Modelli e registrazioni · ISO 45001 · Punto 8.1.4.2

Registro di coordinamento delle attività con le imprese appaltatrici

Quando un’impresa appaltatrice entra nel sito, i rischi delle due aziende si sommano. Il registro di coordinamento dimostra che sono stati scambiati, che si sono concordate misure e che nessuno entra senza documentazione verificata.

In una frase

Il registro di coordinamento delle attività tra imprese riporta, per ogni impresa appaltatrice presente nel sito, le informazioni sui rischi scambiate, le istruzioni impartite, i mezzi di coordinamento concordati e la verifica della formazione e dell’idoneità del suo personale, perché in Spagna il RD 171/2004 obbliga a coordinare la prevenzione tra le imprese presenti nello stesso luogo e la ISO 45001 chiede di coordinare con gli appaltatori i loro pericoli e rischi (8.1.4.2).

Contenuto revisionato il 17 ottobre 2026

Dove lo richiede la norma: ISO 45001 · Punto 8.1.4.2 I punti sono citati con la numerazione della ISO 45001:2018, l’edizione in vigore, che include la modifica del 2024 sul cambiamento climatico.
Tipo di informazione: Buona pratica La ISO 45001 richiede il coordinamento (8.1.4.2), non un registro; l’obbligo documentale viene dal RD 171/2004
Chi lo compila: Titolare del sito e impresa principale Lo tiene il tecnico della prevenzione, con gli acquisti per la qualifica e il responsabile dell’area in cui lavora l’appaltatore
Quando: Prima dell’inizio dei lavori E quando cambiano le attività o si verifica un’emergenza o un infortunio
Per quanto tempo si conserva: Lo stabilisce l’organizzazione La ISO 45001 non fissa termini (7.5.3). In Spagna la Ley 31/1995 obbliga inoltre a tenere la documentazione di prevenzione a disposizione dell’autorità del lavoro (art. 23), per cui conviene non distruggere nulla finché resta in essere la mansione o il rischio a cui si riferisce.

Che cosa richiede la norma

Che cosa impone la norma ISO 45001 e che cosa lascia alla sua discrezione

La norma chiede di coordinare i processi di approvvigionamento con gli appaltatori per identificare i pericoli e controllare i rischi che derivano dalle loro attività, da quelle dell’organizzazione che li riguardano e da quelle che riguardano terzi. Chiede anche criteri di salute e sicurezza per selezionarli e per assicurarsi che rispettino i requisiti del sistema.

Il RD 171/2004, che attua l’articolo 24 della Ley 31/1995, precisa gli obblighi: le imprese presenti nello stesso luogo di lavoro devono informarsi a vicenda sui rischi che possono riguardare le altre, il titolare del sito deve informare e istruire gli appaltatori e l’impresa principale deve vigilare che i suoi appaltatori della stessa attività rispettino la normativa sulla prevenzione.

Il registro non si limita ad accumulare documenti dell’appaltatore: deve mostrare lo scambio nelle due direzioni e i mezzi di coordinamento scelti, come riunioni, istruzioni o la nomina di un coordinatore.

Lo legga nel contesto: Attività operative, nell’Academy ISO 45001

Struttura

Campi che il modello deve contenere

Impresa presente, attività e se appartiene alla stessa attività
Sito, zona e periodo dei lavori
Rischi dell’appaltatore che possono riguardare altri, e viceversa
Informazioni e istruzioni fornite dal titolare del sito
Mezzi di coordinamento concordati: riunioni, preposto alla prevenzione, coordinatore
Documentazione verificata: valutazione dei rischi, formazione, idoneità sanitaria, assicurazioni
Lavoratori autorizzati all’accesso e data di validità della loro documentazione
Anomalie e infortuni durante i lavori

Esempio

Esempio: manutenzione della copertura da parte di un’impresa esterna

Azienda, persone e cifre inventate: l’esempio mostra soltanto come si presenta una registrazione compilata correttamente.

Campo	Contenuto
Impresa	Coperture Lizzana (azienda fittizia) · riparazione della copertura del capannone 2
Periodo	Dal 13 al 24 aprile 2026 · 4 lavoratori
Rischi dell’appaltatore	Caduta di oggetti sulla zona di produzione sottostante
Rischi del sito	Traffico di carrelli elevatori nel piazzale di accesso; copertura con lucernari non calpestabili
Misure concordate	Zona sottostante delimitata durante i lavori; linea vita e reti sotto i lucernari
Mezzi di coordinamento	Riunione iniziale il 10 aprile e presenza del preposto alla prevenzione dell’appaltatore
Documentazione verificata	Formazione per i lavori in quota, idoneità sanitaria e assicurazione dei 4 lavoratori, valide
Accesso	Autorizzati tutti e 4; uno respinto il 13 aprile per formazione scaduta fino alla presentazione di quella rinnovata

In audit

Errori che gli auditor rilevano più spesso

Si raccoglie molta documentazione dell’appaltatore, ma non risulta che sia stato informato sui rischi del sito.
Lavoratori degli appaltatori entrano con formazione o idoneità sanitaria scadute.
Lavoratori autonomi e subappaltatori dell’appaltatore restano fuori dal controllo.
Non ci sono mezzi di coordinamento definiti per lavori con rischi interferenti.
Gli infortuni dei lavoratori esterni non vengono indagati perché «non sono personale nostro».

In Kimobox

Come si gestisce questa registrazione in Kimobox

1Il coordinamento con ogni appaltatore si gestisce dal modulo CAE, con lo scambio di informazioni nelle due direzioni.
2La documentazione di sicurezza di ogni lavoratore esterno si verifica prima che entri nel sito, e il controllo accessi lo controlla.
3Le scadenze di formazione, idoneità e assicurazioni generano un avviso prima di scadere.
4Gli incidenti con personale esterno seguono lo stesso percorso di indagine di quelli interni.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono prima di iniziare

Che cosa sono l’impresa titolare e quella principale?

Secondo il RD 171/2004, titolare è chi ha la capacità di mettere a disposizione e gestire il luogo di lavoro; principale è chi appalta o subappalta opere o servizi della propria attività che si svolgono nel suo sito. Una stessa impresa può essere entrambe le cose.

Basta chiedere documentazione all’appaltatore?

No. Il coordinamento richiede anche che il titolare informi sui rischi del suo sito e sulle misure di emergenza, e che si concordino mezzi di coordinamento quando i rischi interferiscono. Chiedere documenti copre solo una parte.

Come si collega alla ISO 45001?

Il punto 8.1.4.2 chiede di coordinare con gli appaltatori i loro pericoli e rischi e di applicare criteri di salute e sicurezza nella loro selezione. In Spagna, rispettare bene il RD 171/2004 è il modo naturale di dimostrarlo.

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Fonti

Da dove arriva ogni dato

Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.

Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales (coordinamento tra imprese) BOE-A-2004-1848 · BOE n. 27, del 31 gennaio 2004
ISO 45001:2018 — Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro. Requisiti e guida per l’uso ISO · Ed. 2018, con Amd 1:2024
Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (legge spagnola sulla prevenzione dei rischi professionali) BOE-A-1995-24292 · Testo consolidato