Vorlagen und Aufzeichnungen · IFS Food · Abschnitt 4.2.1

Spezifikationen für Rohstoffe und Produkte nach IFS Food

Was eingekauft und was verkauft wird, muss schriftlich beschrieben, vereinbart und gültig sein. IFS behandelt das als KO-Anforderung.

In einem Satz

Die Spezifikationen nach IFS Food beschreiben jeden Rohstoff, jede Verpackung und jedes Fertigprodukt – Zusammensetzung, Qualitäts- und Sicherheitsparameter, Allergene, rechtliche Anforderungen, Haltbarkeit – in einer gültigen Version, die mit Lieferant oder Kunde vereinbart und für alle zugänglich ist, die sie brauchen, denn Abschnitt 4.2.1 des Standards enthält eine KO-Anforderung zu ihrem Vorhandensein und ihrer Aktualität.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: IFS Food · Abschnitt 4.2.1 Die Abschnitte folgen der Nummerierung von IFS Food Version 8. Trägt eine Aufzeichnung eine KO-Anforderung, ist das in ihrer Vorlage angegeben.
Art der Information: Pflichtdokument Aktuell zu haltendes Dokument; enthält eine KO-Anforderung (4.2.1)
Wer sie ausfüllt: Qualitätsabteilung, mit Einkauf und Entwicklung Der Einkauf beschafft das Datenblatt des Lieferanten; die Qualitätsabteilung prüft und gibt es frei
Wann: Vor der Verwendung des Rohstoffs Und bei jeder Änderung von Rezeptur, Lieferant oder Rechtslage, mit festgelegter regelmäßiger Überprüfung
Wie lange sie aufbewahrt wird: Gültige und frühere Versionen Zurückgezogene Versionen werden wie jede Aufzeichnung mindestens ein Jahr über die Haltbarkeit der letzten damit hergestellten Charge hinaus aufbewahrt.

Was die Norm verlangt

Was IFS Food fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

Der Standard verlangt Spezifikationen für alle Rohstoffe, einschließlich der Verpackungen mit Lebensmittelkontakt, und für die Fertigprodukte. Sie müssen den Rechtsvorschriften entsprechen, für das Personal, das sie nutzt, verfügbar sein und überprüft werden, wenn sich Rezeptur, Prozess oder Lieferant ändern.

Verlangt es der Kunde, wird die Spezifikation des Fertigprodukts mit ihm vereinbart; gibt es keine formelle Vereinbarung, muss das Unternehmen belegen können, dass der Kunde sie kennt. Abgelaufene Spezifikationen oder solche, die nicht zur tatsächlichen Rezeptur passen, sind eine häufige Feststellung.

Die technischen Datenblätter des Lieferanten können als Spezifikation dienen, wenn sie das Nötige enthalten und das Unternehmen sie geprüft hat; sie bloß abzulegen genügt nicht.

Im Zusammenhang lesen: Planung und Produktionsprozess, in der Akademie zu IFS Food

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Bezeichnung, interne Artikelnummer und Lieferant oder Kunde
Zusammensetzung und Zutaten, mit Herkunft, wo relevant
Enthaltene Allergene und Risiko der Kreuzkontamination
Physikalisch-chemische und mikrobiologische Parameter mit Toleranzen
Zutreffende rechtliche Anforderungen und Erklärungen (GVO, Bestrahlung, Herkunft)
Verpackung, Kennzeichnung, Lagerbedingungen und Haltbarkeit
Version, Datum und Freigabe
Nachweis der Vereinbarung mit oder Kenntnis durch die andere Partei

Beispiel

Beispiel: Weizenmehl für eine fiktive Großbäckerei

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Rohstoff	Weizenmehl T55 · Artikelnummer MP-014 · Mühle Südfeld (fiktiv)
Zusammensetzung	100 % Weichweizen · Herkunft EU
Allergene	Gluten · mögliche Spuren von Soja durch gemeinsam genutzte Linie in der Mühle
Parameter	Feuchte ≤ 15 % · Protein 11–12 % · Ochratoxin A innerhalb des gesetzlichen Grenzwerts
Mikrobiologie	Schimmelpilze ≤ 10⁴ KbE/g
Lagerung	Trocken, ≤ 25 °C · Haltbarkeit 9 Monate
Version	v3 · 2. März 2026 · von der Qualitätsabteilung freigegeben
Vereinbarung	Vom Lieferanten am 5. März 2026 im Portal unterzeichnet

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Jahre alte Datenblätter, die niemand mit dem Lieferanten abgeglichen hat.
Die Spezifikation erfasst das Risiko von Allergenspuren nicht, das der Lieferant sehr wohl angibt.
Rezepturänderungen ohne Überprüfung der Spezifikation des Fertigprodukts.
Verpackungen mit Lebensmittelkontakt ohne Spezifikation und ohne Konformitätserklärung.
Per E-Mail vereinbarte Kundenspezifikationen, die nie ins System übernommen wurden.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Jeder Artikel erfordert ein gültiges Datenblatt mit Allergenerklärung, das der Lieferant über das Lieferantenportal hochlädt.
2Der Ablauf des Datenblatts wird überwacht und beim Lieferanten vor dem Ablaufdatum angefordert.
3Eine neue Version des Datenblatts stößt die Überprüfung der Allergenmatrix und der Produkte an, die diesen Rohstoff verwenden.
4Die mit jedem Kunden vereinbarten Spezifikationen liegen im selben System wie die Analysenzertifikate der Charge.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Taugt das Datenblatt des Lieferanten als Spezifikation?

Ja, wenn es alle für Sicherheit und Qualität relevanten Parameter enthält, das Unternehmen es geprüft und freigegeben hat und es aktuell gehalten wird. Es ungeprüft abzulegen, erfüllt die Anforderung nicht.

Wie oft werden Spezifikationen überprüft?

IFS verlangt eine Überprüfung, wenn sich etwas ändert, das sie betrifft, und in einer vom Unternehmen festgelegten Regelmäßigkeit. Viele legen eine Überprüfung mindestens alle drei Jahre fest, bei Rohstoffen mit höherem Risiko jährlich.

Brauchen Verpackungen eine Spezifikation?

Die mit Lebensmittelkontakt ja, zusammen mit ihrer Konformitätserklärung. Das ist einer der Punkte, die der Standard ausdrücklich nennt.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

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