Vorlagen und Aufzeichnungen · IFS Food · Abschnitt 4.4
Bewertung und Zulassung von Lieferanten nach IFS Food
Die Entscheidung, bei wem eingekauft wird, und die regelmäßige Überprüfung, ob das noch eine gute Idee ist – mit Kriterien, die vom Risiko des Gelieferten abhängen.
In einem Satz
Die Lieferantenbewertung nach IFS Food ist das Verfahren und die Aufzeichnung, mit denen jeder Lieferant von Rohstoffen, Verpackungen und Dienstleistungen nach Risikokriterien – Zertifizierung, Audit, Fragebogen, Historie – zugelassen und anhand seiner tatsächlichen Leistung regelmäßig neu bewertet wird, wie es Abschnitt 4.4 des Standards verlangt.
- Wo die Norm es verlangt
- IFS Food · Abschnitt 4.4 Die Abschnitte folgen der Nummerierung von IFS Food Version 8. Trägt eine Aufzeichnung eine KO-Anforderung, ist das in ihrer Vorlage angegeben.
- Art der Information
- Pflichtaufzeichnung Aufzubewahrende Aufzeichnung (4.4)
- Wer sie ausfüllt
- Einkauf mit der Qualitätsabteilung Die endgültige Zulassung erteilt meist die Qualitätsabteilung, wenn das Risiko für die Lebensmittelsicherheit relevant ist
- Wann
- Vor dem ersten Einkauf und regelmäßig Die Häufigkeit der Neubewertung legt das Unternehmen nach Risiko fest; zudem bei einem schwerwiegenden Vorfall
- Wie lange sie aufbewahrt wird
- Haltbarkeit plus mindestens ein Jahr IFS Food verlangt, Aufzeichnungen nach den gesetzlichen Vorgaben und mindestens ein Jahr über die festgelegte Haltbarkeit hinaus aufzubewahren; hat das Produkt keine, ist die Frist zu begründen (2.1.2).
Was die Norm verlangt
Was IFS Food fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt
IFS verlangt ein dokumentiertes Verfahren zur Zulassung und Überwachung von Lieferanten, das das Risiko jedes Rohstoffs, jeder Verpackung oder Dienstleistung berücksichtigt. Die Kriterien können anerkannte Zertifizierungen, Lieferantenaudits, Fragebögen oder Analysen umfassen, müssen aber festgelegt sein und angewendet werden.
Die Neubewertung erfolgt in vom Unternehmen festgelegten Abständen und muss sich auf Daten stützen: Rückweisungen im Wareneingang, Reklamationen, Analysenergebnisse, Termintreue. Ein vor Jahren zugelassener und nie überprüfter Lieferant ist eine häufige Feststellung.
Dienstleistungen mit Einfluss auf die Lebensmittelsicherheit – Schädlingsbekämpfung, externe Reinigung, Labor, Transport – gehören ebenfalls dazu. Bei Agenten und Händlern muss bekannt sein, wer tatsächlich herstellt.
Aufbau
Felder, die die Vorlage enthalten sollte
- Lieferant, gelieferte Produkte oder Dienstleistungen und tatsächlicher Hersteller bei Zwischenhändlern
- Zugewiesene Risikostufe und verwendetes Kriterium
- Gültige Zertifizierung (IFS, BRCGS, FSSC oder andere) und Ablaufdatum
- Ergebnis von Fragebogen, Audit oder Eingangsanalyse
- Zulassungsentscheidung, Auflagen und wer zulässt
- Leistungskennzahlen: Rückweisungen, Reklamationen, Verzögerungen
- Datum der letzten und der nächsten Neubewertung
Beispiel
Beispiel: jährliche Neubewertung eines fiktiven Gewürzlieferanten
Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Lieferant | Gewürzhandel Ostwind (fiktiv) · Paprika und Kreuzkümmel |
| Risiko | Hoch: Betrug durch Verfälschung und Kontamination mit Mykotoxinen |
| Zertifizierung | IFS Food v8, gültig bis November 2026 |
| Leistung 2025–2026 | 42 Lieferungen · 1 Rückweisung wegen Feuchte · 0 Reklamationen |
| Analysen | 2 vom Unternehmen beauftragte Aflatoxin-Analysen: konform |
| Entscheidung | Zugelassen · halbjährliche Echtheitsanalyse wird beibehalten |
| Zugelassen durch | Qualitätsverantwortlicher · 18. September 2026 |
| Nächste Überprüfung | September 2027 oder früher, falls das Zertifikat abläuft |
Im Audit
Fehler, die Auditoren häufig feststellen
- Alle Lieferanten mit derselben Kontrollstufe, ohne Bezug zum Risiko des Gelieferten.
- Abgelaufene Lieferantenzertifikate im Ordner, und es wird weiter eingekauft, als wäre nichts.
- Neubewertungen, bei denen sich nur das Datum ändert, ohne Leistungsdaten.
- Externe Schädlingsbekämpfung oder Labore außerhalb des Bewertungsumfangs.
- Einkauf bei einem Händler, ohne zu wissen, wer der Hersteller ist.
In Kimobox
So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt
- 1Jeder Lieferant hat seine Akte im Lieferantenportal, mit den Pflichtunterlagen und deren Ablaufdaten.
- 2Der Lieferant lädt seine Zertifikate und Datenblätter hoch; das System erinnert vor dem Ablauf und sperrt den Lieferanten, wenn etwas Unverzichtbares abläuft.
- 3Die laufende Bewertung speist sich aus den Rückweisungen im Wareneingang und den gegenüber dem Lieferanten eröffneten Nichtkonformitäten.
- 4Die regelmäßige Neubewertung wird mit Entscheidung, zulassender Person und Termin der nächsten erfasst.
Häufige Fragen
Was man uns vor dem Start fragt
Genügt es, dass der Lieferant nach IFS oder BRCGS zertifiziert ist?
Es ist ein solides Kriterium, doch IFS verlangt, dass die Bewertung das konkrete Risiko jedes Rohstoffs berücksichtigt. Ein zertifizierter Lieferant kann zusätzliche Analysen erfordern, wenn das Gelieferte anfällig für Betrug oder Kontaminanten ist.
Wie oft muss neu bewertet werden?
Der Standard überlässt die Häufigkeit dem Unternehmen, sofern sie festgelegt ist und zum Risiko passt. Eine jährliche Überprüfung mit Leistungsdaten ist bei kritischen Rohstoffen üblich.
Gehören Dienstleister dazu?
Ja, wenn ihre Arbeit Sicherheit oder Qualität des Produkts beeinflussen kann: Schädlingsbekämpfung, Reinigung, Labore, externe Instandhaltung oder Transport.
Führen Sie die Aufzeichnungen zu IFS Food ohne verstreute Vorlagen
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Quellen
Woher jede Angabe stammt
Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.
- IFS Food, Version 8 — Standard zur Beurteilung der Produkt- und Prozesskonformität in Bezug auf Lebensmittelsicherheit und Qualität IFS Management GmbH · Version 8, April 2023
- Verordnung (EG) Nr. 852/2004 über Lebensmittelhygiene EUR-Lex · 29. April 2004