Modèles et enregistrements · BRCGS · Chapitre 3.11
Gestion des incidents et retrait de produits dans le BRCGS
Une procédure éprouvée pour décider et mener un retrait, avec l’obligation supplémentaire de prévenir l’organisme de certification lorsqu’il se produit réellement.
En une phrase
La gestion des incidents et du retrait de produits du BRCGS documente la procédure pour décider et mener retraits et rappels — équipe, contacts d’urgence, critères, communication —, son test au moins une fois par an et, en cas de retrait réel, l’information de l’organisme de certification dans un délai de trois jours ouvrables à compter de la décision, comme le demande le chapitre 3.11.
- Où la norme l’exige
- BRCGS · Chapitre 3.11 Les chapitres suivent la numérotation de l’édition 9 du BRCGS Food Safety. Si votre audit porte déjà sur une édition ultérieure, vérifiez la correspondance sur brcgs.com.
- Type d’information
- Enregistrement obligatoire Procédure et enregistrements à conserver (3.11)
- Qui le renseigne
- Équipe de gestion des incidents Avec des représentants de la direction, de la qualité, du commercial et de la logistique
- Quand
- Test au moins une fois par an Et à chaque incident réel, avec information de l’organisme de certification
- Durée de conservation
- Durée de vie plus 12 mois, au minimum Le BRCGS demande de fixer une durée en tenant compte de la loi, du client et de la durée de vie du produit, et de conserver au minimum les enregistrements pendant la durée de vie plus douze mois (3.3).
Ce que demande la norme
Ce qu’exige BRCGS et ce qui est laissé à votre appréciation
Le BRCGS demande des procédures de gestion des incidents — ruptures d’approvisionnement, catastrophes, contamination, malveillance — et des retraits ou rappels de produits. La procédure identifie les personnes clés de l’équipe de gestion des incidents, comporte les contacts à jour des clients, fournisseurs, autorités et de l’organisme de certification, et prévoit les modalités d’information.
La procédure de retrait est testée au moins une fois par an, de façon à vérifier qu’elle fonctionne en pratique, et les résultats, délais et enseignements tirés compris, sont enregistrés.
En cas de retrait réel ou d’incident grave de sécurité des aliments, il faut en informer l’organisme qui a délivré le certificat dans un délai de trois jours ouvrables à compter de la décision. L’obligation légale de retirer et d’informer l’autorité figure à l’article 19 du règlement (CE) 178/2002.
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Équipe de gestion des incidents avec fonctions et suppléants
- Contacts d’urgence et date de leur dernière vérification
- Scénario ou incident, lot et date
- Heure de début, de décision et de clôture
- Communications : clients, autorité, organisme de certification
- Quantité localisée et récupérée
- Enseignements et actions
- Revue de la procédure
Exemple
Exemple : test annuel de retrait dans une usine de sauces fictive
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Scénario | Mayonnaise 450 g · lot MY-26-140 · contamination possible par du verre au conditionnement |
| Équipe | Directeur d’usine, qualité, commercial, logistique · suppléant qualité activé pour cause de congés |
| Décision | 10:05, 35 minutes après l’alerte |
| Clients | 5 distributeurs contactés avant 12:30 |
| Récupération simulée | 96 % du lot localisé dans les entrepôts des clients |
| Organisme de certification | Vérification du contact et du délai d’information de trois jours ouvrables |
| Enseignement | Le numéro d’astreinte d’un distributeur ne répondait pas en dehors des heures ouvrées · un second contact est demandé |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- Des contacts d’urgence que personne n’a vérifiés dans l’année.
- La procédure ne prévoit pas de suppléants pour l’équipe de gestion des incidents.
- Le test se limite à une recherche de traçabilité.
- Des retraits réels qui ne sont pas signalés à l’organisme de certification.
- Des enseignements qui ne modifient pas la procédure.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1L’exercice de retrait renvoie en quelques minutes les lots et les clients concernés.
- 2L’exercice est enregistré avec ses délais, ses communications et ses enseignements.
- 3Les alertes à l’équipe de gestion des incidents sont envoyées sous forme de notifications push avec accusé de lecture.
- 4La vérification périodique des contacts est programmée comme tâche avec alerte.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Faut-il prévenir l’organisme de certification d’un retrait ?
Oui, en cas de retrait réel ou d’incident grave de sécurité des aliments, dans un délai de trois jours ouvrables à compter de la décision. Lors d’un exercice, on ne le signale pas, mais il est utile de vérifier que le contact est correct.
Quels incidents la procédure couvre-t-elle ?
Outre les retraits, toute situation susceptible d’affecter la sécurité, la légalité ou la qualité du produit : coupures d’eau ou d’énergie, incendies, contamination, malveillance ou défaillance de fournisseurs critiques.
Un retrait réel vaut-il test annuel ?
Il est généralement accepté s’il a été géré selon la procédure et documenté avec ses délais et ses enseignements. S’il n’y en a eu aucun, le test se fait sur un scénario simulé.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.