Un PDF per correu no n'hi ha prou
Una factura electrònica és la que s'emet i es rep en un format estructurat que en permet el tractament automàtic. Un PDF és una imatge del document: una persona el llegeix, però un sistema no pot llegir-lo sense interpretar-lo.
El PDF continua valent com a factura si es compleix la resta, però no compta com a factura electrònica als efectes de l'obligació que introdueix l'article 12 de la Llei 18/2022.
Els formats que sí que ho són
A l'àmbit públic espanyol el format és Facturae, signat electrònicament. A l'europeu, la norma EN 16931 i les seves sintaxis UBL i CII. En sectors concrets encara sobreviu EDIFACT.
El que tenen en comú és que cada dada ocupa un camp amb nom: base imposable, tipus d'IVA, NIF del destinatari. Per això el receptor la pot comptabilitzar sense tornar-la a teclejar.
On ja és obligatòria
Davant de les administracions públiques ho és des de la Llei 25/2013, per a factures d'import superior a cinc mil euros, presentades pel punt general d'entrada FACe.
Entre empreses, l'obligació ve de l'article 12 de la Llei 18/2022, i el seu calendari arrenca quan es publiqui el reglament que la desplega.
El que sol demanar l'auditor
- Distingir entre PDF, factura electrònica i registre de facturació
- Format acordat amb cada client i amb cada proveïdor
- Alta a FACe si es factura a administracions públiques
- Capacitat de rebre factures estructurades, no només d'emetre'n
Com es prepara el circuit de factures a Kimobox
- 1Defineix els canals pels quals entren les factures: correu, bústia compartida o carpeta al núvol.
- 2Configura l'extracció de dades perquè cada camp caigui al seu lloc i no calgui teclejar.
- 3Marca quins proveïdors envien format estructurat i quins segueixen en paper o PDF.
Rebre bé és tan important com emetre bé: la meitat de la feina administrativa és a les factures que arriben.
D'on surt cada dada
Referències al text oficial vigent. Si una norma es revisa, aquesta pàgina s'actualitza i la data de revisió ho reflecteix.
- Reial decret 1007/2023, reglament de requisits dels sistemes informàtics de facturació BOE-A-2023-24840 · 06/12/2023
- Llei 18/2022, de creació i creixement d'empreses (article 12) BOE-A-2022-15818 · 29/09/2022
- Ordre EHA/962/2007, sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures BOE-A-2007-7411 · 14/04/2007
- Seu electrònica de l'Agència Tributària: sistemes informàtics de facturació i Verifactu Agencia Tributaria · —