Modèles et enregistrements · IFS Food · Chapitre 4.4
Évaluation et approbation des fournisseurs dans l’IFS Food
La décision de savoir à qui l’on achète et la revue périodique de la pertinence de ce choix, selon des critères qui dépendent du risque de ce qui est fourni.
En une phrase
L’évaluation des fournisseurs dans l’IFS Food est la procédure et l’enregistrement par lesquels chaque fournisseur de matières premières, d’emballages et de services est approuvé selon des critères de risque — certification, audit, questionnaire, historique — puis réévalué périodiquement sur sa performance réelle, comme le demande le chapitre 4.4 du référentiel.
- Où la norme l’exige
- IFS Food · Chapitre 4.4 Les chapitres suivent la numérotation de l’IFS Food version 8. Lorsqu’un enregistrement soutient une exigence KO, sa fiche l’indique.
- Type d’information
- Enregistrement obligatoire Enregistrement à conserver (4.4)
- Qui le renseigne
- Les achats avec la qualité L’approbation finale revient généralement à la qualité lorsque le risque pour la sécurité des aliments est significatif
- Quand
- Avant le premier achat puis périodiquement L’entreprise fixe la fréquence de réévaluation selon le risque ; également en cas d’incident grave
- Durée de conservation
- Durée de vie plus un an, au minimum L’IFS Food demande de conserver les enregistrements conformément à la législation et au moins un an après la durée de vie spécifiée ; si le produit n’en a pas, la durée est justifiée (2.1.2).
Ce que demande la norme
Ce qu’exige IFS Food et ce qui est laissé à votre appréciation
L’IFS demande une procédure documentée d’approbation et de suivi des fournisseurs qui tienne compte du risque de chaque matière première, emballage ou service. Les critères peuvent inclure des certifications reconnues, des audits chez le fournisseur, des questionnaires ou des analyses, mais ils doivent être définis et appliqués.
La réévaluation se fait à des intervalles fixés par l’entreprise et doit s’appuyer sur des données : refus à réception, réclamations, résultats d’analyse, respect des délais. Un fournisseur approuvé il y a des années et jamais revu est un constat fréquent.
Les services qui influent sur la sécurité des aliments — lutte contre les nuisibles, nettoyage externalisé, laboratoire, transport — entrent aussi dans le périmètre. Avec les agents et négociants, il faut savoir qui fabrique réellement.
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Fournisseur, produits ou services fournis et fabricant réel s’il s’agit d’un intermédiaire
- Niveau de risque attribué et critère utilisé
- Certification en cours de validité (IFS, BRCGS, FSSC ou autre) et date d’échéance
- Résultat du questionnaire, de l’audit ou de l’analyse d’entrée
- Décision d’approbation, conditions et auteur de l’approbation
- Indicateurs de performance : refus, réclamations, retards
- Date de la dernière et de la prochaine réévaluation
Exemple
Exemple : réévaluation annuelle d’un fournisseur d’épices fictif
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Fournisseur | Épices du Levant (fictif) · paprika et cumin |
| Risque | Élevé : fraude par adultération et contamination par les mycotoxines |
| Certification | IFS Food v8, valable jusqu’en novembre 2026 |
| Performance 2025-2026 | 42 livraisons · 1 refus pour humidité · 0 réclamation |
| Analyses | 2 analyses d’aflatoxines commandées par l’entreprise : conformes |
| Décision | Approuvé · maintien d’une analyse d’authenticité semestrielle |
| Approbation | Responsable qualité · 18 septembre 2026 |
| Prochaine revue | Septembre 2027, ou plus tôt si le certificat arrive à échéance |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- Tous les fournisseurs soumis au même niveau de contrôle, sans lien avec le risque de ce qu’ils fournissent.
- Des certificats fournisseurs périmés dans le dossier et des achats qui continuent comme si de rien n’était.
- Des réévaluations qui ne changent que la date, sans données de performance.
- Des prestataires externes de lutte contre les nuisibles ou de laboratoire hors du périmètre de l’évaluation.
- Des achats auprès d’un distributeur sans savoir qui est le fabricant.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1Chaque fournisseur a sa fiche dans le portail fournisseurs, avec la documentation obligatoire et son échéance.
- 2Le fournisseur dépose ses certificats et fiches ; le système alerte avant l’échéance et bloque le fournisseur si un document indispensable expire.
- 3L’évaluation continue est alimentée par les refus à réception et les non-conformités ouvertes au fournisseur.
- 4La réévaluation périodique est enregistrée avec sa décision, l’auteur de l’approbation et la date de la suivante.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Suffit-il que le fournisseur soit certifié IFS ou BRCGS ?
C’est un critère solide, mais l’IFS demande que l’évaluation tienne compte du risque propre à chaque matière première. Un fournisseur certifié peut nécessiter des analyses complémentaires si ce qu’il fournit est sensible à la fraude ou aux contaminants.
À quelle fréquence réévaluer ?
Le référentiel laisse la fréquence à l’entreprise, à condition qu’elle soit définie et cohérente avec le risque. Une revue annuelle avec des données de performance est l’usage pour les matières premières critiques.
Les prestataires de services sont-ils concernés ?
Oui, lorsque leur travail peut affecter la sécurité ou la qualité du produit : lutte contre les nuisibles, nettoyage, laboratoires, maintenance externe ou transport.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- IFS Food, version 8 — Référentiel pour l’audit de la qualité et de la sécurité des produits alimentaires IFS Management GmbH · Version 8, avril 2023
- Règlement (CE) nº 852/2004 relatif à l’hygiène des denrées alimentaires EUR-Lex · 29 avril 2004