Modèles et enregistrements · ISO 45001 · Chapitre 8.1.4.2
Registre de coordination des activités entre entreprises (CAE)
Lorsqu’une entreprise extérieure intervient sur le site, les risques des deux entreprises s’additionnent. Le registre de coordination démontre qu’ils ont été échangés, que des mesures ont été convenues et que personne n’entre sans documentation vérifiée.
En une phrase
Le registre de coordination des activités entre entreprises consigne, pour chaque entreprise extérieure présente sur le site, les informations sur les risques échangées, les instructions données, les moyens de coordination convenus et la vérification de la formation et de l’aptitude de son personnel, parce que le RD 171/2004 espagnol oblige à coordonner la prévention entre entreprises concurrentes et que l’ISO 45001 demande de coordonner avec les sous-traitants leurs dangers et risques (8.1.4.2).
- Où la norme l’exige
- ISO 45001 · Chapitre 8.1.4.2 Les chapitres sont cités selon la numérotation de l’ISO 45001:2018, l’édition en vigueur, qui intègre l’amendement de 2024 sur le changement climatique.
- Type d’information
- Bonne pratique L’ISO 45001 exige la coordination (8.1.4.2), pas un registre ; l’obligation documentaire vient du RD 171/2004
- Qui le renseigne
- Titulaire du site et entreprise principale Il est tenu par le technicien de prévention, avec les achats pour le référencement et le responsable de la zone où intervient l’entreprise extérieure
- Quand
- Avant le début des travaux Et lorsque les activités changent ou qu’une situation d’urgence ou un accident survient
- Durée de conservation
- Fixée par l’organisme L’ISO 45001 ne fixe aucune durée (7.5.3). En Espagne, la Ley 31/1995 impose en outre de tenir la documentation de prévention à la disposition de l’autorité du travail (art. 23) : mieux vaut ne rien détruire tant que le poste ou le risque concerné existe.
Ce que demande la norme
Ce qu’exige ISO 45001 et ce qui est laissé à votre appréciation
La norme demande de coordonner les processus d’achat avec les sous-traitants pour identifier les dangers et maîtriser les risques découlant de leurs activités, de celles de l’organisme qui les affectent et de celles qui affectent des tiers. Elle demande aussi des critères de santé et de sécurité pour les sélectionner et de s’assurer qu’ils respectent les exigences du système.
Le RD 171/2004, qui précise l’article 24 de la Ley 31/1995, détaille les obligations : les entreprises présentes sur un même site doivent s’informer mutuellement des risques susceptibles d’affecter les autres, le titulaire du site doit informer et instruire les entreprises extérieures, et l’entreprise principale doit veiller à ce que ses sous-traitants de sa propre activité respectent la réglementation de prévention.
Le registre ne se limite pas à accumuler les documents de l’entreprise extérieure : il doit montrer l’échange dans les deux sens et les moyens de coordination choisis, comme les réunions, les instructions ou la désignation d’un coordinateur.
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Entreprise concurrente, activité et appartenance ou non à la propre activité
- Site, zone et période des travaux
- Risques de l’entreprise extérieure susceptibles d’affecter les autres, et inversement
- Informations et instructions remises par le titulaire du site
- Moyens de coordination convenus : réunions, ressource préventive, coordinateur
- Documentation vérifiée : évaluation des risques, formation, aptitude médicale, assurances
- Travailleurs autorisés à accéder et date de validité de leur documentation
- Incidents et accidents survenus pendant les travaux
Exemple
Exemple : entretien de la toiture par une entreprise extérieure
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Entreprise | Couvertures Lizarra (entreprise fictive) · réparation de la toiture du bâtiment 2 |
| Période | Du 13 au 24 avril 2026 · 4 travailleurs |
| Risques de l’entreprise extérieure | Chute d’objets sur la zone de production située en dessous |
| Risques du site | Circulation de chariots dans la cour d’accès ; toiture avec lanterneaux non praticables |
| Mesures convenues | Zone inférieure balisée pendant les travaux ; ligne de vie et filets sous les lanterneaux |
| Moyens de coordination | Réunion initiale le 10 avril et ressource préventive de l’entreprise extérieure présente |
| Documentation vérifiée | Formation au travail en hauteur, aptitude médicale et assurance des 4 travailleurs, en cours de validité |
| Accès | Les 4 sont autorisés ; l’un a été refusé le 13 avril pour formation échue jusqu’à présentation du renouvellement |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- On recueille beaucoup de documents de l’entreprise extérieure, mais rien n’indique qu’elle a été informée des risques du site.
- Des travailleurs d’entreprises extérieures entrent avec une formation ou une aptitude médicale échue.
- Les travailleurs indépendants et les sous-traitants de l’entreprise extérieure échappent au contrôle.
- Aucun moyen de coordination n’est défini pour des travaux dont les risques interagissent.
- Les accidents de travailleurs extérieurs ne sont pas analysés parce qu’ils « ne font pas partie du personnel ».
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1La coordination avec chaque entreprise extérieure est gérée depuis le module CAE, avec l’échange d’informations dans les deux sens.
- 2La documentation de prévention de chaque travailleur extérieur est vérifiée avant son entrée sur le site, et le contrôle d’accès le contrôle.
- 3Les échéances de formation, d’aptitude et d’assurance déclenchent une alerte avant expiration.
- 4Les incidents impliquant du personnel extérieur suivent le même circuit d’analyse que ceux du personnel propre.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Qu’entend-on par entreprise titulaire et entreprise principale ?
Selon le RD 171/2004, le titulaire est celui qui a la capacité de mettre à disposition et de gérer le lieu de travail ; l’entreprise principale est celle qui confie, directement ou en sous-traitance, des travaux ou services relevant de sa propre activité réalisés sur son site. Une même entreprise peut être les deux.
Suffit-il de demander des documents à l’entreprise extérieure ?
Non. La coordination exige aussi que le titulaire informe des risques de son site et des mesures d’urgence, et que des moyens de coordination soient convenus lorsque les risques interagissent. Demander des papiers ne couvre qu’une partie.
Quel lien avec l’ISO 45001 ?
Le chapitre 8.1.4.2 demande de coordonner avec les sous-traitants leurs dangers et risques et d’appliquer des critères de santé et de sécurité à leur sélection. En Espagne, bien respecter le RD 171/2004 est le moyen naturel de le démontrer.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales BOE-A-2004-1848 · BOE n° 27, du 31 janvier 2004
- ISO 45001:2018 — Systèmes de management de la santé et de la sécurité au travail. Exigences et lignes directrices pour leur utilisation ISO · Éd. 2018, avec l’Amd 1:2024
- Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (loi espagnole de prévention des risques professionnels) BOE-A-1995-24292 · Texte consolidé