Modelos y registros · ISO 45001 · Apartado 8.1.4.2
Registro de coordinación de actividades empresariales (CAE)
Cuando una contrata entra en el centro, los riesgos de las dos empresas se suman. El registro de coordinación demuestra que se han intercambiado, que se han acordado medidas y que nadie entra sin la documentación verificada.
En una frase
El registro de coordinación de actividades empresariales recoge, por cada contrata que concurre en el centro, la información de riesgos intercambiada, las instrucciones dadas, los medios de coordinación acordados y la verificación de la formación y aptitud de su personal, porque el RD 171/2004 obliga a coordinar la prevención entre empresas concurrentes e ISO 45001 pide coordinar con los contratistas sus peligros y riesgos (8.1.4.2).
- Dónde lo pide la norma
- ISO 45001 · Apartado 8.1.4.2 Los apartados se citan con la numeración de ISO 45001:2018, la edición vigente, que incluye la modificación de 2024 sobre cambio climático.
- Tipo de información
- Buena práctica ISO 45001 exige la coordinación (8.1.4.2), no un registro; la obligación documental viene del RD 171/2004
- Quién lo rellena
- Titular del centro y empresa principal Lo lleva el técnico de prevención, con compras para el alta y el responsable del área donde trabaja la contrata
- Cuándo
- Antes del inicio de los trabajos Y cuando cambian las actividades o se produce una situación de emergencia o un accidente
- Cuánto se conserva
- Lo fija la organización ISO 45001 no da plazos (7.5.3). La Ley 31/1995 obliga además a tener la documentación preventiva a disposición de la autoridad laboral (art. 23), de modo que conviene no destruir nada mientras siga vigente el puesto o el riesgo al que se refiere.
Qué pide la norma
Lo que exige ISO 45001 y lo que deja a tu criterio
La norma pide coordinar los procesos de compra con los contratistas para identificar peligros y controlar los riesgos que surgen de sus actividades, de las de la organización que les afectan y de las que afectan a terceros. También pide criterios de seguridad y salud para seleccionarlos y asegurarse de que cumplen los requisitos del sistema.
El RD 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, concreta las obligaciones: las empresas que concurren en un mismo centro deben informarse de los riesgos que pueden afectar a las demás, el titular del centro debe informar e instruir a las contratas, y la empresa principal debe vigilar que sus contratas de la propia actividad cumplen la normativa de prevención.
El registro no se limita a acumular documentos de la contrata: debe mostrar el intercambio en las dos direcciones y los medios de coordinación elegidos, como reuniones, instrucciones o la designación de un coordinador.
Estructura
Campos que debe tener el modelo
- Empresa concurrente, actividad y si es de la propia actividad
- Centro, zona y periodo de trabajo
- Riesgos de la contrata que pueden afectar a otros, y viceversa
- Información e instrucciones entregadas por el titular del centro
- Medios de coordinación acordados: reuniones, recurso preventivo, coordinador
- Documentación verificada: evaluación de riesgos, formación, aptitud médica, seguros
- Trabajadores autorizados a acceder y fecha de validez de su documentación
- Incidencias y accidentes durante los trabajos
Ejemplo
Ejemplo: mantenimiento de la cubierta por una empresa externa
Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Empresa | Cubiertas Lizarra (empresa ficticia) · reparación de la cubierta de la nave 2 |
| Periodo | Del 13 al 24 de abril de 2026 · 4 trabajadores |
| Riesgos de la contrata | Caída de objetos a la zona de producción inferior |
| Riesgos del centro | Tráfico de carretillas en el patio de acceso; cubierta con lucernarios no transitables |
| Medidas acordadas | Zona inferior acotada durante los trabajos; línea de vida y redes bajo lucernarios |
| Medios de coordinación | Reunión inicial el 10 de abril y recurso preventivo de la contrata presente |
| Documentación verificada | Formación en altura, aptitud médica y seguro de los 4 trabajadores, vigentes |
| Acceso | Autorizados los 4; uno rechazado el 13 de abril por formación caducada hasta presentar la renovada |
En la auditoría
Errores que suelen señalar los auditores
- Se recoge mucha documentación de la contrata, pero no consta que se le haya informado de los riesgos del centro.
- Trabajadores de contratas entran con la formación o la aptitud médica caducadas.
- Los autónomos y las subcontratas de la contrata quedan fuera del control.
- No hay medios de coordinación definidos en trabajos con riesgos que interactúan.
- Los accidentes de trabajadores externos no se investigan porque «no son plantilla».
En Kimobox
Cómo se lleva este registro en Kimobox
- 1La coordinación con cada contrata se gestiona desde el módulo CAE, con el intercambio de información en las dos direcciones.
- 2La documentación de PRL de cada trabajador externo se verifica antes de que entre en el centro, y el control de accesos lo comprueba.
- 3Las caducidades de formación, aptitud y seguros avisan antes de vencer.
- 4Los incidentes con personal externo siguen el mismo circuito de investigación que los propios.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Qué es la empresa titular y la principal?
Según el RD 171/2004, titular es quien tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo; principal es quien contrata o subcontrata obras o servicios de su propia actividad que se realizan en su centro. Una misma empresa puede ser ambas cosas.
¿Basta con pedir documentación a la contrata?
No. La coordinación exige también que el titular informe de los riesgos de su centro y de las medidas de emergencia, y que se acuerden medios de coordinación cuando los riesgos interactúan. Pedir papeles solo cubre una parte.
¿Cómo se relaciona con ISO 45001?
El apartado 8.1.4.2 pide coordinar con los contratistas sus peligros y riesgos y aplicar criterios de seguridad y salud en su selección. En España, cumplir bien el RD 171/2004 es la forma natural de demostrarlo.
Lleva los registros de ISO 45001 sin plantillas sueltas
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales BOE-A-2004-1848 · BOE núm. 27, de 31 de enero de 2004
- ISO 45001:2018 — Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos con orientación para su uso ISO · Ed. 2018, con Amd 1:2024
- Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales BOE-A-1995-24292 · Texto consolidado