Modèles et enregistrements · ISO 26000:2010 · Chapitre 6.6.3
Registre des cadeaux, invitations et conflits d’intérêts
L’inscription des cadeaux et invitations offerts ou reçus au-delà d’un seuil, et des situations où un intérêt personnel entre en conflit avec celui de l’entreprise.
En une phrase
Le registre des cadeaux et conflits d’intérêts consigne les cadeaux, invitations et marques d’hospitalité au-delà du seuil fixé, qui les offre ou les reçoit, qui les autorise, ainsi que les déclarations de conflit d’intérêts et leur résolution ; c’est une bonne pratique pour appliquer la lutte contre la corruption que l’ISO 26000 traite à son article 6.6.3.
- Où la norme l’exige
- ISO 26000:2010 · Chapitre 6.6.3 Les articles sont cités selon la numérotation de l’ISO 26000:2010, seule édition publiée. S’agissant de lignes directrices, aucun modèle n’est obligatoire : tous figurent comme bonne pratique.
- Type d’information
- Bonne pratique Bonne pratique : l’ISO 26000 est un ensemble de lignes directrices (article 6.6.3)
- Qui le renseigne
- La personne qui offre ou reçoit le cadeau Son responsable ou la conformité l’autorise selon le montant
- Quand
- Pour chaque cadeau au-delà du seuil Les déclarations de conflit d’intérêts, à l’arrivée puis chaque année
- Durée de conservation
- Décidée par l’organisme S’agissant de lignes directrices, l’ISO 26000 ne fixe aucune durée. Conserver plusieurs années permet de montrer l’évolution, ce que les parties prenantes apprécient le plus.
Ce que demande la norme
Ce qu’exige ISO 26000:2010 et ce qui est laissé à votre appréciation
Dans le cadre de la loyauté des pratiques, les lignes directrices recommandent d’identifier les risques de corruption, d’appliquer des politiques et des pratiques pour la combattre, de former les salariés et les représentants, et d’encourager le signalement des infractions sans crainte de représailles.
Un registre des cadeaux ne prévient pas la corruption à lui seul, mais il rend visible ce qui passerait autrement inaperçu et oblige à appliquer la politique. SGE 21 demande expressément des critères pour offrir et recevoir des cadeaux et des moyens de détecter les conflits d’intérêts (6.1.9).
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Date, personne et service
- Offert ou reçu, et contrepartie
- Description et valeur estimée
- Relation commerciale en cours avec la contrepartie
- Autorisation : accepté, refusé ou restitué
- Déclaration de conflit d’intérêts et mesure adoptée
Exemple
Exemple : trois inscriptions (données inventées)
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Seuil de la politique | 50 € par cadeau ou invitation ; au-delà, inscription et autorisation |
| Reçu | Panier de Noël d’un fournisseur d’emballages · 120 € · accepté et tiré au sort parmi le personnel |
| Invitation | Voyage sur un salon payé par un fournisseur de semences à la responsable des achats · refusé : appel d’offres en cours |
| Conflit d’intérêts | Technicien agricole dont le frère est associé d’un fournisseur d’irrigation · se retire de cette attribution |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- La politique existe, mais personne n’enregistre rien.
- Aucun seuil : chacun décide de ce qu’est un cadeau acceptable.
- Les conflits d’intérêts sont déclarés une fois et jamais mis à jour.
- Les invitations reçues pendant un appel d’offres ne sont pas distinguées des autres.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1La politique anticorruption est publiée comme document maîtrisé, avec accusé de lecture.
- 2La déclaration de conflits d’intérêts de l’équipe de direction est enregistrée.
- 3Tout incident lié est enregistré comme non-conformité.
- 4Le canal de signalement permet de communiquer les infractions avec réception restreinte.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Quel seuil est raisonnable ?
Les lignes directrices n’en fixent pas. Beaucoup d’entreprises retiennent un montant faible et interdisent tout cadeau pendant un appel d’offres ou une négociation en cours. L’important est que le seuil soit écrit et appliqué.
Est-ce la même chose qu’un système de compliance ?
C’en est un élément. Un système de management de la conformité, comme celui de l’ISO 37301, couvre l’évaluation des risques, les contrôles, la formation et les enquêtes ; le registre des cadeaux est l’un de ces contrôles.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
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