Ein PDF per E-Mail reicht nicht
Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt und empfangen, das ihre automatische Verarbeitung erlaubt. Ein PDF ist ein Abbild des Dokuments: Ein Mensch kann es lesen, ein System aber nicht, ohne es zu interpretieren.
Das PDF bleibt eine gültige Rechnung, wenn alles Übrige erfüllt ist, zählt aber nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht, die Artikel 12 der Ley 18/2022 einführt.
Die Formate, die tatsächlich zählen
Im spanischen öffentlichen Sektor ist das Format Facturae mit elektronischer Signatur. Auf europäischer Ebene gilt die Norm EN 16931 mit ihren Syntaxen UBL und CII. In einzelnen Branchen lebt noch EDIFACT fort.
Gemeinsam ist ihnen, dass jede Angabe in einem benannten Feld steht: Bemessungsgrundlage, Mehrwertsteuersatz, Steuernummer (NIF) des Empfängers. Deshalb kann der Empfänger sie verbuchen, ohne sie erneut einzutippen.
Wo sie bereits Pflicht ist
Gegenüber öffentlichen Verwaltungen ist sie seit der Ley 25/2013 verpflichtend, für Rechnungen über fünftausend Euro, eingereicht über die zentrale Eingangsplattform FACe.
Zwischen Unternehmen ergibt sich die Pflicht aus Artikel 12 der Ley 18/2022, ausgestaltet durch das Real Decreto 238/2026. Ihr Zeitplan läuft seit dem Inkrafttreten der Orden HAC/1028/2026 am 6. Oktober 2026: zwölf Monate für Unternehmen mit mehr als 8 Millionen Euro Umsatz im Vorjahr und vierundzwanzig für alle übrigen.
Was Auditoren typischerweise sehen wollen
- Klare Unterscheidung zwischen PDF, E-Rechnung und Rechnungsdatensatz
- Mit jedem Kunden und jedem Lieferanten vereinbartes Format
- Registrierung bei FACe, wenn an öffentliche Verwaltungen fakturiert wird
- Fähigkeit, strukturierte Rechnungen zu empfangen, nicht nur zu versenden
So richten Sie den Rechnungsfluss in Kimobox ein
- 1Legen Sie die Eingangskanäle für Rechnungen fest: E-Mail, gemeinsames Postfach oder Cloud-Ordner.
- 2Konfigurieren Sie die Datenextraktion so, dass jedes Feld an der richtigen Stelle landet und nichts abgetippt werden muss.
- 3Kennzeichnen Sie, welche Lieferanten strukturierte Formate senden und welche noch Papier oder PDF.
Gut empfangen ist so wichtig wie gut ausstellen: Die Hälfte der Verwaltungsarbeit steckt in den eingehenden Rechnungen.
Woher jede Angabe stammt
Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, zur Änderung des Real Decreto 1007/2023 (erste Schlussbestimmung) BOE-A-2025-24446 · 03.12.2025
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, zur Ausgestaltung der verpflichtenden E-Rechnung zwischen Unternehmern und Freiberuflern BOE-A-2026-7295 · 31.03.2026
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, über die öffentliche Lösung für elektronische Rechnungsstellung BOE-A-2026-20587 · 05.10.2026
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (Verordnung über die Anforderungen an Rechnungssoftware) BOE-A-2023-24840 · 06.12.2023
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Gesetz über Unternehmensgründung und -wachstum, Artikel 12) BOE-A-2022-15818 · 29.09.2022
- Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas (elektronische Rechnungsstellung und Aufbewahrung) BOE-A-2007-7411 · 14.04.2007
- Elektronischer Amtssitz der Agencia Tributaria: Rechnungssoftware und Verifactu Agencia Tributaria · —