Modelos y registros · IFS Food · Apartado 5.9
Simulacro de retirada de producto en IFS Food
El ensayo general de una crisis: se decide retirar un lote ficticio y se comprueba si la organización localiza, avisa y recupera a tiempo.
En una frase
El simulacro de retirada en IFS Food pone a prueba, al menos una vez al año, el procedimiento de gestión de incidentes, retirada y recuperación de producto —equipo de crisis, contactos actualizados, decisión, comunicación a clientes y autoridades, recuperación—, y debe quedar registrado con sus tiempos y mejoras, porque el apartado 5.9 incluye un requisito KO.
- Dónde lo pide la norma
- IFS Food · Apartado 5.9 Los apartados siguen la numeración de IFS Food versión 8. Cuando un registro sostiene un requisito KO se indica en su ficha.
- Tipo de información
- Registro obligatorio Requisito KO de IFS Food (5.9)
- Quién lo rellena
- Equipo de gestión de crisis Lo convoca calidad o la dirección; participan comercial, logística y producción
- Cuándo
- Al menos una vez al año Conviene variar el escenario, el día y, a veces, hacerlo sin aviso previo al equipo
- Cuánto se conserva
- Vida útil más un año, como mínimo IFS Food pide conservar los registros según la legislación y, al menos, un año después de la vida útil especificada; si el producto no la tiene, el plazo se justifica (2.1.2).
Qué pide la norma
Lo que exige IFS Food y lo que deja a tu criterio
IFS pide un procedimiento para gestionar incidentes, retiradas y recuperaciones de producto, con un equipo de gestión de crisis designado, contactos de emergencia actualizados y la forma de informar a clientes, autoridades y, si procede, consumidores. La eficacia del procedimiento se prueba periódicamente, al menos una vez al año.
El simulacro debe ser realista: elegir un lote, tomar la decisión, localizar a los clientes y comprobar que los teléfonos responden. Un ejercicio que se queda en la consulta del sistema es una prueba de trazabilidad, no de retirada.
La obligación legal de retirar e informar a la autoridad cuando un alimento puede no ser seguro está en el artículo 19 del Reglamento (CE) 178/2002.
Estructura
Campos que debe tener el modelo
- Escenario simulado y lote elegido
- Hora de inicio, de decisión y de cierre
- Miembros del equipo de crisis convocados y respuesta
- Clientes y cantidades afectadas
- Comunicaciones: a clientes, a la autoridad y al organismo de certificación, si aplicara
- Cantidad recuperada o localizada frente a la expedida
- Problemas detectados
- Acciones de mejora y revisión del procedimiento
Ejemplo
Ejemplo: simulacro por alérgeno no declarado en una galletera ficticia
Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Escenario | Galletas de avena · lote GA-26-201 · posible presencia de leche no declarada |
| Inicio | 3 de junio de 2026 · 08:30 · aviso a la responsable de crisis |
| Decisión | 09:10 · retirada simulada del lote completo (8.400 paquetes) |
| Localización | 6 clientes identificados a las 09:40 |
| Contacto | 5 de 6 clientes localizados por teléfono antes de las 11:00; uno con contacto desactualizado |
| Recuperación | 7.950 paquetes localizados en almacenes de clientes · 450 vendidos al consumidor |
| Autoridad | Borrador de comunicación preparado, no enviado por tratarse de un simulacro |
| Mejora | Revisión trimestral de contactos de emergencia de clientes · responsable comercial |
En la auditoría
Errores que suelen señalar los auditores
- El simulacro se limita a sacar el listado de clientes del sistema.
- Contactos de emergencia de clientes y autoridades desactualizados.
- No se registran los tiempos de cada fase.
- Los problemas detectados no generan acciones ni cambian el procedimiento.
- Siempre el mismo escenario, preparado con días de antelación.
En Kimobox
Cómo se lleva este registro en Kimobox
- 1El simulacro de retirada devuelve en minutos los lotes, las materias primas y los clientes afectados.
- 2Las comunicaciones y los tiempos de cada fase quedan en el mismo registro del ejercicio.
- 3Los avisos al equipo de crisis pueden lanzarse como notificaciones push con acuse de lectura.
- 4Las mejoras detectadas se abren como acciones con responsable y plazo.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Qué diferencia hay entre retirada y recuperación?
La retirada saca el producto de la cadena de distribución; la recuperación llega hasta el consumidor, normalmente con aviso público. El procedimiento debe cubrir los dos casos.
¿Vale un incidente real como simulacro?
Si en el año hubo una retirada real gestionada con el procedimiento y está documentada, suele aceptarse como prueba de su eficacia. Hay que poder enseñar los tiempos y las lecciones aprendidas.
¿Hay que avisar a la autoridad en un simulacro?
No se envía la comunicación, pero conviene preparar el borrador y comprobar que el contacto es correcto: es una de las partes que más falla en un caso real.
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- IFS Food, versión 8 — Norma para auditar la calidad y la seguridad de los productos alimentarios IFS Management GmbH · Versión 8, abril de 2023
- Reglamento (CE) nº 178/2002, principios y requisitos generales de la legislación alimentaria (arts. 18 y 19) EUR-Lex · 28 de enero de 2002