Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 26000:2010 · Abschnitt 6.6.3
Register für Geschenke, Zuwendungen und Interessenkonflikte
Die Erfassung von Geschenken und Zuwendungen oberhalb einer Schwelle, die gegeben oder empfangen werden, und von Situationen, in denen ein persönliches Interesse mit dem des Unternehmens kollidiert.
In einem Satz
Das Register für Geschenke und Interessenkonflikte erfasst Geschenke, Einladungen und Zuwendungen oberhalb der festgelegten Schwelle, wer sie gibt oder erhält, wer sie genehmigt, sowie die Erklärungen zu Interessenkonflikten mit ihrer Lösung; es ist bewährte Praxis zur Umsetzung der Korruptionsbekämpfung, die ISO 26000 in Abschnitt 6.6.3 behandelt.
- Wo die Norm es verlangt
- ISO 26000:2010 · Abschnitt 6.6.3 Die Abschnitte werden nach der Nummerierung von ISO 26000:2010 zitiert, der einzigen veröffentlichten Ausgabe. Als Leitfaden macht sie keine Vorlage verpflichtend: Alle sind als bewährte Praxis ausgewiesen.
- Art der Information
- Bewährte Praxis Bewährte Praxis: ISO 26000 ist ein Leitfaden (Abschnitt 6.6.3)
- Wer sie ausfüllt
- Wer das Geschenk gibt oder erhält Genehmigt wird es je nach Betrag vom Vorgesetzten oder von Compliance
- Wann
- Bei jedem Geschenk oberhalb der Schwelle Erklärungen zu Interessenkonflikten bei Eintritt und jährlich
- Wie lange sie aufbewahrt wird
- Entscheidet die Organisation Als Leitfaden nennt ISO 26000 keine Fristen. Wer mehrere Jahre aufbewahrt, kann die Entwicklung zeigen, und genau die schätzen die Anspruchsgruppen am meisten.
Was die Norm verlangt
Was ISO 26000:2010 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt
Innerhalb der fairen Betriebs- und Geschäftspraktiken empfiehlt der Leitfaden, Korruptionsrisiken zu ermitteln, Richtlinien und Praktiken dagegen anzuwenden, Beschäftigte und Vertreter zu schulen und dazu zu ermutigen, Verstöße ohne Angst vor Repressalien zu melden.
Ein Geschenkeregister verhindert Korruption nicht allein, macht aber sichtbar, was sonst unbemerkt bliebe, und zwingt zur Anwendung der Richtlinie. SGE 21 verlangt ausdrücklich Kriterien für das Geben und Annehmen von Geschenken und Wege, Interessenkonflikte zu erkennen (6.1.9).
Aufbau
Felder, die die Vorlage enthalten sollte
- Datum, Person und Bereich
- Gegeben oder erhalten, und Gegenpartei
- Beschreibung und geschätzter Wert
- Laufende Geschäftsbeziehung mit der Gegenpartei
- Genehmigung: angenommen, abgelehnt oder zurückgegeben
- Erklärung zum Interessenkonflikt und ergriffene Maßnahme
Beispiel
Beispiel: drei Einträge (erfundene Daten)
Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Schwelle der Richtlinie | 50 € je Geschenk oder Einladung; darüber wird erfasst und genehmigt |
| Erhalten | Weihnachtskorb eines Verpackungslieferanten · 120 € · angenommen und unter der Belegschaft verlost |
| Einladung | Von einem Saatgutlieferanten bezahlte Messereise für die Einkaufsleiterin · abgelehnt: laufende Ausschreibung |
| Interessenkonflikt | Agrartechniker, dessen Bruder Teilhaber eines Bewässerungslieferanten ist · zieht sich aus dieser Vergabe zurück |
Im Audit
Fehler, die Auditoren häufig feststellen
- Die Richtlinie existiert, aber niemand erfasst etwas.
- Es gibt keine Schwelle, und jeder entscheidet selbst, was ein akzeptables Geschenk ist.
- Interessenkonflikte werden einmal erklärt und nie aktualisiert.
- Einladungen während einer Ausschreibung werden nicht von anderen unterschieden.
In Kimobox
So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt
- 1Die Antikorruptionsrichtlinie wird als gelenktes Dokument mit Lesebestätigung veröffentlicht.
- 2Die Erklärung zu Interessenkonflikten des Führungsteams wird erfasst.
- 3Jeder zugehörige Vorfall wird als Nichtkonformität erfasst.
- 4Das Hinweisgebersystem ermöglicht die Meldung von Verstößen mit beschränktem Empfängerkreis.
Häufige Fragen
Was man uns vor dem Start fragt
Welche Schwelle ist angemessen?
Der Leitfaden legt keine fest. Viele Unternehmen nutzen einen niedrigen Betrag und untersagen jegliche Geschenke während einer laufenden Ausschreibung oder Verhandlung. Wichtig ist, dass die Schwelle schriftlich festgelegt ist und angewendet wird.
Ist das dasselbe wie ein Compliance-System?
Es ist ein Baustein. Ein Compliance-Managementsystem wie das nach ISO 37301 umfasst Risikobeurteilung, Kontrollen, Schulung und Untersuchung; das Geschenkeregister ist eine dieser Kontrollen.
Führen Sie die Aufzeichnungen zu ISO 26000:2010 ohne verstreute Vorlagen
Wir zeigen Ihnen das Modul im Einsatz, mit Daten, die Ihren ähneln.
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Quellen
Woher jede Angabe stammt
Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.
- ISO 26000:2010 — Leitfaden zur gesellschaftlichen Verantwortung ISO · Ausg. 2010
- SGE 21. Sistema de Gestión Ética, Sostenible y Responsable (spanischer Standard für ethisches und verantwortungsvolles Management) Forética · Fassung vom Oktober 2024