Modèles et enregistrements · ISO 9001 · Chapitre 7.2
Registre des formations et compétences selon l’ISO 9001
Ce que l’auditeur veut voir, ce n’est pas une attestation de présence, mais que chaque personne ayant une incidence sur la qualité est compétente pour son poste et que la formation a servi à quelque chose.
En une phrase
Le registre des formations et compétences prouve que chaque personne ayant une incidence sur la performance qualité est compétente du fait de sa formation initiale, de sa formation professionnelle ou de son expérience, ce qui a été fait quand la compétence manquait et si cela a fonctionné, car le chapitre 7.2 de l’ISO 9001 exige de conserver la preuve de la compétence.
- Où la norme l’exige
- ISO 9001 · Chapitre 7.2 Les chapitres sont cités selon la numérotation de l’édition 2015, celle qu’utilise l’Académie ; les certificats délivrés selon cette édition restent valables pendant la transition vers l’édition 2026.
- Type d’information
- Enregistrement obligatoire Informations documentées à conserver (7.2)
- Qui le renseigne
- Les ressources humaines et le responsable de chaque service Le responsable évalue la compétence ; les RH conservent le dossier
- Quand
- À l’embauche et après chaque formation Ainsi qu’en cas de changement de poste, d’équipement ou d’exigences
- Durée de conservation
- Fixée par l’organisme Le plus raisonnable est de la conserver tant que la personne occupe le poste et quelque temps après, pour répondre des travaux déjà livrés (7.5.3.2)
Ce que demande la norme
Ce qu’exige ISO 9001 et ce qui est laissé à votre appréciation
L’organisme détermine les compétences nécessaires aux personnes qui effectuent un travail ayant une incidence sur la performance et l’efficacité du système, et s’assure qu’elles les possèdent du fait de leur formation initiale, de leur formation professionnelle ou de leur expérience.
Lorsqu’elles font défaut, il faut agir pour les acquérir — former, encadrer, réaffecter ou recruter — et évaluer l’efficacité des actions menées. Ce que l’on conserve, c’est la preuve de la compétence, pas seulement de la présence aux formations.
Le chapitre 7.3 ajoute la sensibilisation : le personnel doit connaître la politique, les objectifs qui le concernent et les conséquences d’un manquement. Cela se vérifie généralement en interrogeant le personnel pendant l’audit. Dans l’édition 2026, d’après le document de transition de Global ACI, la sensibilisation porte aussi sur la culture qualité et le comportement éthique de l’organisme.
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Personne et poste
- Compétence requise pour le poste : formation, expérience, habilitations
- Preuve de chaque exigence : diplômes, certificats, expérience attestée
- Besoins identifiés
- Action pour y répondre : formation, tutorat, réaffectation
- Date et durée de la formation
- Évaluation de l’efficacité : méthode, date, résultat et évaluateur
- Échéance des habilitations ou certifications
- Sensibilisation (7.3) : politique, objectifs qui le concernent et, dans l’édition 2026, culture qualité et comportement éthique
Exemple
Exemple : contrôleur qualité nouvellement embauché
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Personne et poste | A. Fournier (personne fictive) · contrôleur qualité à la réception |
| Compétence requise | BTS technique, utilisation du pied à coulisse et du micromètre, lecture de plans, procédure de contrôle |
| Preuve | BTS conception des processus de réalisation de produits ; 2 ans d’expérience en métrologie |
| Besoin | Ne connaît pas la procédure de contrôle ni les plans d’échantillonnage internes |
| Action | Formation interne de 8 heures et 3 semaines de tutorat avec la contrôleuse senior |
| Efficacité | Contrôle supervisé de 20 lots : 20 décisions identiques à celles de la tutrice · 30 avril · efficace |
| Habilitation | Autorisé à libérer des lots à partir du 2 mai 2026 |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- Il n’y a que des attestations de présence ; la compétence requise pour le poste n’est consignée nulle part.
- L’efficacité de la formation est « évaluée » par un questionnaire de satisfaction sur la session.
- Du personnel nouveau qui travaille sans preuve de compétence ni encadrement.
- Des habilitations ou titres périmés sans alerte.
- Des sous-traitants ou intérimaires qui effectuent des tâches qualité hors du registre.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1La formation et la compétence de chaque salarié sont enregistrées dans sa fiche du portail salarié.
- 2Une matrice des formations par poste montre ce qui manque à chaque personne.
- 3Les échéances des formations et certifications déclenchent des alertes avant leur expiration.
- 4Les convocations, examens et résultats restent dans le même dossier, avec des rapports par service pour la revue de direction.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Suffit-il de conserver les attestations de formation ?
Non. L’attestation prouve la présence ; l’ISO 9001 demande la preuve de la compétence pour le poste et, lorsqu’une personne est formée, l’évaluation de l’efficacité de l’action. La pratique supervisée ou un examen sont des preuves plus solides.
Un plan de formation annuel est-il obligatoire ?
La norme ne l’exige pas sous ce nom. Elle exige de déterminer les compétences nécessaires et d’agir quand elles manquent. Un plan annuel est la façon habituelle de l’organiser.
Qu’ajoute l’ISO 9001:2026 à la sensibilisation ?
D’après le document de transition de Global ACI, le chapitre 7.3 inclut la culture qualité et le comportement éthique de l’organisme parmi ce que le personnel doit connaître. L’intégrer à l’accueil et garder la trace de cette explication est la façon la plus simple d’y répondre.
Comment évaluer l’efficacité de la formation ?
En vérifiant que la personne effectue correctement le travail pour lequel elle a été formée : observation au poste, épreuve pratique, indicateurs de son service ou revue de ses premiers enregistrements. L’important est de fixer le critère avant de former.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- ISO 9001:2015 — Systèmes de management de la qualité. Exigences ISO · Éd. 2015, avec l’Amd 1:2024
- ISO 9001:2026 — Systèmes de management de la qualité. Exigences ISO · Éd. 2026, publiée le 16 septembre 2026
- Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), exigences de transition vers l’ISO 9001:2026 Global ACI (qui succède à l’IAF et à l’ILAC) · Version 1.0, 4 septembre 2026