Modelli e registrazioni · ISO 26000:2010 · Punto 6.6.3
Registro di omaggi, ospitalità e conflitti di interesse
L’annotazione degli omaggi e delle ospitalità dati o ricevuti oltre una soglia, e delle situazioni in cui un interesse personale si scontra con quello dell’impresa.
In una frase
Il registro di omaggi e conflitti di interesse annota omaggi, inviti e ospitalità oltre la soglia fissata, chi li dà o li riceve, chi li autorizza, e le dichiarazioni di conflitto di interesse con la loro risoluzione; è buona pratica per applicare la lotta alla corruzione che la ISO 26000 tratta al punto 6.6.3.
- Dove lo richiede la norma
- ISO 26000:2010 · Punto 6.6.3 I punti sono citati con la numerazione della ISO 26000:2010, l’unica edizione pubblicata. Essendo una linea guida, nessun modello è obbligatorio: tutti compaiono come buona pratica.
- Tipo di informazione
- Buona pratica Buona pratica: la ISO 26000 è una linea guida (punto 6.6.3)
- Chi lo compila
- Chi dà o riceve l’omaggio Lo autorizza il suo responsabile o la compliance, a seconda dell’importo
- Quando
- Per ogni omaggio oltre la soglia Le dichiarazioni di conflitto di interesse, all’ingresso e ogni anno
- Per quanto tempo si conserva
- Lo decide l’organizzazione Essendo una linea guida, la ISO 26000 non fissa termini. Conservare più anni permette di mostrare l’evoluzione, che è ciò che gli stakeholder apprezzano di più.
Che cosa richiede la norma
Che cosa impone la norma ISO 26000:2010 e che cosa lascia alla sua discrezione
Nell’ambito delle corrette prassi gestionali, la guida raccomanda di individuare i rischi di corruzione, applicare politiche e prassi per contrastarla, formare dipendenti e rappresentanti e incoraggiare la segnalazione delle violazioni senza timore di ritorsioni.
Un registro degli omaggi da solo non previene la corruzione, ma rende visibile ciò che altrimenti passerebbe inosservato e obbliga ad applicare la politica. La SGE 21 chiede espressamente criteri per offrire e ricevere omaggi e canali per individuare i conflitti di interesse (6.1.9).
Struttura
Campi che il modello deve contenere
- Data, persona e area
- Dato o ricevuto, e controparte
- Descrizione e valore stimato
- Rapporto commerciale in corso con la controparte
- Autorizzazione: accettato, rifiutato o restituito
- Dichiarazione di conflitto di interesse e misura adottata
Esempio
Esempio: tre annotazioni (dati inventati)
Azienda, persone e cifre inventate: l’esempio mostra soltanto come si presenta una registrazione compilata correttamente.
| Campo | Contenuto |
|---|---|
| Soglia della politica | 50 € per omaggio o invito; oltre si registra e si autorizza |
| Ricevuto | Cesto natalizio da un fornitore di imballaggi · 120 € · accettato e sorteggiato tra il personale |
| Invito | Viaggio a una fiera pagato da un fornitore di sementi alla responsabile acquisti · rifiutato: c’è una gara aperta |
| Conflitto di interesse | Tecnico agronomo il cui fratello è socio di un fornitore di impianti irrigui · si astiene da quell’aggiudicazione |
In audit
Errori che gli auditor rilevano più spesso
- La politica esiste, ma nessuno registra nulla.
- Non c’è una soglia e ognuno decide che cosa sia un omaggio accettabile.
- I conflitti di interesse si dichiarano una volta e non si aggiornano.
- Gli inviti durante una gara non si distinguono dagli altri.
In Kimobox
Come si gestisce questa registrazione in Kimobox
- 1La politica anticorruzione si pubblica come documento controllato, con conferma di lettura.
- 2La dichiarazione sui conflitti di interesse del gruppo dirigente resta registrata.
- 3Qualsiasi episodio collegato si registra come non conformità.
- 4Il canale di segnalazione permette di comunicare violazioni con ricezione riservata.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Quale soglia è ragionevole?
La guida non la fissa. Molte imprese usano un importo basso e vietano qualsiasi omaggio durante una gara o una trattativa aperta. L’importante è che la soglia sia scritta e applicata.
È la stessa cosa di un sistema di compliance?
Ne è un tassello. Un sistema di gestione per la compliance, come quello della ISO 37301, comprende valutazione dei rischi, controlli, formazione e indagini; il registro degli omaggi è uno di quei controlli.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- ISO 26000:2010 — Guida alla responsabilità sociale ISO · Ed. 2010
- SGE 21. Sistema de Gestión Ética, Sostenible y Responsable (sistema di gestione etica, sostenibile e responsabile) Forética · Versione di ottobre 2024