Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 45001 · Abschnitt 7.2

Nachweis der Arbeitsschutzunterweisung nach ISO 45001

Nicht das allgemeine Schulungsregister: der Beleg, dass jeder Beschäftigte die Unterweisung zu den Risiken seines Arbeitsplatzes erhalten hat, zum richtigen Zeitpunkt und während der Arbeitszeit.

In einem Satz

Der Nachweis der Arbeitsschutzunterweisung belegt, dass jeder Beschäftigte bei Eintritt, bei Änderung von Aufgaben oder Arbeitsmitteln und regelmäßig eine theoretische und praktische Unterweisung zu den Risiken seines Arbeitsplatzes erhalten hat, weil ISO 45001 verlangt, Nachweise der Kompetenz im Arbeitsschutz aufzubewahren (7.2), und Artikel 19 des spanischen Arbeitsschutzgesetzes Ley 31/1995 diese Unterweisung innerhalb der Arbeitszeit und kostenfrei für den Beschäftigten vorschreibt.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: ISO 45001 · Abschnitt 7.2 Die Abschnitte werden nach der Nummerierung von ISO 45001:2018 zitiert, der gültigen Ausgabe, die die Änderung von 2024 zum Klimawandel enthält.
Art der Information: Pflichtaufzeichnung Aufzubewahrende dokumentierte Information (7.2)
Wer sie ausfüllt: Personalabteilung und Fachkraft für Arbeitssicherheit Die Fachkraft legt die Unterweisung je Arbeitsplatz fest; die Personalabteilung plant sie und verwahrt die Nachweise
Wann: Vor Übernahme des Arbeitsplatzes Und bei Änderung von Aufgaben, Arbeitsmitteln oder Technik sowie im von der Beurteilung festgelegten Rhythmus
Wie lange sie aufbewahrt wird: Legt die Organisation fest ISO 45001 nennt keine Fristen (7.5.3). Das spanische Arbeitsschutzgesetz Ley 31/1995 verlangt zudem, die Arbeitsschutzdokumentation für die Arbeitsbehörde bereitzuhalten (Art. 23); daher sollte nichts vernichtet werden, solange der Arbeitsplatz oder das betreffende Risiko besteht.

Was die Norm verlangt

Was ISO 45001 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

Die Norm verlangt, die für die Arbeitsschutzleistung relevante Kompetenz zu bestimmen, sicherzustellen, dass die Personen sie haben – einschließlich der Fähigkeit, Gefährdungen zu erkennen –, und Nachweise aufzubewahren. Fehlt sie, ist zu schulen und zu bewerten, ob die Schulung gewirkt hat.

Artikel 19 der Ley 31/1995 geht viel weiter ins Detail: ausreichende und angemessene, arbeitsplatzbezogene Unterweisung bei der Einstellung und bei Änderung von Aufgaben oder Arbeitsmitteln, bei Bedarf regelmäßig wiederholt, innerhalb der Arbeitszeit oder unter Anrechnung der Zeit und ohne Kosten für den Beschäftigten.

Dieser Nachweis unterscheidet sich vom allgemeinen Kompetenznachweis nach ISO 9001 dadurch, dass er nach Arbeitsplatz und Risiko geordnet ist: Auditiert wird, dass niemand einen Arbeitsplatz ohne Unterweisung zu dessen Risiken besetzt und dass befristete Qualifikationen wie Staplerschein oder Arbeiten in der Höhe gültig sind.

Im Zusammenhang lesen: Unterstützung, in der Akademie zu ISO 45001

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Beschäftigter, Arbeitsplatz und Datum des Antritts
Nach der Gefährdungsbeurteilung erforderliche Unterweisung
Maßnahme: Inhalt, Stunden, theoretisch oder praktisch
Datum, Ausbilder oder Einrichtung und deren Qualifikation
Innerhalb der Arbeitszeit oder mit Stundenausgleich
Wirksamkeitsprüfung: Test, Beobachtung am Arbeitsplatz
Ablauf- oder Auffrischungsdatum, falls zutreffend
Unterschrift oder Bestätigung des Beschäftigten

Beispiel

Beispiel: Einstellung eines Staplerfahrers

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Beschäftigter und Arbeitsplatz	Fiktiver Beschäftigter TR-0218 · Staplerfahrer · Eintritt am 2. März 2026
Erforderliche Unterweisung	Risiken des Arbeitsplatzes Lager, Bedienung des Gegengewichtsstaplers, Notfälle
Maßnahme 1	Arbeitsplatzrisiken und Notfälle · 2 h · Fachkraft für Arbeitssicherheit · 2. März
Maßnahme 2	Sicherer Staplerbetrieb · 8 h Theorie und Praxis · externer Schulungsanbieter · 3. und 4. März
Arbeitszeit	Innerhalb der Arbeitszeit
Wirksamkeit	Praktische Prüfung im Parcours bestanden; Beobachtung durch den Lagerleiter nach zwei Wochen
Beauftragung	Seit 5. März schriftlich zum Führen des Staplers beauftragt
Auffrischung	März 2029, laut Schulungsplan

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Beschäftigte arbeiten am Arbeitsplatz, bevor sie zu dessen Risiken unterwiesen wurden.
Allgemeine, für alle gleiche Arbeitsschutzschulung ohne arbeitsplatzbezogene Inhalte.
Unterschriftenlisten ohne Inhalt, Dauer und Ausbilder.
Abgelaufene Auffrischungen, die niemand vor dem Audit bemerkt.
Die Unterweisung erfolgt außerhalb der Arbeitszeit, ohne die Stunden auszugleichen.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Arbeitsschutzunterweisungen werden mit Ablaufdaten und automatischen Erinnerungen vor Fristende verwaltet.
2Jeder Beschäftigte hat in seiner Akte im Mitarbeiterportal die erhaltenen und ausstehenden Unterweisungen samt Bestätigung.
3Die erforderliche Unterweisung ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung des verknüpften Arbeitsplatzes.
4Der Unterweisungsstand der gesamten Belegschaft ist auf einen Blick sichtbar, ohne Tabellen abzugleichen.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Worin unterscheidet er sich vom Schulungsnachweis nach ISO 9001?

Der nach ISO 9001 belegt die Kompetenz für die Qualität des Produkts oder der Dienstleistung. Dieser belegt, dass jede Person die Risiken ihres Arbeitsplatzes kennt und weiß, wie sie sich schützt, und ist an die Gefährdungsbeurteilung und konkrete gesetzliche Pflichten gebunden. In einem integrierten System können beide in derselben Akte stehen, aber mit unterschiedlichen Anforderungen.

Wie oft muss die Unterweisung wiederholt werden?

Das Gesetz verlangt, sie bei Bedarf regelmäßig und stets bei Änderung von Aufgaben, Arbeitsmitteln oder Technik zu wiederholen. Den konkreten Rhythmus legen die Gefährdungsbeurteilung oder in manchen Fällen Tarifvertrag oder Spezialvorschriften fest.

Taugt ein Online-Kurs?

Für den theoretischen Teil kann er genügen, sofern er arbeitsplatzbezogen ist. Risiken, die Geschick erfordern – Bedienung von Arbeitsmitteln, Arbeiten in der Höhe –, brauchen einen praktischen Teil und eine Lernerfolgskontrolle.

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