Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 9001 · Abschnitt 7.2

Schulungs- und Kompetenznachweis nach ISO 9001

Der Auditor will keine Teilnahmebescheinigung sehen, sondern dass jede Person, die die Qualität beeinflusst, für ihre Stelle kompetent ist und dass die Schulung etwas bewirkt hat.

In einem Satz

Der Schulungs- und Kompetenznachweis belegt, dass jede Person, die die Qualitätsleistung beeinflusst, aufgrund von Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent ist, was unternommen wurde, wenn ihr Kompetenz fehlte, und ob das gewirkt hat – denn Abschnitt 7.2 der ISO 9001 verlangt, Nachweise der Kompetenz aufzubewahren.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: ISO 9001 · Abschnitt 7.2 Die Abschnitte werden nach der Nummerierung der Ausgabe 2015 zitiert, die auch die Akademie verwendet; Zertifikate nach dieser Ausgabe bleiben während des Übergangs zur Ausgabe 2026 gültig.
Art der Information: Pflichtaufzeichnung Aufzubewahrende dokumentierte Information (7.2)
Wer sie ausfüllt: Personalabteilung und die Leitung jedes Bereichs Die Bereichsleitung bewertet die Kompetenz; die Personalabteilung verwahrt die Akte
Wann: Bei der Einstellung und nach jeder Schulung Und wenn sich Stelle, Ausrüstung oder Anforderungen ändern
Wie lange sie aufbewahrt wird: Legt die Organisation fest Sinnvoll ist: solange die Person die Stelle innehat, und eine Zeit darüber hinaus, um für bereits gelieferte Arbeiten einstehen zu können (7.5.3.2)

Was die Norm verlangt

Was ISO 9001 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

Die Organisation bestimmt, welche Kompetenz Personen benötigen, deren Tätigkeit die Leistung und Wirksamkeit des Systems beeinflusst, und stellt sicher, dass sie diese aufgrund von Ausbildung, Schulung oder Erfahrung besitzen.

Fehlt sie, ist zu handeln, um sie zu erwerben – schulen, anleiten, umsetzen oder einstellen – und die Wirksamkeit des Unternommenen zu bewerten. Aufbewahrt wird der Nachweis der Kompetenz, nicht nur der Kursteilnahme.

Abschnitt 7.3 ergänzt das Bewusstsein: Das Personal muss die Politik, die es betreffenden Ziele und die Folgen der Nichterfüllung kennen. Geprüft wird das meist durch Befragung im Audit. In der Ausgabe 2026 umfasst das Bewusstsein laut dem Übergangsdokument von Global ACI auch die Qualitätskultur und das ethische Verhalten der Organisation.

Im Zusammenhang lesen: Unterstützung, in der Akademie zu ISO 9001

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Person und Stelle
Für die Stelle geforderte Kompetenz: Ausbildung, Erfahrung, Befähigungen
Nachweis zu jeder Anforderung: Abschlüsse, Zertifikate, nachgewiesene Erfahrung
Festgestellter Bedarf
Maßnahme zur Deckung: Kurs, Einarbeitung durch Paten, Umsetzung
Datum und Dauer der Schulung
Bewertung der Wirksamkeit: Methode, Datum, Ergebnis und wer bewertet
Ablauf von Befähigungen oder Zertifizierungen
Bewusstsein (7.3): Politik, betreffende Ziele und, in der Ausgabe 2026, Qualitätskultur und ethisches Verhalten

Beispiel

Beispiel: neu eingestellter Qualitätsprüfer

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Person und Stelle	A. Berger (fiktive Person) · Qualitätsprüfer im Wareneingang
Geforderte Kompetenz	Technische Berufsausbildung oder Technikerabschluss, Umgang mit Messschieber und Bügelmessschraube, Zeichnungslesen, Prüfanweisung
Nachweis	Staatlich geprüfter Techniker Maschinentechnik; 2 Jahre Erfahrung in der Messtechnik
Bedarf	Kennt die Prüfanweisung und die internen Stichprobenpläne nicht
Maßnahme	Interne Schulung von 8 Stunden und 3 Wochen Einarbeitung durch die erfahrene Prüferin
Wirksamkeit	Begleitete Prüfung von 20 Chargen: 20 Entscheidungen übereinstimmend mit der Patin · 30. April · wirksam
Befähigung	Berechtigt zur Freigabe von Chargen ab dem 2. Mai 2026

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Es gibt nur Teilnahmebescheinigungen; die für die Stelle geforderte Kompetenz ist nicht festgehalten.
Die Wirksamkeit der Schulung wird mit einer Zufriedenheitsumfrage zum Kurs „bewertet“.
Neues Personal arbeitet ohne Kompetenznachweis und ohne Begleitung.
Abgelaufene Befähigungen oder Berechtigungsnachweise ohne Erinnerung.
Fremd- oder Leihpersonal mit Qualitätsaufgaben, das nicht erfasst ist.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Schulung und Kompetenz jedes Mitarbeiters werden in seinem Profil im Mitarbeiterportal erfasst.
2Eine Schulungsmatrix je Stelle zeigt, was jeder Person fehlt.
3Ablaufende Kurse und Zertifizierungen lösen Erinnerungen vor dem Ablaufdatum aus.
4Einladungen, Prüfungen und Ergebnisse liegen in derselben Akte, mit Berichten je Abteilung für die Managementbewertung.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Genügt es, die Kursbescheinigungen aufzubewahren?

Nein. Die Bescheinigung belegt die Teilnahme; ISO 9001 verlangt einen Nachweis der Kompetenz für die Stelle und, wenn jemand geschult wird, eine Bewertung, ob die Maßnahme wirksam war. Begleitete Praxis oder eine Prüfung sind belastbarere Nachweise.

Ist ein jährlicher Schulungsplan Pflicht?

Unter diesem Namen verlangt die Norm ihn nicht. Sie verlangt, die erforderliche Kompetenz zu bestimmen und zu handeln, wenn sie fehlt. Ein Jahresplan ist der übliche Weg, das zu organisieren.

Was ergänzt ISO 9001:2026 beim Bewusstsein?

Laut dem Übergangsdokument von Global ACI nimmt Abschnitt 7.3 die Qualitätskultur und das ethische Verhalten der Organisation in das auf, was das Personal kennen muss. Wer das in die Einarbeitung aufnimmt und festhält, dass es erläutert wurde, deckt es am einfachsten ab.

Wie wird die Wirksamkeit der Schulung bewertet?

Indem geprüft wird, ob die Person die Arbeit, für die sie geschult wurde, gut erledigt: Beobachtung am Arbeitsplatz, eine praktische Prüfung, die Kennzahlen ihres Bereichs oder die Durchsicht ihrer ersten Aufzeichnungen. Wichtig ist, das Kriterium vor der Schulung festzulegen.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

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