Modelos e registos · ISO 45001 · Cláusula 8.1.2

Registo de entrega de EPI para a ISO 45001

O EPI é a última barreira da hierarquia de controlos, e o seu registo demonstra que cada trabalhador tem o equipamento adequado, sabe usá-lo e volta a recebê-lo quando se gasta ou caduca.

Numa frase

O registo de entrega de EPI indica que equipamento de proteção individual recebe cada trabalhador, para que risco, com que certificação, quando, com que instruções e quando deve ser substituído; a ISO 45001 não o exige como documento, mas é a evidência habitual de que o EPI se aplica como último nível da hierarquia de controlos (8.1.2) e de que se cumpre o RD 773/1997 espanhol, que obriga a fornecê-lo gratuitamente e a substituí-lo quando necessário.

Conteúdo revisto em 17 de outubro de 2026

Onde a norma o exige: ISO 45001 · Cláusula 8.1.2 As secções citam-se com a numeração da ISO 45001:2018, a edição em vigor, que inclui a alteração de 2024 sobre as alterações climáticas.
Tipo de informação: Boa prática A ISO 45001 não pede um registo de entregas; é a evidência habitual do RD 773/1997
Quem o preenche: Chefia direta ou armazém O técnico de segurança decide que EPI corresponde a cada posto; o trabalhador assina ou confirma a receção
Quando: Em cada entrega ou substituição Na admissão, na mudança de posto, quando o equipamento se deteriora e antes de caducar
Durante quanto tempo se conserva: Definido pela organização A ISO 45001 não fixa prazos (7.5.3). A Ley 31/1995 espanhola obriga ainda a manter a documentação preventiva à disposição da autoridade laboral (art. 23), pelo que convém não destruir nada enquanto o posto ou o risco a que se refere se mantiver.

O que a norma exige

O que o referencial ISO 45001 exige e o que fica ao seu critério

A ISO 45001 coloca o equipamento de proteção individual no último degrau da hierarquia de controlos (8.1.2): usa-se quando o perigo não pôde ser eliminado nem suficientemente reduzido com medidas coletivas. A norma não pede um registo de entregas.

A obrigação decorre do RD 773/1997: o empregador determina os postos que precisam de EPI, escolhe equipamentos adequados e certificados, fornece-os gratuitamente, substitui-os quando necessário, zela pela sua utilização e informa e forma sobre a forma de os usar. Nenhum desses deveres se pode demonstrar sem deixar rasto da entrega.

Na prática, o registo é a primeira coisa que um inspetor do trabalho pede depois de um acidente em que o EPI teve algum papel.

Leia-o em contexto: Suporte, na Academia (ISO 45001)

Estrutura

Campos que o modelo deve ter

Trabalhador e posto
Risco contra o qual protege, segundo a avaliação do posto
Equipamento, marca, modelo e tamanho
Marcação CE, categoria e norma harmonizada que cumpre
Data de entrega e quantidade
Instruções de utilização e manutenção fornecidas
Vida útil ou data de validade e próxima substituição
Motivo da entrega: admissão, substituição por desgaste, perda, caducidade
Assinatura ou confirmação do trabalhador

Exemplo

Exemplo: entregas a um operador de corte

Empresa, pessoas e números fictícios: o exemplo serve apenas para mostrar como fica um registo bem preenchido.

Campo	Conteúdo
Trabalhador	Trabalhador fictício TR-0107 · operador de corte
Protetor auricular	Abafadores SNR 30 dB · EN 352-1 · 10 de janeiro de 2026 · entrada no posto
Luvas	Luvas de proteção mecânica · EN 388 · 4 pares · 10 de janeiro · substituição mensal
Calçado	Calçado de segurança S3 · tamanho 43 · EN ISO 20345 · substituição anual ou por deterioração
Óculos	Óculos de armação universal · EN 166 · substituição quando riscados
Instruções	Folheto do fabricante e explicação prática da colocação dos abafadores
Substituição	Luvas: 10 de fevereiro, 10 de março · abafadores: revisão das almofadas em julho
Confirmação	Assinada pelo trabalhador em cada entrega

Na auditoria

Erros que os auditores costumam apontar

Um único registo de entrega inicial e nenhuma substituição em anos.
EPI sem marcação nem certificação, comprados pelo preço.
O EPI entregue não coincide com o que a avaliação de riscos do posto exige.
Não consta que se tenha explicado como usar equipamentos complexos, como arneses ou aparelhos de proteção respiratória.
O EPI é usado como única medida sem se terem tentado medidas coletivas.

No Kimobox

Como se gere este registo no Kimobox

1A entrega de cada EPI é registada na ficha do colaborador no portal do colaborador, com a confirmação do trabalhador.
2Cada equipamento tem a sua validade, e o sistema avisa antes de expirar.
3O EPI exigido decorre da avaliação de riscos do posto ligada ao trabalhador.
4O histórico de entregas de qualquer trabalhador está à distância de um clique perante uma inspeção.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam antes de começar

É obrigatório que o trabalhador assine a entrega?

O RD 773/1997 não exige uma assinatura concreta, mas exige que o empregador forneça o equipamento e zele pela sua utilização. Sem uma assinatura ou uma confirmação, é muito difícil demonstrá-lo perante a Inspección de Trabajo ou um tribunal.

Quem decide que EPI cada posto precisa?

Decorre da avaliação de riscos: é aí que se identificam os riscos que não foi possível evitar com medidas coletivas e o equipamento necessário. A escolha deve ser feita consultando os trabalhadores.

O que é a validade de um EPI?

A vida útil indicada pelo fabricante no folheto informativo, ou a que resulta do uso e da deterioração. Capacetes, arneses ou filtros de proteção respiratória têm prazos concretos que convém acompanhar com aviso.

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Fontes

De onde vem cada dado

Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.

Real Decreto 773/1997, de 30 de mayo, sobre utilización por los trabajadores de equipos de protección individual BOE-A-1997-12735 · BOE n.º 140, de 12 de junho de 1997
ISO 45001:2018 — Sistemas de gestão da segurança e saúde no trabalho. Requisitos e orientações para a sua utilização ISO · Ed. 2018, com Amd 1:2024
Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales BOE-A-1995-24292 · Texto consolidado