Modelos e registos · IFS Food · Cláusula 5.9
Simulacro de recolha de produto na IFS Food
O ensaio geral de uma crise: decide-se retirar um lote fictício e verifica-se se a organização localiza, avisa e recupera a tempo.
Numa frase
O simulacro de recolha na IFS Food põe à prova, pelo menos uma vez por ano, o procedimento de gestão de incidentes, retirada e recolha de produto —equipa de crise, contactos atualizados, decisão, comunicação a clientes e autoridades, recuperação—, e deve ficar registado com os seus tempos e melhorias, porque a cláusula 5.9 inclui um requisito KO.
- Onde a norma o exige
- IFS Food · Cláusula 5.9 As cláusulas seguem a numeração da IFS Food versão 8. Quando um registo sustenta um requisito KO, isso é indicado na sua ficha.
- Tipo de informação
- Registo obrigatório Requisito KO da IFS Food (5.9)
- Quem o preenche
- Equipa de gestão de crise É convocada pela qualidade ou pela gestão de topo; participam o comercial, a logística e a produção
- Quando
- Pelo menos uma vez por ano Convém variar o cenário, o dia e, por vezes, fazê-lo sem aviso prévio à equipa
- Durante quanto tempo se conserva
- Prazo de validade mais um ano, no mínimo A IFS Food pede que os registos sejam conservados segundo a legislação e, pelo menos, durante um ano após o prazo de validade especificado; se o produto não o tiver, o prazo é justificado (2.1.2).
O que a norma exige
O que o referencial IFS Food exige e o que fica ao seu critério
A IFS pede um procedimento para gerir incidentes, retiradas e recolhas de produto, com uma equipa de gestão de crise designada, contactos de emergência atualizados e a forma de informar clientes, autoridades e, se aplicável, consumidores. A eficácia do procedimento é testada periodicamente, pelo menos uma vez por ano.
O simulacro deve ser realista: escolher um lote, tomar a decisão, localizar os clientes e verificar que os telefones atendem. Um exercício que fica pela consulta ao sistema é um teste de rastreabilidade, não de recolha.
A obrigação legal de retirar e informar a autoridade quando um alimento pode não ser seguro está no artigo 19.º do Regulamento (CE) 178/2002.
Estrutura
Campos que o modelo deve ter
- Cenário simulado e lote escolhido
- Hora de início, de decisão e de encerramento
- Membros da equipa de crise convocados e resposta
- Clientes e quantidades afetadas
- Comunicações: a clientes, à autoridade e ao organismo de certificação, se aplicável
- Quantidade recuperada ou localizada face à expedida
- Problemas detetados
- Ações de melhoria e revisão do procedimento
Exemplo
Exemplo: simulacro por alergénio não declarado numa fábrica fictícia de bolachas
Empresa, pessoas e números fictícios: o exemplo serve apenas para mostrar como fica um registo bem preenchido.
| Campo | Conteúdo |
|---|---|
| Cenário | Bolachas de aveia · lote GA-26-201 · possível presença de leite não declarado |
| Início | 3 de junho de 2026 · 08:30 · aviso à responsável de crise |
| Decisão | 09:10 · recolha simulada do lote completo (8400 embalagens) |
| Localização | 6 clientes identificados às 09:40 |
| Contacto | 5 de 6 clientes contactados por telefone antes das 11:00; um com contacto desatualizado |
| Recuperação | 7950 embalagens localizadas nos armazéns dos clientes · 450 vendidas ao consumidor |
| Autoridade | Rascunho de comunicação preparado, não enviado por se tratar de um simulacro |
| Melhoria | Revisão trimestral dos contactos de emergência dos clientes · responsável comercial |
Na auditoria
Erros que os auditores costumam apontar
- O simulacro limita-se a tirar a lista de clientes do sistema.
- Contactos de emergência de clientes e autoridades desatualizados.
- Não se registam os tempos de cada fase.
- Os problemas detetados não geram ações nem mudam o procedimento.
- Sempre o mesmo cenário, preparado com dias de antecedência.
No Kimobox
Como se gere este registo no Kimobox
- 1O simulacro de retirada devolve em minutos os lotes, as matérias-primas e os clientes afetados.
- 2As comunicações e os tempos de cada fase ficam no mesmo registo do exercício.
- 3Os avisos à equipa de crise podem ser enviados como notificações push com confirmação de leitura.
- 4As melhorias detetadas são abertas como ações com responsável e prazo.
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de começar
Que diferença há entre retirada e recolha?
A retirada tira o produto da cadeia de distribuição; a recolha chega até ao consumidor, normalmente com aviso público. O procedimento deve cobrir os dois casos.
Um incidente real serve como simulacro?
Se no ano houve uma recolha real gerida com o procedimento e documentada, costuma ser aceite como prova da sua eficácia. É preciso poder mostrar os tempos e as lições aprendidas.
É preciso avisar a autoridade num simulacro?
A comunicação não é enviada, mas convém preparar o rascunho e confirmar que o contacto está correto: é uma das partes que mais falha num caso real.
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Fontes
De onde vem cada dado
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.
- IFS Food, versão 8 — Norma para auditar a qualidade e a segurança dos produtos alimentares IFS Management GmbH · Versão 8, abril de 2023
- Regulamento (CE) n.º 178/2002, princípios e normas gerais da legislação alimentar (arts. 18.º e 19.º) EUR-Lex · 28 de janeiro de 2002