Modelos e registos · ISO 26000:2010 · Cláusula 6.6.3
Registo de ofertas, atenções e conflitos de interesses
O registo das ofertas e atenções dadas ou recebidas acima de um limiar, e das situações em que um interesse pessoal colide com o da empresa.
Numa frase
O registo de ofertas e conflitos de interesses anota as ofertas, convites e atenções acima do limiar fixado, quem os dá ou recebe, quem os autoriza, e as declarações de conflito de interesses com a sua resolução; é boa prática para aplicar o combate à corrupção que a ISO 26000 trata na secção 6.6.3.
- Onde a norma o exige
- ISO 26000:2010 · Cláusula 6.6.3 As secções citam-se com a numeração da ISO 26000:2010, a única edição publicada. Por ser um guia, nenhum modelo é obrigatório: todos figuram como boa prática.
- Tipo de informação
- Boa prática Boa prática: a ISO 26000 é um guia (secção 6.6.3)
- Quem o preenche
- Quem dá ou recebe a oferta Autoriza-a a sua chefia ou a função de compliance, consoante o valor
- Quando
- Em cada oferta acima do limiar As declarações de conflito de interesses, na entrada e todos os anos
- Durante quanto tempo se conserva
- Decidido pela organização Por ser um guia, a ISO 26000 não fixa prazos. Conservar vários anos permite mostrar a evolução, que é o que as partes interessadas mais valorizam.
O que a norma exige
O que o referencial ISO 26000:2010 exige e o que fica ao seu critério
No âmbito das práticas operacionais justas, o guia recomenda identificar os riscos de corrupção, aplicar políticas e práticas para os combater, formar trabalhadores e representantes, e incentivar a comunicação de infrações sem receio de represálias.
Um registo de ofertas não previne a corrupção por si só, mas torna visível o que de outra forma passaria despercebido e obriga a aplicar a política. A SGE 21 pede expressamente critérios para dar e receber ofertas e vias para detetar conflitos de interesses (6.1.9).
Estrutura
Campos que o modelo deve ter
- Data, pessoa e área
- Dada ou recebida, e contraparte
- Descrição e valor estimado
- Relação comercial em curso com a contraparte
- Autorização: aceite, recusada ou devolvida
- Declaração de conflito de interesses e medida adotada
Exemplo
Exemplo: três registos (dados inventados)
Empresa, pessoas e números fictícios: o exemplo serve apenas para mostrar como fica um registo bem preenchido.
| Campo | Conteúdo |
|---|---|
| Limiar da política | 50 € por oferta ou convite; acima disso regista-se e é autorizado |
| Recebida | Cabaz de Natal de um fornecedor de embalagens · 120 € · aceite e sorteado entre os trabalhadores |
| Convite | Viagem a uma feira paga por um fornecedor de sementes à chefe de compras · recusado: há um concurso em curso |
| Conflito de interesses | Técnico agrícola cujo irmão é sócio de um fornecedor de rega · afasta-se dessa adjudicação |
Na auditoria
Erros que os auditores costumam apontar
- A política existe, mas ninguém regista nada.
- Não há limiar e cada um decide o que é uma oferta aceitável.
- Os conflitos de interesses declaram-se uma vez e não são atualizados.
- Os convites durante um concurso não se distinguem dos restantes.
No Kimobox
Como se gere este registo no Kimobox
- 1A política anticorrupção é publicada como documento controlado, com confirmação de leitura.
- 2A declaração de conflitos de interesses da equipa de direção fica registada.
- 3Qualquer incidente relacionado regista-se como não conformidade.
- 4O canal de denúncias permite comunicar infrações com receção restrita.
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de começar
Que limiar é razoável?
O guia não o fixa. Muitas empresas usam um valor baixo e proíbem qualquer oferta durante um concurso ou uma negociação em curso. O importante é que o limiar esteja escrito e seja aplicado.
É o mesmo que um sistema de compliance?
É uma peça. Um sistema de gestão de compliance, como o da ISO 37301, abrange a avaliação de riscos, os controlos, a formação e a investigação; o registo de ofertas é um desses controlos.
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Fontes
De onde vem cada dado
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.
- ISO 26000:2010 — Linhas de orientação sobre responsabilidade social ISO · Ed. 2010
- SGE 21. Sistema de Gestión Ética, Sostenible y Responsable Forética · Versão de outubro de 2024