Vorlagen und Aufzeichnungen · IFS Food · Abschnitt 5.9

Rückrufübung für Produkte nach IFS Food

Die Generalprobe einer Krise: Es wird beschlossen, eine fiktive Charge zurückzurufen, und geprüft, ob die Organisation sie rechtzeitig findet, informiert und zurückholt.

In einem Satz

Die Rückrufübung nach IFS Food testet mindestens einmal jährlich das Verfahren für Vorfallsmanagement, Rücknahme und Rückruf von Produkten – Krisenteam, aktuelle Kontakte, Entscheidung, Kommunikation an Kunden und Behörden, Rückholung – und muss mit Zeiten und Verbesserungen aufgezeichnet werden, denn Abschnitt 5.9 enthält eine KO-Anforderung.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: IFS Food · Abschnitt 5.9 Die Abschnitte folgen der Nummerierung von IFS Food Version 8. Trägt eine Aufzeichnung eine KO-Anforderung, ist das in ihrer Vorlage angegeben.
Art der Information: Pflichtaufzeichnung KO-Anforderung von IFS Food (5.9)
Wer sie ausfüllt: Krisenmanagementteam Einberufen durch Qualitätsabteilung oder Leitung; Vertrieb, Logistik und Produktion nehmen teil
Wann: Mindestens einmal jährlich Szenario und Tag sollten wechseln, und gelegentlich sollte die Übung ohne Vorankündigung an das Team stattfinden
Wie lange sie aufbewahrt wird: Haltbarkeit plus mindestens ein Jahr IFS Food verlangt, Aufzeichnungen nach den gesetzlichen Vorgaben und mindestens ein Jahr über die festgelegte Haltbarkeit hinaus aufzubewahren; hat das Produkt keine, ist die Frist zu begründen (2.1.2).

Was die Norm verlangt

Was IFS Food fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

IFS verlangt ein Verfahren für das Management von Vorfällen, Rücknahmen und Rückrufen, mit einem benannten Krisenmanagementteam, aktuellen Notfallkontakten und der Art und Weise, wie Kunden, Behörden und gegebenenfalls Verbraucher informiert werden. Die Wirksamkeit des Verfahrens wird regelmäßig, mindestens einmal jährlich, getestet.

Die Übung muss realistisch sein: eine Charge auswählen, die Entscheidung treffen, die Kunden ermitteln und prüfen, ob die Telefonnummern erreichbar sind. Eine Übung, die bei der Systemabfrage stehen bleibt, ist ein Rückverfolgbarkeitstest, keine Rückrufübung.

Die gesetzliche Pflicht, ein möglicherweise unsicheres Lebensmittel vom Markt zu nehmen und die Behörde zu informieren, steht in Artikel 19 der Verordnung (EG) 178/2002.

Im Zusammenhang lesen: Verpflichtung der obersten Leitung, in der Akademie zu IFS Food

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Simuliertes Szenario und gewählte Charge
Uhrzeit von Beginn, Entscheidung und Abschluss
Einberufene Mitglieder des Krisenteams und Reaktion
Betroffene Kunden und Mengen
Kommunikation: an Kunden, Behörde und gegebenenfalls Zertifizierungsstelle
Zurückgeholte oder lokalisierte Menge im Vergleich zur versandten
Festgestellte Probleme
Verbesserungsmaßnahmen und Überprüfung des Verfahrens

Beispiel

Beispiel: Übung wegen nicht deklariertem Allergen in einer fiktiven Keksfabrik

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Szenario	Haferkekse · Charge GA-26-201 · mögliche nicht deklarierte Milch
Beginn	3. Juni 2026 · 08:30 · Benachrichtigung der Krisenverantwortlichen
Entscheidung	09:10 · simulierter Rückruf der gesamten Charge (8.400 Packungen)
Ermittlung	6 Kunden um 09:40 identifiziert
Kontakt	5 von 6 Kunden vor 11:00 telefonisch erreicht; einer mit veraltetem Kontakt
Rückholung	7.950 Packungen in Kundenlagern lokalisiert · 450 an Verbraucher verkauft
Behörde	Entwurf der Meldung vorbereitet, nicht versandt, da es sich um eine Übung handelt
Verbesserung	Vierteljährliche Überprüfung der Notfallkontakte der Kunden · Vertriebsleiter

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Die Übung beschränkt sich darauf, die Kundenliste aus dem System zu ziehen.
Veraltete Notfallkontakte von Kunden und Behörden.
Die Zeiten der einzelnen Phasen werden nicht aufgezeichnet.
Festgestellte Probleme lösen keine Maßnahmen aus und ändern das Verfahren nicht.
Immer dasselbe Szenario, Tage im Voraus vorbereitet.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Die Rückrufsimulation liefert in Minuten die betroffenen Chargen, Rohstoffe und Kunden.
2Kommunikation und Zeiten jeder Phase liegen in derselben Aufzeichnung der Übung.
3Die Alarmierung des Krisenteams kann als Push-Benachrichtigung mit Lesebestätigung erfolgen.
4Festgestellte Verbesserungen werden als Maßnahmen mit Verantwortlichem und Frist eröffnet.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Was ist der Unterschied zwischen Rücknahme und Rückruf?

Die Rücknahme holt das Produkt aus der Vertriebskette; der Rückruf reicht bis zum Verbraucher, meist mit öffentlicher Warnung. Das Verfahren muss beide Fälle abdecken.

Gilt ein echter Vorfall als Übung?

Gab es im Jahr einen echten, nach dem Verfahren abgewickelten und dokumentierten Rückruf, wird er meist als Nachweis der Wirksamkeit akzeptiert. Zeiten und Erkenntnisse müssen vorgelegt werden können.

Muss die Behörde bei einer Übung informiert werden?

Die Meldung wird nicht versandt, doch es empfiehlt sich, den Entwurf vorzubereiten und zu prüfen, ob der Kontakt stimmt: Das ist einer der Teile, die im Ernstfall am häufigsten versagen.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

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