Modelos e registos · ISO 45001 · Cláusula 8.1.4.2

Registo de coordenação de atividades empresariais (CAE)

Quando uma empresa prestadora entra no estabelecimento, os riscos das duas empresas somam-se. O registo de coordenação demonstra que foram trocados, que se acordaram medidas e que ninguém entra sem a documentação verificada.

Numa frase

O registo de coordenação de atividades empresariais reúne, para cada empresa prestadora presente no estabelecimento, a informação de riscos trocada, as instruções dadas, os meios de coordenação acordados e a verificação da formação e da aptidão do seu pessoal, porque o RD 171/2004 espanhol obriga a coordenar a prevenção entre empresas concorrentes num mesmo local e a ISO 45001 pede que se coordenem com os prestadores de serviços os seus perigos e riscos (8.1.4.2).

Conteúdo revisto em 17 de outubro de 2026

Onde a norma o exige: ISO 45001 · Cláusula 8.1.4.2 As secções citam-se com a numeração da ISO 45001:2018, a edição em vigor, que inclui a alteração de 2024 sobre as alterações climáticas.
Tipo de informação: Boa prática A ISO 45001 exige a coordenação (8.1.4.2), não um registo; a obrigação documental decorre do RD 171/2004
Quem o preenche: Titular do local e empresa principal É gerido pelo técnico de segurança, com as compras para o registo inicial e o responsável da área onde a prestadora trabalha
Quando: Antes do início dos trabalhos E quando as atividades mudam ou ocorre uma situação de emergência ou um acidente
Durante quanto tempo se conserva: Definido pela organização A ISO 45001 não fixa prazos (7.5.3). A Ley 31/1995 espanhola obriga ainda a manter a documentação preventiva à disposição da autoridade laboral (art. 23), pelo que convém não destruir nada enquanto o posto ou o risco a que se refere se mantiver.

O que a norma exige

O que o referencial ISO 45001 exige e o que fica ao seu critério

A norma pede que se coordenem os processos de compra com os prestadores de serviços para identificar perigos e controlar os riscos que resultam das suas atividades, das da organização que os afetam e das que afetam terceiros. Pede também critérios de segurança e saúde para os selecionar e para assegurar que cumprem os requisitos do sistema.

O RD 171/2004, que desenvolve o artigo 24 da Ley 31/1995, concretiza as obrigações: as empresas que coincidem num mesmo local de trabalho devem informar-se dos riscos que podem afetar as restantes, o titular do local deve informar e instruir as empresas prestadoras, e a empresa principal deve vigiar se as prestadoras da sua própria atividade cumprem a regulamentação de prevenção.

O registo não se limita a acumular documentos da empresa prestadora: deve mostrar a troca nos dois sentidos e os meios de coordenação escolhidos, como reuniões, instruções ou a designação de um coordenador.

Leia-o em contexto: Operacionalização, na Academia (ISO 45001)

Estrutura

Campos que o modelo deve ter

Empresa concorrente, atividade e se pertence à própria atividade
Estabelecimento, zona e período de trabalho
Riscos da empresa prestadora que podem afetar terceiros, e vice-versa
Informação e instruções entregues pelo titular do local
Meios de coordenação acordados: reuniões, recurso preventivo, coordenador
Documentação verificada: avaliação de riscos, formação, aptidão médica, seguros
Trabalhadores autorizados a aceder e data de validade da sua documentação
Ocorrências e acidentes durante os trabalhos

Exemplo

Exemplo: manutenção da cobertura por uma empresa externa

Empresa, pessoas e números fictícios: o exemplo serve apenas para mostrar como fica um registo bem preenchido.

Campo	Conteúdo
Empresa	Coberturas Lousã (empresa fictícia) · reparação da cobertura do pavilhão 2
Período	De 13 a 24 de abril de 2026 · 4 trabalhadores
Riscos da prestadora	Queda de objetos sobre a zona de produção inferior
Riscos do local	Circulação de empilhadores no pátio de acesso; cobertura com claraboias não transitáveis
Medidas acordadas	Zona inferior delimitada durante os trabalhos; linha de vida e redes sob as claraboias
Meios de coordenação	Reunião inicial a 10 de abril e recurso preventivo da prestadora presente
Documentação verificada	Formação em trabalhos em altura, aptidão médica e seguro dos 4 trabalhadores, válidos
Acesso	Autorizados os 4; um recusado a 13 de abril por formação caducada até apresentar a renovada

Na auditoria

Erros que os auditores costumam apontar

Recolhe-se muita documentação da empresa prestadora, mas não consta que lhe tenham sido comunicados os riscos do local.
Trabalhadores de empresas prestadoras entram com a formação ou a aptidão médica caducadas.
Os trabalhadores independentes e as subcontratadas da prestadora ficam fora do controlo.
Não há meios de coordenação definidos em trabalhos com riscos que interagem.
Os acidentes de trabalhadores externos não são investigados porque «não são do quadro».

No Kimobox

Como se gere este registo no Kimobox

1A coordenação com cada empresa prestadora é gerida a partir do módulo CAE, com a troca de informação nos dois sentidos.
2A documentação de SST de cada trabalhador externo é verificada antes de entrar no estabelecimento, e o controlo de acessos confirma-a.
3As validades da formação, da aptidão e dos seguros geram avisos antes de expirarem.
4Os incidentes com pessoal externo seguem o mesmo circuito de investigação que os do pessoal próprio.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam antes de começar

O que são a empresa titular e a principal?

Segundo o RD 171/2004, titular é quem tem a capacidade de pôr à disposição e gerir o local de trabalho; principal é quem contrata ou subcontrata obras ou serviços da sua própria atividade que se realizam no seu local. Uma mesma empresa pode ser as duas coisas.

Basta pedir documentação à empresa prestadora?

Não. A coordenação exige também que o titular informe dos riscos do seu local e das medidas de emergência, e que se acordem meios de coordenação quando os riscos interagem. Pedir papéis só cobre uma parte.

Como se relaciona com a ISO 45001?

A secção 8.1.4.2 pede que se coordenem com os prestadores de serviços os seus perigos e riscos e que se apliquem critérios de segurança e saúde na sua seleção. Em Espanha, cumprir bem o RD 171/2004 é a forma natural de o demonstrar.

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Fontes

De onde vem cada dado

Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.

Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, que desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 en materia de coordinación de actividades empresariales BOE-A-2004-1848 · BOE n.º 27, de 31 de janeiro de 2004
ISO 45001:2018 — Sistemas de gestão da segurança e saúde no trabalho. Requisitos e orientações para a sua utilização ISO · Ed. 2018, com Amd 1:2024
Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales BOE-A-1995-24292 · Texto consolidado