Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 45001 · Abschnitt 8.1.2

PSA-Ausgabenachweis für ISO 45001

Die PSA ist die letzte Barriere der Maßnahmenhierarchie, und ihr Nachweis belegt, dass jeder Beschäftigte die passende Ausrüstung hat, sie benutzen kann und sie erneut erhält, wenn sie verschlissen oder abgelaufen ist.

In einem Satz

Der PSA-Ausgabenachweis hält fest, welche persönliche Schutzausrüstung jeder Beschäftigte gegen welches Risiko, mit welcher Zertifizierung, wann und mit welchen Anweisungen erhält und wann sie zu ersetzen ist; ISO 45001 verlangt ihn nicht als Dokument, doch er ist der übliche Nachweis, dass PSA als letzte Stufe der Maßnahmenhierarchie eingesetzt wird (8.1.2) und das spanische RD 773/1997 erfüllt ist, das ihre kostenlose Bereitstellung und ihren Ersatz bei Bedarf vorschreibt.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: ISO 45001 · Abschnitt 8.1.2 Die Abschnitte werden nach der Nummerierung von ISO 45001:2018 zitiert, der gültigen Ausgabe, die die Änderung von 2024 zum Klimawandel enthält.
Art der Information: Bewährte Praxis ISO 45001 verlangt kein Ausgabeprotokoll; es ist der übliche Nachweis nach RD 773/1997
Wer sie ausfüllt: Direkter Vorgesetzter oder Lager Die Fachkraft für Arbeitssicherheit legt fest, welche PSA zu jedem Arbeitsplatz gehört; der Beschäftigte unterschreibt oder bestätigt den Empfang
Wann: Bei jeder Ausgabe oder jedem Ersatz Bei Eintritt, bei Arbeitsplatzwechsel, bei Verschleiß der Ausrüstung und vor ihrem Ablauf
Wie lange sie aufbewahrt wird: Legt die Organisation fest ISO 45001 nennt keine Fristen (7.5.3). Das spanische Arbeitsschutzgesetz Ley 31/1995 verlangt zudem, die Arbeitsschutzdokumentation für die Arbeitsbehörde bereitzuhalten (Art. 23); daher sollte nichts vernichtet werden, solange der Arbeitsplatz oder das betreffende Risiko besteht.

Was die Norm verlangt

Was ISO 45001 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

ISO 45001 stellt die persönliche Schutzausrüstung auf die letzte Stufe der Maßnahmenhierarchie (8.1.2): Sie wird eingesetzt, wenn die Gefährdung nicht beseitigt oder durch kollektive Maßnahmen nicht ausreichend verringert werden konnte. Ein Ausgabeprotokoll verlangt die Norm nicht.

Die Pflicht ergibt sich aus dem RD 773/1997: Der Arbeitgeber bestimmt die Arbeitsplätze, die PSA erfordern, wählt geeignete und zertifizierte Ausrüstung, stellt sie kostenlos bereit, ersetzt sie bei Bedarf, achtet auf ihre Benutzung und informiert und unterweist zu ihrem Gebrauch. Keine dieser Pflichten lässt sich ohne Spur der Ausgabe belegen.

In der Praxis verlangt ein Arbeitsinspektor nach einem Unfall, bei dem PSA eine Rolle spielte, als Erstes diesen Nachweis.

Im Zusammenhang lesen: Unterstützung, in der Akademie zu ISO 45001

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Beschäftigter und Arbeitsplatz
Risiko, gegen das sie schützt, laut Gefährdungsbeurteilung
Ausrüstung, Marke, Modell und Größe
CE-Kennzeichnung, Kategorie und erfüllte harmonisierte Norm
Ausgabedatum und Menge
Ausgehändigte Gebrauchs- und Pflegeanweisungen
Lebensdauer oder Ablaufdatum und nächster Ersatz
Anlass der Ausgabe: Eintritt, Ersatz wegen Verschleiß, Verlust, Ablauf
Unterschrift oder Bestätigung des Beschäftigten

Beispiel

Beispiel: Ausgaben an einen Bandsägenbediener

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Beschäftigter	Fiktiver Beschäftigter TR-0107 · Bandsägenbediener
Gehörschutz	Kapselgehörschutz SNR 30 dB · EN 352-1 · 10. Januar 2026 · Antritt des Arbeitsplatzes
Handschuhe	Schutzhandschuhe gegen mechanische Risiken · EN 388 · 4 Paar · 10. Januar · monatlicher Ersatz
Schuhe	Sicherheitsschuhe S3 · Größe 43 · EN ISO 20345 · jährlicher Ersatz oder bei Verschleiß
Schutzbrille	Bügelbrille · EN 166 · Ersatz bei Verkratzen
Anweisungen	Herstellerinformation und praktische Erklärung zum Aufsetzen des Kapselgehörschutzes
Ersatz	Handschuhe: 10. Februar, 10. März · Kapselgehörschutz: Prüfung der Dichtkissen im Juli
Bestätigung	Bei jeder Ausgabe vom Beschäftigten unterschrieben

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Ein einziger Nachweis der Erstausgabe und jahrelang kein Ersatz.
PSA ohne Kennzeichnung und Zertifizierung, nach Preis gekauft.
Die ausgegebene PSA entspricht nicht der von der Gefährdungsbeurteilung geforderten.
Es ist nicht belegt, dass der Gebrauch komplexer Ausrüstung wie Auffanggurte oder Atemschutz erklärt wurde.
PSA wird als einzige Maßnahme eingesetzt, ohne kollektive Maßnahmen versucht zu haben.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Die Ausgabe jeder PSA wird in der Beschäftigtenakte im Mitarbeiterportal mit der Bestätigung des Beschäftigten erfasst.
2Jede Ausrüstung hat ihr Ablaufdatum, und das System warnt vorher.
3Die erforderliche PSA ergibt sich aus der mit dem Beschäftigten verknüpften Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes.
4Die Ausgabehistorie jedes Beschäftigten ist bei einer Inspektion mit einem Klick verfügbar.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Muss der Beschäftigte die Ausgabe unterschreiben?

Das RD 773/1997 verlangt keine bestimmte Unterschrift, wohl aber, dass der Arbeitgeber die Ausrüstung bereitstellt und auf ihre Benutzung achtet. Ohne Unterschrift oder Bestätigung ist das vor der Arbeitsinspektion oder vor Gericht kaum zu belegen.

Wer entscheidet, welche PSA ein Arbeitsplatz braucht?

Das ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung: Dort werden die Risiken ermittelt, die sich nicht durch kollektive Maßnahmen vermeiden ließen, und die nötige Ausrüstung. Die Auswahl sollte unter Konsultation der Beschäftigten erfolgen.

Was ist das Ablaufdatum einer PSA?

Die vom Hersteller in der Informationsbroschüre angegebene Lebensdauer oder die, die sich aus Gebrauch und Verschleiß ergibt. Helme, Auffanggurte oder Atemschutzfilter haben konkrete Fristen, die mit Erinnerung verfolgt werden sollten.

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