Vorlagen und Aufzeichnungen · BRCGS · Abschnitt 3.11

Vorfallmanagement und Produktrückruf nach BRCGS

Ein erprobtes Verfahren, um einen Rückruf zu entscheiden und durchzuführen, mit der zusätzlichen Pflicht, die Zertifizierungsstelle zu informieren, wenn er tatsächlich eintritt.

In einem Satz

Das Vorfallmanagement und der Produktrückruf nach BRCGS dokumentieren das Verfahren, um Rücknahmen und Rückrufe zu entscheiden und durchzuführen – Team, Notfallkontakte, Kriterien, Kommunikation –, seinen Test mindestens einmal jährlich und, bei einem echten Rückruf, die Meldung an die Zertifizierungsstelle innerhalb von drei Werktagen nach der Entscheidung, wie es Abschnitt 3.11 verlangt.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: BRCGS · Abschnitt 3.11 Die Abschnitte folgen der Nummerierung der Ausgabe 9 von BRCGS Food Safety. Wird Ihr Audit bereits nach einer späteren Ausgabe durchgeführt, prüfen Sie die Zuordnung auf brcgs.com.
Art der Information: Pflichtaufzeichnung Aufzubewahrendes Verfahren und Aufzeichnungen (3.11)
Wer sie ausfüllt: Vorfallmanagementteam Mit Vertretung von Leitung, Qualität, Vertrieb und Logistik
Wann: Test mindestens einmal jährlich Und bei jedem echten Vorfall, mit Meldung an die Zertifizierungsstelle
Wie lange sie aufbewahrt wird: Haltbarkeit plus mindestens 12 Monate BRCGS verlangt, eine Frist unter Berücksichtigung von Gesetz, Kunde und Haltbarkeit des Produkts festzulegen und die Aufzeichnungen mindestens für die Haltbarkeit plus zwölf Monate aufzubewahren (3.3).

Was die Norm verlangt

Was BRCGS fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

BRCGS verlangt Verfahren für das Management von Vorfällen – Versorgungsausfälle, Katastrophen, Kontamination, Sabotage – sowie von Rücknahmen und Rückrufen. Das Verfahren benennt die Schlüsselpersonen des Vorfallmanagementteams, enthält aktuelle Kontakte von Kunden, Lieferanten, Behörden und Zertifizierungsstelle und legt fest, wie informiert wird.

Das Rückrufverfahren wird mindestens einmal jährlich so getestet, dass sich zeigt, ob es in der Praxis funktioniert, und die Ergebnisse einschließlich Zeiten und Erkenntnissen werden aufgezeichnet.

Kommt es zu einem echten Rückruf oder einem schwerwiegenden Lebensmittelsicherheitsvorfall, ist die Stelle, die das Zertifikat ausgestellt hat, innerhalb von drei Werktagen nach der Entscheidung zu informieren. Die gesetzliche Pflicht, das Produkt zurückzunehmen und die Behörde zu informieren, steht in Artikel 19 der Verordnung (EG) 178/2002.

Im Zusammenhang lesen: Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystem, in der Akademie zu BRCGS

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Vorfallteam mit Aufgaben und Stellvertretern
Notfallkontakte und Datum ihrer letzten Prüfung
Szenario oder Vorfall, Charge und Datum
Uhrzeit von Beginn, Entscheidung und Abschluss
Kommunikation: Kunden, Behörde, Zertifizierungsstelle
Lokalisierte und zurückgeholte Menge
Erkenntnisse und Maßnahmen
Überprüfung des Verfahrens

Beispiel

Beispiel: jährlicher Rückruftest in einem fiktiven Saucenbetrieb

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Szenario	Mayonnaise 450 g · Charge MY-26-140 · mögliche Glaskontamination beim Abfüllen
Team	Werksleiter, Qualität, Vertrieb, Logistik · Stellvertretung der Qualität wegen Urlaubs aktiviert
Entscheidung	10:05, 35 Minuten nach der Meldung
Kunden	5 Händler vor 12:30 kontaktiert
Simulierte Rückholung	96 % der Charge in Kundenlagern lokalisiert
Zertifizierungsstelle	Kontakt und Meldefrist von drei Werktagen geprüft
Erkenntnis	Die Bereitschaftsnummer eines Händlers war außerhalb der Geschäftszeiten nicht erreichbar · ein zweiter Kontakt wird angefordert

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Notfallkontakte, die im ganzen Jahr niemand geprüft hat.
Das Verfahren sieht keine Stellvertreter für das Vorfallteam vor.
Der Test bleibt bei einer Rückverfolgbarkeitsabfrage stehen.
Echte Rückrufe, die der Zertifizierungsstelle nicht gemeldet werden.
Erkenntnisse, die das Verfahren nicht ändern.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Die Rückrufsimulation liefert in Minuten die betroffenen Chargen und Kunden.
2Die Übung wird mit Zeiten, Kommunikation und Erkenntnissen aufgezeichnet.
3Die Alarmierung des Vorfallteams erfolgt als Push-Benachrichtigung mit Lesebestätigung.
4Die regelmäßige Prüfung der Kontakte wird als Aufgabe mit Erinnerung eingeplant.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Muss die Zertifizierungsstelle über einen Rückruf informiert werden?

Ja, über einen echten Rückruf oder einen schwerwiegenden Lebensmittelsicherheitsvorfall, innerhalb von drei Werktagen nach der Entscheidung. Bei einer Übung wird nicht gemeldet, doch es empfiehlt sich zu prüfen, ob der Kontakt stimmt.

Welche Vorfälle deckt das Verfahren ab?

Neben Rückrufen jede Situation, die Sicherheit, Rechtskonformität oder Qualität des Produkts beeinträchtigen kann: Ausfall von Wasser oder Energie, Brände, Kontamination, Sabotage oder Ausfälle kritischer Lieferanten.

Gilt ein echter Rückruf als Jahrestest?

Er wird meist akzeptiert, wenn er nach dem Verfahren abgewickelt und mit Zeiten und Erkenntnissen dokumentiert wurde. Gab es keinen, wird der Test mit einem simulierten Szenario durchgeführt.

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