Modelos y registros · ISO 45001 · Apartado 7.2

Registro de formación en prevención de riesgos ISO 45001

No es el registro general de formación: es la prueba de que cada trabajador ha recibido la formación sobre los riesgos de su puesto, cuando tocaba y en horario de trabajo.

En una frase

El registro de formación en prevención de riesgos acredita que cada trabajador ha recibido formación teórica y práctica sobre los riesgos de su puesto al incorporarse, al cambiar de funciones o de equipos y periódicamente, porque ISO 45001 exige conservar evidencia de la competencia en seguridad y salud (7.2) y el artículo 19 de la Ley 31/1995 impone esa formación dentro de la jornada y sin coste para el trabajador.

Contenido revisado el 17 de octubre de 2026

Dónde lo pide la norma: ISO 45001 · Apartado 7.2 Los apartados se citan con la numeración de ISO 45001:2018, la edición vigente, que incluye la modificación de 2024 sobre cambio climático.
Tipo de información: Registro obligatorio Información documentada que hay que conservar (7.2)
Quién lo rellena: Recursos humanos y técnico de prevención El técnico define la formación de cada puesto; RR. HH. la programa y guarda la evidencia
Cuándo: Antes de ocupar el puesto Y al cambiar de funciones, equipos o tecnología, y con la periodicidad que fije la evaluación
Cuánto se conserva: Lo fija la organización ISO 45001 no da plazos (7.5.3). La Ley 31/1995 obliga además a tener la documentación preventiva a disposición de la autoridad laboral (art. 23), de modo que conviene no destruir nada mientras siga vigente el puesto o el riesgo al que se refiere.

Qué pide la norma

Lo que exige ISO 45001 y lo que deja a tu criterio

La norma pide determinar la competencia que afecta al desempeño en seguridad y salud, asegurar que las personas la tienen —incluida la capacidad de identificar peligros— y conservar evidencia. Cuando falta, hay que formar y evaluar si la formación ha servido.

El artículo 19 de la Ley 31/1995 concreta mucho más: formación suficiente y adecuada, centrada en el puesto, en el momento de la contratación y cuando cambian las funciones o los equipos, repetida periódicamente si hace falta, dentro de la jornada o descontando el tiempo, y sin coste para el trabajador.

Este registro se diferencia del de competencia general de ISO 9001 en que se organiza por puesto y riesgo: lo que se audita es que nadie ocupe un puesto sin la formación de sus riesgos y que las formaciones con caducidad, como la de carretillas o trabajos en altura, estén vigentes.

Léelo en contexto: Apoyo, en la Academia de ISO 45001

Estructura

Campos que debe tener el modelo

Trabajador, puesto y fecha de incorporación al puesto
Formación requerida por la evaluación de riesgos del puesto
Acción formativa: contenido, horas, teórica o práctica
Fecha, formador o entidad y su cualificación
Dentro de la jornada o con descuento de horas
Evaluación de la eficacia: prueba, observación en el puesto
Fecha de caducidad o de reciclaje, si procede
Firma o acuse del trabajador

Ejemplo

Ejemplo: incorporación de un carretillero

Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.

Campo	Contenido
Trabajador y puesto	Trabajador ficticio TR-0218 · carretillero · alta el 2 de marzo de 2026
Formación requerida	Riesgos del puesto de almacén, manejo de carretilla contrapesada, emergencias
Acción 1	Riesgos del puesto y emergencias · 2 h · técnica de prevención · 2 de marzo
Acción 2	Manejo seguro de carretilla · 8 h teórico-prácticas · entidad formadora externa · 3 y 4 de marzo
Jornada	Dentro del horario de trabajo
Eficacia	Prueba práctica en circuito superada; observación del jefe de almacén a las dos semanas
Autorización	Autorizado por escrito para usar carretilla desde el 5 de marzo
Reciclaje	Marzo de 2029, según el plan de formación

En la auditoría

Errores que suelen señalar los auditores

Trabajadores en el puesto antes de haber recibido la formación de sus riesgos.
Formación genérica de PRL igual para todos, sin contenido del puesto.
Hojas de firmas sin contenido, duración ni formador.
Formaciones con reciclaje vencido que nadie detecta hasta la auditoría.
La formación se da fuera de la jornada sin compensar las horas.

En Kimobox

Cómo se lleva este registro en Kimobox

1La formación en PRL se gestiona con caducidades y avisos automáticos antes de que venzan.
2Cada trabajador tiene en su ficha del portal del empleado la formación recibida, la pendiente y su acuse.
3La formación requerida sale de la evaluación de riesgos del puesto al que está enlazado.
4El estado de la formación de toda la plantilla se consulta de un vistazo, sin cruzar hojas de cálculo.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿Qué diferencia hay con el registro de formación de ISO 9001?

El de ISO 9001 demuestra la competencia para la calidad del producto o servicio. Este demuestra que cada persona conoce los riesgos de su puesto y cómo protegerse, y está atado a la evaluación de riesgos y a obligaciones legales concretas. En un sistema integrado pueden vivir en la misma ficha, pero con requisitos distintos.

¿Cada cuánto hay que repetir la formación?

La ley pide repetirla periódicamente si es necesario y siempre que cambien funciones, equipos o tecnología. La periodicidad concreta la fija la evaluación de riesgos o, en algunos casos, el convenio o la normativa específica.

¿Sirve un curso en línea?

Para la parte teórica puede servir, siempre que esté centrado en el puesto. Los riesgos que exigen destreza —manejo de equipos, trabajos en altura— necesitan una parte práctica y una comprobación de que se ha aprendido.

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Fuentes

De dónde sale cada dato

Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.

ISO 45001:2018 — Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos con orientación para su uso ISO · Ed. 2018, con Amd 1:2024
Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales BOE-A-1995-24292 · Texto consolidado