comunicações do responsável de compliance ao órgão de governo ficam registadas.
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de começar
É o mesmo que a revisão pela gestão?
Não. A revisão pela gestão (9.3) é feita pela gestão de topo sobre o sistema; o relatório ao órgão de governo é emitido pela função de compliance para quem a supervisiona. Um alimenta o outro.
E na UNE 19602?
O órgão de compliance tributário tem uma obrigação semelhante de reportar sobre o sistema fiscal. Havendo os dois sistemas, um relatório com dois capítulos evita duplicar a reunião.
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Fontes
De onde vem cada dado
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.
- ISO 37301:2021 — Sistemas de gestão de compliance. Requisitos com orientação para utilização ISO · Abril de 2021
- Ley Orgánica 10/1995, Código Penal, art. 31 bis BOE-A-1995-25444 · Texto consolidado