Modelos y registros · ISO 9001 · Apartado 7.2

Registro de formación y competencia según ISO 9001

Lo que el auditor quiere ver no es un certificado de asistencia, sino que cada persona que afecta a la calidad es competente para su puesto y que la formación sirvió para algo.

En una frase

El registro de formación y competencia demuestra que cada persona que afecta al desempeño de la calidad es competente por su educación, formación o experiencia, qué se hizo cuando le faltaba competencia y si eso funcionó, porque el apartado 7.2 de ISO 9001 exige conservar evidencia de la competencia.

Contenido revisado el 17 de octubre de 2026

Dónde lo pide la norma: ISO 9001 · Apartado 7.2 Los apartados se citan con la numeración de la edición de 2015, la misma que usa la Academia; sus certificados siguen vigentes durante la transición a la de 2026.
Tipo de información: Registro obligatorio Información documentada que hay que conservar (7.2)
Quién lo rellena: Recursos humanos y el responsable de cada área El responsable evalúa la competencia; RR. HH. custodia el expediente
Cuándo: En la incorporación y tras cada formación Y cuando cambian el puesto, los equipos o los requisitos
Cuánto se conserva: Lo fija la organización Lo razonable es mientras la persona ocupe el puesto y un tiempo después, para responder de trabajos ya entregados (7.5.3.2)

Qué pide la norma

Lo que exige ISO 9001 y lo que deja a tu criterio

La organización determina qué competencia necesitan las personas que hacen un trabajo que afecta al desempeño y la eficacia del sistema, y se asegura de que la tienen por educación, formación o experiencia.

Cuando falta, hay que actuar para adquirirla —formar, tutelar, reasignar o contratar— y evaluar la eficacia de lo hecho. Lo que se conserva es la evidencia de la competencia, no solo de la asistencia a cursos.

El apartado 7.3 añade la toma de conciencia: el personal debe conocer la política, los objetivos que le afectan y las consecuencias de no cumplir. Suele comprobarse preguntando en la auditoría. En la edición de 2026, según el documento de transición de Global ACI, la toma de conciencia incluye también la cultura de la calidad y el comportamiento ético de la organización.

Léelo en contexto: Apoyo, en la Academia de ISO 9001

Estructura

Campos que debe tener el modelo

Persona y puesto
Competencia requerida en el puesto: formación, experiencia, habilitaciones
Evidencia de cada requisito: títulos, certificados, experiencia acreditada
Necesidades detectadas
Acción para cubrirlas: curso, tutoría, reasignación
Fecha y duración de la formación
Evaluación de la eficacia: método, fecha, resultado y quién evalúa
Caducidad de habilitaciones o certificaciones
Toma de conciencia (7.3): política, objetivos que le afectan y, en la edición de 2026, cultura de la calidad y comportamiento ético

Ejemplo

Ejemplo: inspector de calidad recién incorporado

Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.

Campo	Contenido
Persona y puesto	A. Ferrer (persona ficticia) · inspector de calidad en recepción
Competencia requerida	FP de grado superior técnica, uso de calibre y micrómetro, lectura de planos, procedimiento de inspección
Evidencia	Título de técnico superior en fabricación mecánica; 2 años de experiencia en metrología
Necesidad	Desconoce el procedimiento de inspección y los planes de muestreo internos
Acción	Formación interna de 8 horas y 3 semanas de tutoría con la inspectora senior
Eficacia	Inspección supervisada de 20 lotes: 20 decisiones coincidentes con la tutora · 30 de abril · eficaz
Habilitación	Autorizado para liberar lotes desde el 2 de mayo de 2026

En la auditoría

Errores que suelen señalar los auditores

Solo hay certificados de asistencia; no consta la competencia requerida en el puesto.
La eficacia de la formación se «evalúa» con una encuesta de satisfacción del curso.
Personal nuevo trabajando sin evidencia de competencia ni tutela.
Habilitaciones o carnés caducados sin aviso.
Subcontratados o trabajadores temporales que hacen tareas de calidad fuera del registro.

En Kimobox

Cómo se lleva este registro en Kimobox

1La formación y la competencia de cada empleado se registran en su ficha del portal del empleado.
2Una matriz de formación por puesto muestra qué falta a cada persona.
3Las caducidades de cursos y certificaciones generan avisos antes de vencer.
4Las convocatorias, exámenes y resultados quedan en el mismo expediente, con informes por departamento para la revisión por la dirección.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿Basta con guardar los certificados de los cursos?

No. El certificado acredita la asistencia; ISO 9001 pide evidencia de competencia para el puesto y, cuando se forma a alguien, evaluar si la acción fue eficaz. La práctica supervisada o un examen son evidencias más sólidas.

¿Es obligatorio un plan de formación anual?

La norma no lo exige con ese nombre. Exige determinar la competencia necesaria y actuar cuando falte. Un plan anual es la forma habitual de organizarlo.

¿Qué añade ISO 9001:2026 a la toma de conciencia?

Según el documento de transición de Global ACI, el apartado 7.3 incluye la cultura de la calidad y el comportamiento ético de la organización entre lo que el personal debe conocer. Incluirlo en la acogida y dejar constancia de que se ha explicado es la forma más sencilla de cubrirlo.

¿Cómo se evalúa la eficacia de la formación?

Comprobando que la persona hace bien el trabajo para el que se formó: observación en el puesto, una prueba práctica, los indicadores de su área o la revisión de sus primeros registros. Lo importante es fijar el criterio antes de formar.

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Fuentes

De dónde sale cada dato

Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.

ISO 9001:2015 — Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos ISO · Ed. 2015, con Amd 1:2024
ISO 9001:2026 — Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos ISO · Ed. 2026, publicada el 16 de septiembre de 2026
Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), requisitos de transición a ISO 9001:2026 Global ACI (sucesora de IAF e ILAC) · Versión 1.0, 4 de septiembre de 2026