Modelos y registros · IFS Food · Apartado 4.4

Evaluación y aprobación de proveedores en IFS Food

La decisión de a quién se compra y la revisión periódica de si sigue siendo buena idea, con criterios que dependen del riesgo de lo que suministra.

En una frase

La evaluación de proveedores en IFS Food es el procedimiento y el registro con el que se aprueba a cada proveedor de materias primas, envases y servicios según criterios de riesgo —certificación, auditoría, cuestionario, historial— y se reevalúa periódicamente con su desempeño real, tal como pide el apartado 4.4 del protocolo.

Contenido revisado el 17 de octubre de 2026

Dónde lo pide la norma: IFS Food · Apartado 4.4 Los apartados siguen la numeración de IFS Food versión 8. Cuando un registro sostiene un requisito KO se indica en su ficha.
Tipo de información: Registro obligatorio Registro que hay que conservar (4.4)
Quién lo rellena: Compras con calidad La aprobación final suele ser de calidad cuando el riesgo para la inocuidad es relevante
Cuándo: Antes de la primera compra y periódicamente La frecuencia de reevaluación la fija la empresa según el riesgo; también ante una incidencia grave
Cuánto se conserva: Vida útil más un año, como mínimo IFS Food pide conservar los registros según la legislación y, al menos, un año después de la vida útil especificada; si el producto no la tiene, el plazo se justifica (2.1.2).

Qué pide la norma

Lo que exige IFS Food y lo que deja a tu criterio

IFS pide un procedimiento documentado de aprobación y seguimiento de proveedores que tenga en cuenta el riesgo de cada materia prima, envase o servicio. Los criterios pueden incluir certificaciones reconocidas, auditorías al proveedor, cuestionarios o análisis, pero tienen que estar definidos y aplicarse.

La reevaluación se hace a intervalos fijados por la empresa y debe apoyarse en datos: rechazos en recepción, reclamaciones, resultados analíticos, cumplimiento de plazos. Un proveedor aprobado hace años y nunca revisado es un hallazgo frecuente.

Los servicios que influyen en la seguridad alimentaria —control de plagas, limpieza externa, laboratorio, transporte— también entran en el alcance. Los agentes y comerciantes intermedios requieren saber quién fabrica realmente.

Léelo en contexto: Planificación y proceso de producción, en la Academia de IFS Food

Estructura

Campos que debe tener el modelo

Proveedor, productos o servicios que suministra y fabricante real si es intermediario
Nivel de riesgo asignado y criterio usado
Certificación vigente (IFS, BRCGS, FSSC u otra) y fecha de caducidad
Resultado de cuestionario, auditoría o análisis de entrada
Decisión de aprobación, condiciones y quién aprueba
Indicadores de desempeño: rechazos, reclamaciones, retrasos
Fecha de la última y de la próxima reevaluación

Ejemplo

Ejemplo: reevaluación anual de un proveedor de especias ficticio

Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.

Campo	Contenido
Proveedor	Especias Levante (ficticio) · pimentón y comino
Riesgo	Alto: fraude por adulteración y contaminación por micotoxinas
Certificación	IFS Food v8, vigente hasta noviembre de 2026
Desempeño 2025-2026	42 entregas · 1 rechazo por humedad · 0 reclamaciones
Análisis	2 análisis de aflatoxinas encargados por la empresa: conformes
Decisión	Aprobado · se mantiene un análisis de autenticidad semestral
Aprueba	Responsable de calidad · 18 de septiembre de 2026
Próxima revisión	Septiembre de 2027 o antes si vence el certificado

En la auditoría

Errores que suelen señalar los auditores

Todos los proveedores con el mismo nivel de control, sin relación con el riesgo de lo que suministran.
Certificados del proveedor caducados en la carpeta y compras que siguen como si nada.
Reevaluaciones que solo cambian la fecha, sin datos de desempeño.
Servicios externos de plagas o laboratorio fuera del alcance de la evaluación.
Compras a un distribuidor sin saber quién es el fabricante.

En Kimobox

Cómo se lleva este registro en Kimobox

1Cada proveedor tiene su ficha en el portal de proveedores, con la documentación obligatoria y su caducidad.
2El proveedor sube sus certificados y fichas; el sistema avisa antes del vencimiento y bloquea al proveedor si caduca algo imprescindible.
3La evaluación continua se alimenta de los rechazos en recepción y de las no conformidades abiertas al proveedor.
4La reevaluación periódica queda registrada con su decisión, quién aprueba y la fecha de la siguiente.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿Basta con que el proveedor esté certificado en IFS o BRCGS?

Es un criterio sólido, pero IFS pide que la evaluación tenga en cuenta el riesgo concreto de cada materia prima. Un proveedor certificado puede necesitar análisis adicionales si lo que suministra es sensible al fraude o a contaminantes.

¿Cada cuánto hay que reevaluar?

El protocolo deja la frecuencia a la empresa, siempre que esté definida y sea coherente con el riesgo. Una revisión anual con datos de desempeño es lo habitual en materias primas críticas.

¿Entran los proveedores de servicios?

Sí, cuando su trabajo puede afectar a la seguridad o la calidad del producto: control de plagas, limpieza, laboratorios, mantenimiento externo o transporte.

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Fuentes

De dónde sale cada dato

Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.

IFS Food, versión 8 — Norma para auditar la calidad y la seguridad de los productos alimentarios IFS Management GmbH · Versión 8, abril de 2023
Reglamento (CE) nº 852/2004 relativo a la higiene de los productos alimenticios EUR-Lex · 29 de abril de 2004