Modelos e registos · IFS Food · Cláusula 4.2.1

Especificações de matérias-primas e produto na IFS Food

O que se compra e o que se vende tem de estar descrito por escrito, acordado e em vigor. A IFS trata-o como requisito KO.

Numa frase

As especificações na IFS Food descrevem cada matéria-prima, embalagem e produto acabado —composição, parâmetros de qualidade e segurança, alergénios, requisitos legais, prazo de validade— numa versão em vigor, acordada com o fornecedor ou o cliente e acessível a quem dela precisa, porque a cláusula 4.2.1 do referencial inclui um requisito KO sobre a sua existência e atualização.

Conteúdo revisto em 17 de outubro de 2026

Onde a norma o exige: IFS Food · Cláusula 4.2.1 As cláusulas seguem a numeração da IFS Food versão 8. Quando um registo sustenta um requisito KO, isso é indicado na sua ficha.
Tipo de informação: Documento obrigatório Documento a manter atualizado; inclui um requisito KO (4.2.1)
Quem o preenche: Qualidade, com compras e desenvolvimento As compras obtêm a ficha do fornecedor; a qualidade revê-a e aprova-a
Quando: Antes de usar a matéria-prima E a cada alteração de receita, fornecedor ou legislação, com uma revisão periódica definida
Durante quanto tempo se conserva: Versão em vigor e versões anteriores As versões retiradas são conservadas, como qualquer registo, pelo menos durante um ano após o prazo de validade do último lote fabricado com elas.

O que a norma exige

O que o referencial IFS Food exige e o que fica ao seu critério

O referencial pede especificações para todas as matérias-primas, incluindo as embalagens que contactam com o alimento, e para os produtos acabados. Devem cumprir a legislação, estar disponíveis para o pessoal que as utiliza e ser revistas quando muda a receita, o processo ou o fornecedor.

Quando o cliente o pede, a especificação do produto acabado é acordada com ele; se não houver acordo formal, a empresa tem de conseguir demonstrar que o cliente a conhece. As especificações caducadas ou que não coincidem com a receita real são uma constatação habitual.

As fichas técnicas do fornecedor podem servir de especificação se contiverem o necessário e a empresa as tiver revisto; não basta arquivá-las.

Leia-o em contexto: Planeamento e processo de produção, na Academia (IFS Food)

Estrutura

Campos que o modelo deve ter

Denominação, código interno e fornecedor ou cliente
Composição e ingredientes, com origem quando relevante
Alergénios presentes e risco de contaminação cruzada
Parâmetros físico-químicos e microbiológicos com as respetivas tolerâncias
Requisitos legais aplicáveis e declarações (OGM, ionização, origem)
Embalagem, rotulagem, condições de armazenagem e prazo de validade
Versão, data e aprovação
Evidência de acordo ou conhecimento pela outra parte

Exemplo

Exemplo: farinha de trigo para uma panificadora fictícia

Empresa, pessoas e números fictícios: o exemplo serve apenas para mostrar como fica um registo bem preenchido.

Campo	Conteúdo
Matéria-prima	Farinha de trigo T55 · código MP-014 · Moagem do Sul (fictícia)
Composição	100 % trigo mole · origem UE
Alergénios	Glúten · possíveis vestígios de soja por linha partilhada no moinho
Parâmetros	Humidade ≤ 15 % · proteína 11-12 % · ocratoxina A dentro do limite legal
Microbiologia	Contagem de bolores ≤ 10⁴ ufc/g
Armazenagem	Local seco, ≤ 25 °C · prazo de validade de 9 meses
Versão	v3 · 2 de março de 2026 · aprovada pela qualidade
Acordo	Assinada pelo fornecedor no portal a 5 de março de 2026

Na auditoria

Erros que os auditores costumam apontar

Fichas técnicas de há anos que ninguém confrontou com o fornecedor.
A especificação não inclui o risco de vestígios de alergénios que o fornecedor declara.
Alterações de receita sem revisão da especificação do produto acabado.
Embalagens em contacto com o alimento sem especificação nem declaração de conformidade.
Especificações de cliente acordadas por e-mail e nunca incorporadas no sistema.

No Kimobox

Como se gere este registo no Kimobox

1Cada referência exige uma ficha técnica em vigor com a respetiva declaração de alergénios, que o fornecedor carrega a partir do portal de fornecedores.
2A validade da ficha é vigiada e reclamada ao fornecedor antes de expirar.
3Uma nova versão da ficha desencadeia a revisão da matriz de alergénios e dos produtos que usam essa matéria-prima.
4As especificações acordadas com cada cliente ficam no mesmo sistema que os certificados de análise do lote.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam antes de começar

A ficha técnica do fornecedor serve como especificação?

Sim, se contiver todos os parâmetros relevantes para a segurança e a qualidade, se a empresa a tiver revisto e aprovado, e se for mantida atualizada. Arquivá-la sem a rever não cumpre.

Com que frequência se revêem as especificações?

A IFS pede que sejam revistas quando muda algo que as afeta e com uma periodicidade definida pela empresa. Muitas fixam uma revisão pelo menos de três em três anos, ou anual para as matérias-primas de maior risco.

É preciso ter especificação das embalagens?

Das que estão em contacto com o alimento, sim, juntamente com a sua declaração de conformidade. É um dos pontos que o referencial menciona expressamente.

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Fontes

De onde vem cada dado

Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.

IFS Food, versão 8 — Norma para auditar a qualidade e a segurança dos produtos alimentares IFS Management GmbH · Versão 8, abril de 2023
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