Un PDF por correo no basta
Una factura electrónica es la que se emite y se recibe en un formato estructurado que permite su tratamiento automático. Un PDF es una imagen del documento: una persona lo lee, pero un sistema no puede leerlo sin interpretarlo.
El PDF sigue valiendo como factura si se cumple lo demás, pero no cuenta como factura electrónica a efectos de la obligación que introduce el artículo 12 de la Ley 18/2022.
Los formatos que sí lo son
En el ámbito público español el formato es Facturae, firmado electrónicamente. En el europeo, la norma EN 16931 y sus sintaxis UBL y CII. En sectores concretos aún sobrevive EDIFACT.
Lo que tienen en común es que cada dato ocupa un campo con nombre: base imponible, tipo de IVA, NIF del destinatario. Por eso el receptor puede contabilizarla sin volver a teclearla.
Dónde ya es obligatoria
Frente a las administraciones públicas lo es desde la Ley 25/2013, para facturas de importe superior a cinco mil euros, con presentación a través del punto general de entrada FACe.
Entre empresas, la obligación llega del artículo 12 de la Ley 18/2022, y su calendario arranca cuando se publique el reglamento que la desarrolla.
Lo que suele pedir el auditor
- Distinguir entre PDF, factura electrónica y registro de facturación
- Formato acordado con cada cliente y con cada proveedor
- Alta en FACe si se factura a administraciones públicas
- Capacidad de recibir facturas estructuradas, no solo de emitirlas
Cómo se prepara el circuito de facturas en Kimobox
- 1Define los canales por los que entran las facturas: correo, buzón compartido o carpeta de la nube.
- 2Configura la extracción de datos para que cada campo caiga en su sitio y no haya que teclear.
- 3Marca qué proveedores envían formato estructurado y cuáles siguen en papel o PDF.
Recibir bien es tan importante como emitir bien: la mitad del trabajo administrativo está en las facturas que llegan.
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación BOE-A-2023-24840 · 06/12/2023
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (artículo 12) BOE-A-2022-15818 · 29/09/2022
- Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas BOE-A-2007-7411 · 14/04/2007
- Sede electrónica de la Agencia Tributaria: sistemas informáticos de facturación y Verifactu Agencia Tributaria · —