Modelli e registrazioni · ISO 37301 · Punto 9.1.4
Relazione di compliance all’organo di governo ISO 37301
Ciò che la funzione di compliance riferisce al consiglio a ogni periodo: come funziona il sistema, che cosa è successo e quali decisioni servono.
In una frase
La relazione di compliance all’organo di governo riporta gli indicatori del sistema, l’evoluzione dei rischi, le segnalazioni del canale, le violazioni e le indagini, lo stato delle azioni e le proposte di miglioramento; la ISO 37301 richiede che la funzione di compliance riferisca regolarmente all’organo di governo e all’alta direzione (9.1.4), e questa relazione si conserva come registrazione delle attività (9.1.5).
- Dove lo richiede la norma
- ISO 37301 · Punto 9.1.4 I punti seguono la ISO 37301:2021, l’edizione in vigore, che ha sostituito la linea guida ISO 19600.
- Tipo di informazione
- Registrazione obbligatoria Relazione richiesta dal 9.1.4; si conserva come registrazione delle attività (9.1.5)
- Chi lo compila
- Funzione di compliance La presenta al consiglio o al suo comitato audit; il verbale riporta la discussione
- Quando
- Almeno una volta l’anno E immediatamente in caso di violazioni gravi
- Per quanto tempo si conserva
- Lo stabilisce l’organizzazione La ISO 37301 non fissa termini. In Spagna conviene tenere conto dei termini di prescrizione dei reati che il sistema vuole prevenire, perché la registrazione è la prova della diligenza.
Che cosa richiede la norma
Che cosa impone la norma ISO 37301 e che cosa lascia alla sua discrezione
La norma chiede che l’organo di governo e l’alta direzione ricevano informazioni accurate e tempestive sulle prestazioni del sistema, e che la funzione di compliance abbia accesso diretto per riferire.
È diversa dal riesame della direzione del 9.3: quello è l’analisi del sistema fatta dall’alta direzione; questa relazione è la voce della funzione di compliance verso l’organo che la supervisiona, e di solito è uno degli input del riesame.
Davanti a un giudice, il verbale del consiglio che riceve e discute la relazione è la prova migliore che la supervisione esisteva.
Struttura
Campi che il modello deve contenere
- Periodo coperto
- Indicatori del sistema: formazione, controlli eseguiti, segnalazioni ricevute e chiuse
- Evoluzione della matrice dei rischi
- Violazioni e indagini, con il relativo stato
- Modifiche degli obblighi
- Esiti degli audit e stato delle azioni
- Risorse della funzione di compliance
- Proposte e decisioni richieste all’organo
Esempio
Esempio: relazione annuale al consiglio
Azienda, persone e cifre inventate: l’esempio mostra soltanto come si presenta una registrazione compilata correttamente.
| Campo | Contenuto |
|---|---|
| Periodo | Esercizio 2026 · presentata il 22 gennaio 2027 |
| Indicatori | Formazione completata 96 % · 9 segnalazioni ricevute, 8 chiuse nei termini |
| Rischi | Sale il rischio di corruzione nelle vendite al settore pubblico; scende quello sulla protezione dei dati dopo l’audit |
| Indagini | INV-2026-003 chiusa con misure · 1 in corso |
| Nuovi obblighi | Adesione a un nuovo codice etico di settore (fittizio) |
| Risorse | Si chiede una persona in più a metà tempo per la due diligence |
| Decisione del consiglio | Approvati l’aumento delle risorse e il registro delle ospitalità · risulta a verbale |
In audit
Errori che gli auditor rilevano più spesso
- La relazione arriva solo alla direzione generale e mai al consiglio.
- Non risulta a verbale che il consiglio l’abbia ricevuta né che cosa abbia deciso.
- Solo numeri di attività, senza una valutazione dell’efficacia del sistema.
- Violazioni gravi comunicate mesi dopo nella relazione annuale.
In Kimobox
Come si gestisce questa registrazione in Kimobox
- 1Gli indicatori di compliance si calcolano dalle registrazioni del sistema.
- 2La relazione di compliance arriva pronta per il riesame periodico, con i dati già aggregati.
- 3Le comunicazioni del responsabile della compliance all’organo di governo restano registrate.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
È la stessa cosa del riesame della direzione?
No. Il riesame della direzione (9.3) lo fa l’alta direzione sul sistema; la relazione all’organo di governo la emette la funzione di compliance per chi la supervisiona. L’una alimenta l’altro.
E nella UNE 19602?
L’organo di compliance tributaria ha un obbligo simile di riferire sul sistema fiscale. Se ci sono entrambi i sistemi, una relazione con due capitoli evita di duplicare la riunione.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- ISO 37301:2021 — Sistemi di gestione per la compliance. Requisiti con guida per l’utilizzo ISO · Aprile 2021
- Ley Orgánica 10/1995, Código Penal (codice penale spagnolo), art. 31 bis BOE-A-1995-25444 · Testo consolidato