Modelos y registros · ISO 45001 · Apartado 8.1.2

Registro de entrega de EPI para ISO 45001

El EPI es la última barrera de la jerarquía de controles, y su registro demuestra que cada trabajador tiene el equipo adecuado, sabe usarlo y lo recibe de nuevo cuando se gasta o caduca.

En una frase

El registro de entrega de EPI recoge qué equipo de protección individual recibe cada trabajador, para qué riesgo, con qué certificación, cuándo, con qué instrucciones y cuándo debe reponerse; ISO 45001 no lo exige como documento, pero es la evidencia habitual de que el EPI se aplica como último nivel de la jerarquía de controles (8.1.2) y de que se cumple el RD 773/1997, que obliga a proporcionarlo gratuitamente y a reponerlo cuando sea necesario.

Contenido revisado el 17 de octubre de 2026

Dónde lo pide la norma: ISO 45001 · Apartado 8.1.2 Los apartados se citan con la numeración de ISO 45001:2018, la edición vigente, que incluye la modificación de 2024 sobre cambio climático.
Tipo de información: Buena práctica ISO 45001 no pide un registro de entregas; es la evidencia habitual del RD 773/1997
Quién lo rellena: Mando directo o almacén El técnico de prevención decide qué EPI corresponde a cada puesto; el trabajador firma o acusa la recepción
Cuándo: En cada entrega o reposición Al incorporarse, al cambiar de puesto, cuando el equipo se deteriora y antes de su caducidad
Cuánto se conserva: Lo fija la organización ISO 45001 no da plazos (7.5.3). La Ley 31/1995 obliga además a tener la documentación preventiva a disposición de la autoridad laboral (art. 23), de modo que conviene no destruir nada mientras siga vigente el puesto o el riesgo al que se refiere.

Qué pide la norma

Lo que exige ISO 45001 y lo que deja a tu criterio

ISO 45001 sitúa el equipo de protección individual en el último escalón de la jerarquía de controles (8.1.2): se usa cuando el peligro no se ha podido eliminar ni reducir lo suficiente con medidas colectivas. La norma no pide un registro de entregas.

La obligación viene del RD 773/1997: el empresario determina los puestos que necesitan EPI, elige equipos adecuados y certificados, los proporciona gratuitamente, los repone cuando hace falta, vela por su uso e informa y forma sobre cómo utilizarlos. Ninguno de esos deberes se puede demostrar sin dejar rastro de la entrega.

En la práctica, el registro es lo primero que pide un inspector de trabajo tras un accidente en el que el EPI tuvo un papel.

Léelo en contexto: Apoyo, en la Academia de ISO 45001

Estructura

Campos que debe tener el modelo

Trabajador y puesto
Riesgo frente al que protege, según la evaluación del puesto
Equipo, marca, modelo y talla
Marcado CE, categoría y norma armonizada que cumple
Fecha de entrega y cantidad
Instrucciones de uso y mantenimiento facilitadas
Vida útil o fecha de caducidad y próxima reposición
Motivo de la entrega: alta, reposición por desgaste, pérdida, caducidad
Firma o acuse del trabajador

Ejemplo

Ejemplo: entregas de un operario de corte

Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.

Campo	Contenido
Trabajador	Trabajador ficticio TR-0107 · operario de corte
Protector auditivo	Orejeras SNR 30 dB · EN 352-1 · 10 de enero de 2026 · alta en el puesto
Guantes	Guantes de protección mecánica · EN 388 · 4 pares · 10 de enero · reposición mensual
Calzado	Calzado de seguridad S3 · talla 43 · EN ISO 20345 · reposición anual o por deterioro
Gafas	Gafas de montura universal · EN 166 · reposición por rayado
Instrucciones	Folleto del fabricante y explicación práctica de colocación de orejeras
Reposición	Guantes: 10 de febrero, 10 de marzo · orejeras: revisión de almohadillas en julio
Acuse	Firmado por el trabajador en cada entrega

En la auditoría

Errores que suelen señalar los auditores

Un único registro de entrega inicial y ninguna reposición en años.
EPI sin marcado ni certificación, comprados por precio.
El EPI entregado no coincide con el que pide la evaluación de riesgos del puesto.
No consta que se haya explicado cómo usar equipos complejos, como arneses o equipos de respiración.
Se usa el EPI como única medida sin haber intentado medidas colectivas.

En Kimobox

Cómo se lleva este registro en Kimobox

1La entrega de cada EPI se registra en la ficha del empleado del portal del empleado, con el acuse del trabajador.
2Cada equipo lleva su caducidad, y el sistema avisa antes de que venza.
3El EPI requerido sale de la evaluación de riesgos del puesto enlazada al trabajador.
4El historial de entregas de cualquier trabajador está a un clic ante una inspección.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿Es obligatorio que el trabajador firme la entrega?

El RD 773/1997 no exige una firma concreta, pero sí que el empresario proporcione el equipo y vele por su uso. Sin una firma o un acuse es muy difícil demostrarlo ante la Inspección de Trabajo o un juzgado.

¿Quién decide qué EPI necesita cada puesto?

Sale de la evaluación de riesgos: allí se identifican los riesgos que no se han podido evitar con medidas colectivas y el equipo necesario. La elección debe hacerse consultando a los trabajadores.

¿Qué es la caducidad de un EPI?

La vida útil que indica el fabricante en el folleto informativo, o la que resulta del uso y el deterioro. Cascos, arneses o filtros de respiración tienen plazos concretos que conviene seguir con aviso.

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Fuentes

De dónde sale cada dato

Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.

Real Decreto 773/1997, de 30 de mayo, sobre utilización por los trabajadores de equipos de protección individual BOE-A-1997-12735 · BOE núm. 140, de 12 de junio de 1997
ISO 45001:2018 — Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos con orientación para su uso ISO · Ed. 2018, con Amd 1:2024
Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales BOE-A-1995-24292 · Texto consolidado