Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 45001 · Abschnitt 8.1.4.2

Nachweis der Fremdfirmenkoordination nach ISO 45001

Kommt eine Fremdfirma ins Werk, addieren sich die Risiken beider Unternehmen. Der Koordinationsnachweis belegt, dass sie ausgetauscht, Maßnahmen vereinbart wurden und niemand ohne geprüfte Unterlagen hineinkommt.

In einem Satz

Der Nachweis der Fremdfirmenkoordination erfasst für jede am Standort tätige Fremdfirma die ausgetauschten Risikoinformationen, die erteilten Anweisungen, die vereinbarten Koordinationsmittel und die Prüfung von Unterweisung und Eignung ihres Personals, weil das spanische RD 171/2004 die Koordination des Arbeitsschutzes zwischen gleichzeitig tätigen Unternehmen vorschreibt und ISO 45001 verlangt, Gefährdungen und Risiken mit den Auftragnehmern abzustimmen (8.1.4.2).

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: ISO 45001 · Abschnitt 8.1.4.2 Die Abschnitte werden nach der Nummerierung von ISO 45001:2018 zitiert, der gültigen Ausgabe, die die Änderung von 2024 zum Klimawandel enthält.
Art der Information: Bewährte Praxis ISO 45001 verlangt die Koordination (8.1.4.2), keine Aufzeichnung; die Dokumentationspflicht ergibt sich aus dem RD 171/2004
Wer sie ausfüllt: Standortinhaber und Hauptunternehmen Geführt von der Fachkraft für Arbeitssicherheit, mit dem Einkauf für die Aufnahme und dem Verantwortlichen des Bereichs, in dem die Fremdfirma arbeitet
Wann: Vor Beginn der Arbeiten Und wenn sich die Tätigkeiten ändern oder ein Notfall oder Unfall eintritt
Wie lange sie aufbewahrt wird: Legt die Organisation fest ISO 45001 nennt keine Fristen (7.5.3). Das spanische Arbeitsschutzgesetz Ley 31/1995 verlangt zudem, die Arbeitsschutzdokumentation für die Arbeitsbehörde bereitzuhalten (Art. 23); daher sollte nichts vernichtet werden, solange der Arbeitsplatz oder das betreffende Risiko besteht.

Was die Norm verlangt

Was ISO 45001 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

Die Norm verlangt, die Beschaffungsprozesse mit den Auftragnehmern abzustimmen, um Gefährdungen zu ermitteln und die Risiken zu beherrschen, die aus ihren Tätigkeiten, aus den sie betreffenden Tätigkeiten der Organisation und aus solchen mit Wirkung auf Dritte entstehen. Sie verlangt auch Arbeitsschutzkriterien für ihre Auswahl und die Sicherstellung, dass sie die Anforderungen des Systems erfüllen.

Das RD 171/2004, das Artikel 24 der Ley 31/1995 ausführt, konkretisiert die Pflichten: Gleichzeitig an einem Standort tätige Unternehmen müssen sich über Risiken informieren, die die anderen betreffen können, der Standortinhaber muss die Fremdfirmen informieren und anweisen, und das Hauptunternehmen muss überwachen, dass seine Auftragnehmer der eigenen Tätigkeit die Arbeitsschutzvorschriften einhalten.

Der Nachweis beschränkt sich nicht darauf, Unterlagen der Fremdfirma zu sammeln: Er muss den Austausch in beide Richtungen und die gewählten Koordinationsmittel zeigen, etwa Besprechungen, Anweisungen oder die Benennung eines Koordinators.

Im Zusammenhang lesen: Betrieb, in der Akademie zu ISO 45001

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Gleichzeitig tätiges Unternehmen, Tätigkeit und ob sie zur eigenen Tätigkeit gehört
Standort, Bereich und Arbeitszeitraum
Risiken der Fremdfirma, die andere betreffen können, und umgekehrt
Vom Standortinhaber übergebene Informationen und Anweisungen
Vereinbarte Koordinationsmittel: Besprechungen, Präventionsbeauftragter vor Ort, Koordinator
Geprüfte Unterlagen: Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, ärztliche Eignung, Versicherungen
Zutrittsberechtigte Beschäftigte und Gültigkeit ihrer Unterlagen
Vorkommnisse und Unfälle während der Arbeiten

Beispiel

Beispiel: Dacharbeiten durch eine Fremdfirma

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Unternehmen	Dachbau Lindner (fiktives Unternehmen) · Reparatur des Dachs von Halle 2
Zeitraum	13. bis 24. April 2026 · 4 Beschäftigte
Risiken der Fremdfirma	Herabfallende Gegenstände in den darunterliegenden Produktionsbereich
Risiken des Standorts	Staplerverkehr im Zufahrtshof; Dach mit nicht begehbaren Lichtkuppeln
Vereinbarte Maßnahmen	Darunterliegender Bereich während der Arbeiten abgesperrt; Sicherungsseil und Netze unter den Lichtkuppeln
Koordinationsmittel	Auftaktbesprechung am 10. April und anwesender Präventionsbeauftragter der Fremdfirma
Geprüfte Unterlagen	Höhenarbeitsschulung, ärztliche Eignung und Versicherung der 4 Beschäftigten, gültig
Zutritt	Alle 4 zugelassen; einer am 13. April wegen abgelaufener Schulung abgewiesen, bis er die erneuerte vorlegte

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Viele Unterlagen der Fremdfirma werden gesammelt, aber es ist nicht belegt, dass sie über die Risiken des Standorts informiert wurde.
Beschäftigte von Fremdfirmen kommen mit abgelaufener Unterweisung oder ärztlicher Eignung hinein.
Selbstständige und Subunternehmer der Fremdfirma bleiben außerhalb der Kontrolle.
Bei Arbeiten mit wechselwirkenden Risiken sind keine Koordinationsmittel festgelegt.
Unfälle externer Beschäftigter werden nicht untersucht, weil sie „nicht zur Belegschaft gehören“.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Die Koordination mit jeder Fremdfirma wird im Fremdfirmenmodul gesteuert, mit Informationsaustausch in beide Richtungen.
2Die Arbeitsschutzunterlagen jedes externen Beschäftigten werden geprüft, bevor er den Standort betritt, und die Zutrittskontrolle gleicht sie ab.
3Ablaufdaten von Unterweisung, Eignung und Versicherungen lösen vor Fristende eine Warnung aus.
4Vorfälle mit externem Personal durchlaufen denselben Untersuchungsablauf wie die eigenen.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Was sind Standortinhaber und Hauptunternehmen?

Nach dem RD 171/2004 ist Inhaber, wer den Arbeitsort bereitstellen und verwalten kann; Hauptunternehmen ist, wer Arbeiten oder Dienstleistungen seiner eigenen Tätigkeit an seinem Standort vergibt oder untervergibt. Ein Unternehmen kann beides sein.

Genügt es, Unterlagen von der Fremdfirma anzufordern?

Nein. Die Koordination verlangt auch, dass der Inhaber über die Risiken seines Standorts und die Notfallmaßnahmen informiert und dass bei wechselwirkenden Risiken Koordinationsmittel vereinbart werden. Papiere anzufordern deckt nur einen Teil ab.

Wie hängt das mit ISO 45001 zusammen?

Abschnitt 8.1.4.2 verlangt, Gefährdungen und Risiken mit den Auftragnehmern abzustimmen und Arbeitsschutzkriterien bei ihrer Auswahl anzuwenden. In Spanien ist die gute Erfüllung des RD 171/2004 der natürliche Weg, das zu belegen.

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