Cosa compone il fascicolo delle evidenze
Il documento così come è stato mostrato al firmatario, la marca temporale di ogni passaggio, il canale con cui gli è stato recapitato e l’identificazione utilizzata.
Anche la traccia tecnica: indirizzo da cui si è effettuato l’accesso, dispositivo e la registrazione dell’apertura del documento prima della firma.
Perché conta l’ordine
Spesso si discute se il firmatario abbia davvero visto il documento. Registrare l’apertura prima della firma, e non solo la firma, risolve in anticipo quella discussione.
L’onere della prova
La Ley 6/2020 rinvia alla Ley de Enjuiciamiento Civil (codice di procedura civile spagnolo) quando si impugna un documento elettronico: la firma viene verificata con i mezzi adeguati. Un fascicolo delle evidenze completo è ciò che rende quella verifica rapida anziché costosa.
Cosa chiede di solito l’auditor
- Copia del documento così come è stato mostrato al firmatario
- Registrazione dell’apertura, non solo della firma
- Marca temporale su ogni passaggio del processo
- Fascicolo delle evidenze esportabile in un unico file
Come si conservano le evidenze in Kimobox
- 1Attiva la conferma di lettura prima della richiesta di firma.
- 2Conserva il fascicolo insieme al documento, non in un sistema separato.
- 3Verifica che il fascicolo si possa esportare e leggere senza la piattaforma che l’ha generato.
Un’evidenza leggibile solo dentro il sistema che l’ha creata vale poco al di fuori di esso.
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS) in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari EUR-Lex · 23/07/2014
- Regolamento (UE) 2024/1183, quadro europeo per un’identità digitale (eIDAS 2) EUR-Lex · 11/04/2024
- Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza (legge spagnola sui servizi fiduciari) BOE-A-2020-14046 · 12/11/2020