Modelos y registros · IFS Food · Apartado 4.2.1

Especificaciones de materias primas y producto en IFS Food

Lo que se compra y lo que se vende tiene que estar descrito por escrito, acordado y vigente. IFS lo trata como requisito KO.

En una frase

Las especificaciones en IFS Food describen cada materia prima, envase y producto terminado —composición, parámetros de calidad y seguridad, alérgenos, requisitos legales, vida útil— en una versión vigente, acordada con el proveedor o el cliente y accesible para quien la necesita, porque el apartado 4.2.1 del protocolo incluye un requisito KO sobre su existencia y su actualización.

Contenido revisado el 17 de octubre de 2026

Dónde lo pide la norma: IFS Food · Apartado 4.2.1 Los apartados siguen la numeración de IFS Food versión 8. Cuando un registro sostiene un requisito KO se indica en su ficha.
Tipo de información: Documento obligatorio Documento que hay que mantener al día; incluye un requisito KO (4.2.1)
Quién lo rellena: Calidad, con compras y desarrollo Compras obtiene la ficha del proveedor; calidad la revisa y aprueba
Cuándo: Antes de usar la materia prima Y en cada cambio de receta, proveedor o legislación, con una revisión periódica definida
Cuánto se conserva: Versión vigente y versiones anteriores Las versiones retiradas se conservan, como cualquier registro, al menos un año después de la vida útil del último lote fabricado con ellas.

Qué pide la norma

Lo que exige IFS Food y lo que deja a tu criterio

El protocolo pide especificaciones para todas las materias primas, incluidos los envases que tocan el alimento, y para los productos terminados. Deben cumplir la legislación, estar disponibles para el personal que las usa y revisarse cuando cambia la receta, el proceso o el proveedor.

Cuando el cliente lo pide, la especificación del producto terminado se acuerda con él; si no hay acuerdo formal, la empresa tiene que poder demostrar que el cliente la conoce. Las especificaciones caducadas o que no coinciden con la receta real son un hallazgo habitual.

Las fichas técnicas del proveedor pueden servir de especificación si contienen lo necesario y la empresa las ha revisado; no basta con archivarlas.

Léelo en contexto: Planificación y proceso de producción, en la Academia de IFS Food

Estructura

Campos que debe tener el modelo

Denominación, código interno y proveedor o cliente
Composición e ingredientes, con origen cuando sea relevante
Alérgenos presentes y riesgo de contaminación cruzada
Parámetros fisicoquímicos y microbiológicos con sus tolerancias
Requisitos legales aplicables y declaraciones (OMG, ionización, origen)
Envase, etiquetado, condiciones de almacenamiento y vida útil
Versión, fecha y aprobación
Evidencia de acuerdo o conocimiento por la otra parte

Ejemplo

Ejemplo: harina de trigo para una panificadora ficticia

Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.

Campo	Contenido
Materia prima	Harina de trigo T55 · código MP-014 · Molinos del Sur (ficticio)
Composición	100 % trigo blando · origen UE
Alérgenos	Gluten · trazas posibles de soja por línea compartida en el molino
Parámetros	Humedad ≤ 15 % · proteína 11-12 % · ocratoxina A dentro del límite legal
Microbiología	Recuento de mohos ≤ 10⁴ ufc/g
Almacenamiento	Lugar seco, ≤ 25 °C · vida útil 9 meses
Versión	v3 · 2 de marzo de 2026 · aprobada por calidad
Acuerdo	Firmada por el proveedor en el portal el 5 de marzo de 2026

En la auditoría

Errores que suelen señalar los auditores

Fichas técnicas de hace años que nadie ha contrastado con el proveedor.
La especificación no recoge el riesgo de trazas de alérgenos que sí declara el proveedor.
Cambios de receta sin revisar la especificación del producto terminado.
Envases en contacto con el alimento sin especificación ni declaración de conformidad.
Especificaciones de cliente acordadas por correo y nunca incorporadas al sistema.

En Kimobox

Cómo se lleva este registro en Kimobox

1Cada referencia exige una ficha técnica vigente con su declaración de alérgenos, que el proveedor sube desde el portal de proveedores.
2La caducidad de la ficha se vigila y se reclama al proveedor antes de que venza.
3Una versión nueva de la ficha dispara la revisión de la matriz de alérgenos y de los productos que usan esa materia prima.
4Las especificaciones acordadas con cada cliente quedan en el mismo sistema que los certificados de análisis del lote.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿Sirve la ficha técnica del proveedor como especificación?

Sí, si contiene todos los parámetros relevantes para la seguridad y la calidad, si la empresa la ha revisado y aprobado, y si se mantiene actualizada. Archivarla sin revisarla no cumple.

¿Cada cuánto se revisan las especificaciones?

IFS pide revisarlas cuando cambia algo que les afecta y con una periodicidad definida por la empresa. Muchas fijan una revisión al menos cada tres años, o anual para las materias primas de mayor riesgo.

¿Hay que tener especificación de los envases?

De los que están en contacto con el alimento, sí, junto con su declaración de conformidad. Es uno de los puntos que el protocolo menciona expresamente.

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Fuentes

De dónde sale cada dato

Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.

IFS Food, versión 8 — Norma para auditar la calidad y la seguridad de los productos alimentarios IFS Management GmbH · Versión 8, abril de 2023
Reglamento (UE) nº 1169/2011 sobre la información alimentaria facilitada al consumidor EUR-Lex · 25 de octubre de 2011
Reglamento (CE) nº 852/2004 relativo a la higiene de los productos alimenticios EUR-Lex · 29 de abril de 2004