Modèles et enregistrements · IFS Food · Chapitre 4.2.1
Spécifications des matières premières et des produits dans l’IFS Food
Ce que l’on achète et ce que l’on vend doit être décrit par écrit, convenu et en vigueur. L’IFS en fait une exigence KO.
En une phrase
Les spécifications dans l’IFS Food décrivent chaque matière première, emballage et produit fini — composition, paramètres de qualité et de sécurité, allergènes, exigences légales, durée de vie — dans une version en vigueur, convenue avec le fournisseur ou le client et accessible à qui en a besoin, car le chapitre 4.2.1 du référentiel comporte une exigence KO sur leur existence et leur mise à jour.
- Où la norme l’exige
- IFS Food · Chapitre 4.2.1 Les chapitres suivent la numérotation de l’IFS Food version 8. Lorsqu’un enregistrement soutient une exigence KO, sa fiche l’indique.
- Type d’information
- Document obligatoire Document à tenir à jour ; comporte une exigence KO (4.2.1)
- Qui le renseigne
- La qualité, avec les achats et le développement Les achats obtiennent la fiche du fournisseur ; la qualité la revoit et l’approuve
- Quand
- Avant d’utiliser la matière première Et à chaque changement de recette, de fournisseur ou de législation, avec une revue périodique définie
- Durée de conservation
- Version en vigueur et versions antérieures Les versions retirées sont conservées, comme tout enregistrement, au moins un an après la durée de vie du dernier lot fabriqué avec elles.
Ce que demande la norme
Ce qu’exige IFS Food et ce qui est laissé à votre appréciation
Le référentiel exige des spécifications pour toutes les matières premières, y compris les emballages au contact de la denrée, et pour les produits finis. Elles doivent respecter la législation, être à la disposition du personnel qui les utilise et être revues en cas de changement de recette, de processus ou de fournisseur.
Lorsque le client le demande, la spécification du produit fini est convenue avec lui ; à défaut d’accord formel, l’entreprise doit pouvoir démontrer que le client en a connaissance. Des spécifications périmées ou qui ne correspondent pas à la recette réelle sont un constat fréquent.
Les fiches techniques du fournisseur peuvent tenir lieu de spécification si elles contiennent l’essentiel et si l’entreprise les a revues ; il ne suffit pas de les archiver.
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Dénomination, code interne et fournisseur ou client
- Composition et ingrédients, avec l’origine lorsqu’elle est pertinente
- Allergènes présents et risque de contamination croisée
- Paramètres physico-chimiques et microbiologiques avec leurs tolérances
- Exigences légales applicables et déclarations (OGM, ionisation, origine)
- Emballage, étiquetage, conditions de stockage et durée de vie
- Version, date et approbation
- Preuve de l’accord ou de la connaissance par l’autre partie
Exemple
Exemple : farine de blé pour une boulangerie industrielle fictive
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Matière première | Farine de blé T55 · code MP-014 · Moulins du Midi (fictif) |
| Composition | 100 % blé tendre · origine UE |
| Allergènes | Gluten · traces possibles de soja du fait d’une ligne partagée au moulin |
| Paramètres | Humidité ≤ 15 % · protéines 11-12 % · ochratoxine A dans la limite légale |
| Microbiologie | Moisissures ≤ 10⁴ ufc/g |
| Stockage | Endroit sec, ≤ 25 °C · durée de vie 9 mois |
| Version | v3 · 2 mars 2026 · approuvée par la qualité |
| Accord | Signée par le fournisseur sur le portail le 5 mars 2026 |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- Des fiches techniques vieilles de plusieurs années que personne n’a confrontées au fournisseur.
- La spécification ne reprend pas le risque de traces d’allergènes que le fournisseur déclare pourtant.
- Des changements de recette sans revue de la spécification du produit fini.
- Des emballages au contact de la denrée sans spécification ni déclaration de conformité.
- Des spécifications client convenues par courriel et jamais intégrées au système.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1Chaque référence exige une fiche technique en vigueur avec sa déclaration d’allergènes, que le fournisseur dépose depuis le portail fournisseurs.
- 2L’échéance de la fiche est surveillée et réclamée au fournisseur avant son expiration.
- 3Une nouvelle version de la fiche déclenche la revue de la matrice des allergènes et des produits qui utilisent cette matière première.
- 4Les spécifications convenues avec chaque client se trouvent dans le même système que les certificats d’analyse du lot.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
La fiche technique du fournisseur vaut-elle spécification ?
Oui, si elle contient tous les paramètres pertinents pour la sécurité et la qualité, si l’entreprise l’a revue et approuvée et si elle est tenue à jour. L’archiver sans la revoir ne suffit pas.
À quelle fréquence revoir les spécifications ?
L’IFS demande de les revoir lorsqu’un élément qui les concerne change, et selon une périodicité définie par l’entreprise. Beaucoup fixent une revue au moins tous les trois ans, ou annuelle pour les matières premières les plus à risque.
Faut-il une spécification pour les emballages ?
Pour ceux qui sont au contact de la denrée, oui, avec leur déclaration de conformité. C’est l’un des points que le référentiel mentionne expressément.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- IFS Food, version 8 — Référentiel pour l’audit de la qualité et de la sécurité des produits alimentaires IFS Management GmbH · Version 8, avril 2023
- Règlement (UE) nº 1169/2011 concernant l’information des consommateurs sur les denrées alimentaires EUR-Lex · 25 octobre 2011
- Règlement (CE) nº 852/2004 relatif à l’hygiène des denrées alimentaires EUR-Lex · 29 avril 2004